提高事业单位档案资料管理的具体途径及方法探析

2016-11-25福建省邵武市园林管理处王莉

办公室业务 2016年14期

文/福建省邵武市园林管理处王莉

文/福建省邵武市园林管理处王莉

随着机构改革的不断深入，事业单位的建制、职能和人员分流、业务开展等方面发生了很大变化，在许多遗留问题的处理上，由于资料不全，依据不足，理由不充分等原因，导致问题迟迟得不到解决，引发了不少社会不稳定因素的产生。因此，加强事业单位的档案资料管理越来越重要，本文通过探讨研究事业单位档案资料的管理方法，深刻阐述了事业单位档案资料管理的重要性。

事业单位；档案资料；管理方法

目前，绝大多数事业单位属于非盈利的社会组织和相关机构，在增进社会福利，不断满足人民群众的科教文化需求方面，发挥了积极的作用，其档案资料有很强的参考、借鉴和教化功能，利用价值很大；因此，事业单位要按标准化、规范化和现代化的要求水平，建成高标准的档案馆（室），完善相关的管理制度，配备专门的工作人员，全面提高档案资料的管理和利用水平，有利于改革、发展和稳定。

一、档案管理的意义

在改革开放的过程中，有的单位成建制转为经济实体，有的挂靠行政部门，档案丢失相当严重。现存的事业单位，由于办公条件的限制，大多没有像样的档案室，日常工作记录和业务开展情况的资料，没有统一的归档整理，都是存放在各个职能科室或者办公室，档案资料非常零散。随着社会的发展和各种信息资料编篡的需要，档案资料管理部门一方面着手对有档案室的单位进行档案升级；另一方面侧重对各个事业单位分散的档案资料的收集、归类，对事业单位档案资料的规范化整理有了很大的促进。档案就是事业单位的历史和缩影，在计算机和多媒体技术应用十分广泛的今天，档案资料不再仅仅是文字记录了，摄影、录像、光盘等等，档案资料的多元化存储方式和数据化采集手段，更加拉近了资料与现实的真实距离；事业单位有效做好档案资料的多方位采集和规范化存储，对今后事业单位的发展有很好的传承和借鉴作用，尤其是重大事件的还原，往往帮助人们客观公正地总结经验教训，对有利于指导今后工作的顺利开展，甚至有非常有力的促进作用，所以，事业单位要高度重视，档案资料的归类整理，尽全力做好档案资料的开发利用工作。

二、创新档案管理的措施和做法

事业单位要真正做好档案资料的归类整理，就是要把资料管理工作摆在重要的议事日程，建设高标准的档案室，配备计算机等多媒体资料采集工具，聘请专门的专业人员，完善档案资料管理措施，不断开发档案资料的利用价值。具体措施如下：

（一）强化培训，提高档案资料管理人员的业务素质和敬业精神。事业单位档案资料的归类整理，不是简单的资料堆砌和封存，主要在于资料归类和开发利用，对历史资料、现存资料，专题资料分卷整理；这就需要事业单位聘请档案管理专业人员对本单位的档案管理员进行以工代训式的素质教育，结合本单位的档案资料的归类整理，在实践中提高业务水平。有条件的单位，还可以委托高等院校或高级档案馆，对单位的档案管理员定期进行培训。另外，增加投入，引进高科技档案资料的信息采集、存储设备，并对高新技术设备的应用进行培训，不断增强工作人员的操作技能，创新工作理念，刷新档案整理水平。

（二）严格责任落实，确保管理到位。参照《中华人民共和国档案法》和相关的档案管理制度，对档案资料的采集、归类整理、保管和开发利用等环节，制定切实可行的档案资料管理制度，对单位各个职能科室的档案资料的定期上交，办公室的归类整理，档案馆（室）的收存、开发利用服务等分工负责，卡死责任，把管理网格化，责任落实到人头；科学地设置相关权限，明确工作内容，把涉及本单位的所有资料，包括工作开展、人员流动、制度更新、重大事件等等，分长久、临时和专业等板块，实施档案资料的精细化管理。规范档案资料的收集、归类和利用程序。严格保密措施和借阅手续，切实做好档案馆（室）的防火、防虫和防潮，防止纸质资料的霉变和数据光盘的报废。

（三）档案资料管理的信息化。全球经济一体化发展和互联网技术的广泛应用，对事业单位的档案管理提出了更高的要求，利用多媒体技术采集的影视数据档案资料，有效解决了纸质文字资料表达不精确的问题，因此，事业单位要做好新时期的档案资料管理工作，一是加大投入，购置电脑、刻录机、录像机等相关信息化工具设备。二是强化档案管理人员的培训。一方面开展同级单位的档案管理交流学习，取长补短，不断提高档案管理的理论业务水平；另一方面聘请档案管理的专家学者莅临指导工作，使档案管理工作上档次、更精准。三是树立档案管理与时俱进的思想理念，不断创新档案资料的管理模式。四是完善服务措施，提高档案资料的开发利用水平。