刘建林

摘要 办公自动化（OA）将新型办公方式和计算机及通讯技术结合起来使信息计算机化、网络化，实现信息共享、协作和协同办公，提高办公效率和办公质量，为管理提供及时、准确、全面的服务。该文结合我院数字化建设实际情况，阐述了医院协同工作管理平台的建设目标，并介绍我院应用协同工作管理平台的特点及应用效果，探讨和总结其在医院信息化建设与管理中发挥的作用。

关键词 办公自动化；协同工作平台；信息化建设；数字化医院

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）26-0102-02

OA系统已经在国内企事业单位广泛使用并逐步得到医院管理的重视。随着数字化建设进程的推进，医院OA系统从传统的即使通讯和流程管理为核心的运行模式转变为医院信息协同平台，并与其他业务系统（如HIS，HRP等）进行数据整合，使得信息传统更快、流程更有效、协同工作更高效，同时为决策层提供支持。建立统一的协同办公系统是数字化医院办公系统的发展趋势[1]。

1 医院信息化管理中应用OA系统的必要性

随着医院医疗业务的不断扩大，组织结构不断调整，职能、业务部门的工作不断细化，人工操作难免存在疏忽遗漏，进而造成信息传递延误甚至是错误[2]。医院人才队伍不断扩大，流动性相比其他单位较大，新员工入职后需要更长的适应周期，这就使得员工熟悉了解医院各项规章制度的时间相对长进而影响执行力，同时对医院的服务质量也会造成影响。在办理相关业务时，需要进行较多的纸质审批流程，而纸质流程审批难以查询进度、办理繁琐、人工干预较多、效率低下。相关信息传递不够及时和全面，不能全面掌握工作进度，无法进行合理性分析。通过建立医院OA协同办公平台，更好提高医院管理质量和管理效率，对医院数字化管理有着极大推动作用。

2 OA协同工作管理平台的建设目标

OA协同工作管理平台的网络架构如下所示：

2.1建设统一工作管理门户、整合内部资源

通过协同工作管理平台整合分散的各类系统，建立面向不同角色的个性化工作门户。实现用户、数据以及应用的整合。系统还能与医院HIS系统、一卡通系统、HRP等系统进行整合，使得用户的内部办公与相关业务系统实现互联互通，屏蔽信息系统之间“信息孤岛”和“数字鸿沟”。

2.2建设协同工作平台

协同办公和管理是为提高办公效率，沟通内部信息的。通过系统建设，给管理者提供流程化、现代化的办公环境，良好的信息服务，智能化的决策支持，使各部门协同工作、信息交流畅通无阻，使公文管理、行政管理、信息发布等办公水平有一个质的飞跃。

2.3建设党群工作平台

党群工作是医院日常管理的重要工作，如何有效提升医院形象和公众影响力也是建设协同管理平台的重要目标之一。通过在平台上搭建医德医风模块，将群众来访登记、感谢姓登记、信访事项管理、精神文明及行风建设奖罚、科普宣传管理等进行有效管理，以“改善缺陷管理”为核心思想，针对门急诊、住院、出院三类患者提供满意度调查，将患者在医院就诊各个环节的感受和接收的服务进行真实且有针对性的评价。提升医院综合服务质量，增强医院竞争力及公众形象。

2.4建设电子化工作流管理平台

通过OA系统对信息流程的约束，对流程过程进行有效管理，把管理目标与操作规范结合在一起，实现各工作流程的申请、受理、审批、阅办、办结、存档、督办、查阅等全流程电子化处理，减少手工操作，提高工作效率。同时改变有纸化的办公模式，为网上办公创造条件，最终实现网络办公模式。

2.5建设医院综合后勤管理平台

搭建人事管理平台，实现考勤报表电子化管理、奖金和工资发放电子化、排班管理和执行电子化、人事信息档案电子化。

3 OA协同工作管理平台在医院信息化管理中的应用

3.1门户平台

协同办公门户作为整个组织内部信息化的入口，与组织内各个业务系统进行集成，是数据集中展现的平台。既可以展示关切和重要的信息，也可以推送一些需要办理的待办文件、公文及邮件内容，同时可与第三方业务系统做接口整合，实现单点登录到业务系统或将相关系统数据以实时报表状况展示到门户首页。

