文/长春市测绘院　周佩鑫

浅谈行政秘书岗位的文书档案管理工作

文/长春市测绘院周佩鑫

文书档案工作是行政秘书岗位日常工作的重要组成部分。本文试图从行政秘书岗位角度，结合日常工作经验，探讨文书档案的管理工作。

行政秘书；文书档案；管理；办公室

一、日常文书管理

今天的公文就是明天的档案。档案的来源主要靠各级行政机关使用过的公文，公文的内容、格式、字迹等处理得规范与否，会直接影响到档案的质量。而行政秘书岗位日常的文书管理工作可以简单概括为公文的收发，这也要求我们在日常工作中的公文处理必须严格规范、认真谨慎。首先，发文处理是指发文机关依法履行职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程。在笔者的实际工作中，发文的过程管理主要通过《发文登记薄》来记录和实施，包括拟稿、校对、核稿、签发、缮印、分发、处置办毕公文等步骤，这一程序具有很强的确定性和不可逆转性，环环相扣，层层把关，从而维护公文的严肃性与权威性。其次，收文处理的程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。其中收文登记是公文进入收文处理过程的重要环节，收文处理的过程细节需要记录在《收文登记簿》中。在进行登记簿的登记时，要随到随登，准确无误，特别要防止随意简化或省略，对没有标题的来文可根据内容自拟标题等不规范的登记方式，以保证登记簿的内容翔实、准确。……