3.2信息发布平台

为医院内部信息发布及传播提供产所，使医院的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档能快速传播；搜集各部门科室的各类信息资源，文档资料，形成内部知识库，实现知识的快速传播与共享，提高员工的技能素质。

3.3工作流平台

工作流平台使医院实现办公无纸化、电子化，工作流业务计算机处理，便于流程处理过程中相关文档等按照设定的规则进行流转，实现内部员工协同工作，同时使医院的工作流程透明化、自动化，管理者可以全面把握各项工作的执行情况。

3.4公文管理平台[3]

公文管理平台主要实现医院公文有序、高效、电子化管理，解决公文传递过程慢，纸质化成本高，信息传递不及时、无法协同处理、不方便查阅等问题。实现收发文及文件送审签等自动化管理，利用工作流引擎自定义各处理流程及流程节点，对流程办理过程进行跟踪，并可对处理完公文进行归类存档。

3.5人事管理平台

人事管理平台作为HRP的补充，将人事管理和医院各项工作进行紧密管理使用。以人为中心，将各项工作、各类信息、各类流程、各类事务与人进行关联。人的各项信息以卡片的方式展示，人在系统中的重要动作，如工作流程的办理情况、信息的创建情况、所负责的项目、创建的日志等一目了然。

3.6内部邮件

内部邮件是模仿传统邮件系统基于数据库开发的系统内使用的邮件系统，具有方便快捷，即发即收，无信件延误及。内部邮件用于内部员工之间信息传递，与传统邮件不同的是，在发邮件时可按组织结构或自定义群组选择收件人，无需记住个人的邮件地址。

3.7短信平台

OA短信接口与医院统一的短信接口对接，实现OA系统信息以短信方式提交到用户手机，系统中各模块的工作流程、会议管理、邮件等模块都可以调用短信接口发送短信。

3.8综合办公

主要包括会议室申请，设备申请，资料管理，问卷调查、会务管理，排班管理，相关自定义模块等。

3.9患者满意度调查平台

实现患者满意度调查，在医院大厅放置调查用触摸屏，患者可以对就诊的各个环节进行满意度评价，采集的满意度数据自动进入协同工作管理平台进行统计与分析。

3.10个人事务平台

用户可以查看和管理个人相关信息，进行个性化设置，包括设定工作日志，联系人设置，管理工作汇报，查看任务中心，设置个人去向，应用个人工具等。

4 OA协同工作管理平台的应用效果

1）无纸化办公降低了办公成本

医院内的文印制度、公告制度可以不再采用纸质流转，通过办公系统直接流转，方便员工进行查询，节省开支，提高文档使用效率。

2）减少沟通时间，提高办事效率

与传统的沟通方式相比，以往需要两三天解决的问题，利用协同办公系统内部沟通工具一两个小时就解决了。

3）实现医院基础工作的电子化、网络化管理，提高各科室之间的办公自动化水平和工作效率。

4）建立患者满意度调查平台使医院和患者之间架起了沟通的桥梁，提高医院的公信度。

5）为数字化现代医院建设打下夯实基础。

6）促使组织机构扁平化，降低管理成本，提高员工主观能动性。

5结束语

通过建立医院OA协同工作平台，可以使医院内部沟通更顺畅、管理更高效、消息传递更便捷，为管理者提供决策支持，从而提高医院运行效率和管理水平，促进医院信息化数字化发展。OA协同办公系统建设同时对医院办公流程化、规范化和标准化提出了更高的要求，也会促进相关流程、规范、标准的不断改进和完善。未来，相信OA协同办公系统将会在医院管理中发挥重要作用，同时，OA协同办公系统也会不断优化和提升。

参考文献：

[1] 王非，许同来.办公自动化系统在医院信息化中的应用[J].中国医疗设备，2012，27（8）：111-112.

[2] 程志伟.浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].网络与信息工程，2014（22）：58-60.

[3] 苦修内功 五招成就高端OA办公系统[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_81f417d901011k9u.html.