王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大学 珠海学院，广东 珠海 519088）

某高校社团事务管理信息系统分析与设计

王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大学 珠海学院，广东 珠海 519088）

针对A高校社团事务管理工作效率的需求，从功能需求、性能需求、数据需求进行分析，设计开发了社团事务管理系统，包含人事管理、财务管理、行政管理、项目管理、消息管理等功能模块，以B/S模式为基础，实现了社团事物管理信息化、科学化、制度化、动态化，提高了社团事物管理工作效率。

高校学生社团；社团事务管理；管理信息系统；B/S

近年来信息系统在学校教务、学工等方面工作的应用越来越多，发挥了巨大的作用[1-4]，在学生自我管理方面也有较多涉及[5-6]。随着各高校社团活动的不断丰富，数量的不断增加，学生社团的内部管理任务有了更高难度的挑战[7-8]。社团事务管理效率低，也对社团发展造成了一定的困难。通过信息系统进行管理无疑是最科学和最有效的方法，提高工作效率和工作质量同时也大大地加强内部信息交流的质量[9]。作为高校学生工作的重要部分，社团管理既重要而又容易被人所忽视，为了适应越来越多元化的社团事务，建设高效率的管理系统势在必行。

1　系统目标

通过对A高校社团运行管理的实地调研分析，结合信息系统开发的原则和方法，通过对该校学生社团内部管理及相关工作的调查，从社团管理人员的各项管理需求入手，对该系统的总体逻辑结构模型以及各功能子模块的构建进行研究。

通过调研发现：A高校的学生社团管理工作主要是针对内部的行政事务如人事、财务、政务等信息的处理，以及对项目任务的管理把控。目前A高校暂没有社团事务管理相关信息系统的支持，只有少数社团拥有门户网站，管理过程中的数据信息都由手工录入电脑或纸质单据存储，统计信息都由人工运用Office等软件实现。这样不仅工作效率不高，也可能导致管理的过程中出现疏漏和错误。

本系统的主要目标：设计开发围绕社团管理的行政事务管理、项目任务管理和信息交流的管理信息系统，其中行政事务管理包括人事管理、财务管理和政务管理。系统的功能体现在对上述管理的各个信息的录入、查询、分类、修改，同时系统对信息进行加工整理，以满足统计分析的需要。

2　系统需求

系统需求主要包括3个主要功能模块：功能性需求，非功能性需求[10-11]。

2.1初始系统需求

用户刚开始只是要求将日常的管理工作计算机化，重点解决行政事务的管理。系统的初始需求包括：人事管理，财务管理，行政管理，活动项目的流程把控。

2.2系统需求优化

随着不断深入的调研，用户的需求得到充分挖掘，根据用户和研发团队的交流和讨论，系统功能性需求得到扩展，非功能性需求得到体现。具体如下：

1）功能性需求

系统的功能性需求主要是可以满足用户业务需要的系统功能，这些功能是信息系统的核心。本系统功能性需求如下：

人事管理。包括：人员信息管理、人员考勤管理、空闲时间管理。人员信息管理主要是对社团内部人员信息的增删改查；人员考勤管理主要是对社团内部人员的出勤情况进行记录，系统根据记录进行统计评分；空闲时间管理主要是对社团在职人员的课余空闲时间信息进行统计汇总，可按部门或时间段来进行空闲人员检索，据此来进行任务安排。

财务管理。包括：现金日记账登记、经费预算和报销、财务报表编制、物资管理。现金日记账登记主要是通过进行单据信息的填写，审核通过后系统自动生成日记账的信息；经费预算主要是由活动项目的发起人进行预算提交，审核通过后方可进行经费支出，最后凭单据进行报销；财务报表编制主要是由财务管理人员按活动或时间段进行财务报表的编制，提交审核通过后可进行内部公示；物资管理主要是通过对社团所拥有的物资信息进行登记，并可进行租借。

行政管理。包括：审批申请管理、会议记录管理、档案资料管理。其中审批申请进一步细分为室内场地申请、室外活动申请、宣传品申请和物品借用申请；会议记录管理主要是对社团及部门会议信息和内容进行记录存档，同时可将会议记录进行内部公示，以便社团内部人员查阅；档案资料管理主要是对社团内部各项文档进行归类登记，便于进行资料检索。

项目管理。包括：项目信息管理、项目进度管理、项目任务管理。项目信息管理主要是由项目的发起人进行项目信息的填写，审核通过后方可开始运行项目，所有内部人员均可进行查阅；项目进度管理主要是由项目的负责人进行项目进度的实时更新，并以甘特图的形式进行显示；项目任务管理主要是项目负责人对任务进行人员分配，同时可进行用户当前任务的查看。

其他功能需求。根据系统的功能划分，除了上述的主要业务功能外，为了提高社团事务管理的效率和效果，增强系统的可操作性和信息的可获得性，本系统增加了消息管理和系统管理。消息管理主要是用于进行内部信息交流，可以进行一对一或一对多的消息发送，可用于发送通知或内部公示，收到的消息显示于首页。系统管理主要包括用户管理、系统设置及用户手册，用于用户权限及相关系统设置，提供系统说明及帮助。

2）非功能性需求

可用性：系统界面友好，符合社团事务管理的各项业务要求，提供所需的信息。

可靠性：管理过程中需要进行信息的录入存储，对系统的容量和性能有一定的要求。

兼容性：系统可以在不同的主流操作系统中运行，进行业务工作。

安全性：事务管理过程中的各项操作需要较高的安全性，保证数据信息不被丢失。

可扩充性和可维护性：系统中对管理的事务类型需要有可扩充性，对各项数据信息也要有实现增删改的功能。

3　系统设计方案

3.1系统总体布局与运行平台

系统采用B/S模式[12-13]。

Web应用程序上，采用jQuery+JSP开发前端界面，成熟的jQuery组件技术可以加快开发进度；采用servlet进行后台的交互以及信息的处理，集成AJAX技术实现异步刷新功能。

Web容器上，采用Tomcat 6.x，运行时占用的系统资源小，性能可靠。

数据库管理系统上，采用MySQL，该系统为较成熟的关系型数据库管理系统[14-15]。

3.2系统总体结构设计

经过需求优化和系统功能整合，本系统由6个模块组成：人事管理、财务管理、政务管理、项目管理、消息管理、系统管理。系统总体结构如图1所示。

图1　系统总体结构

3.3数据库设计

社团事务管理过程中涉及数据范围广、种类多，数据的完备性非常重要。系统主要关系如表1所示，系统数据库设计如图2所示。

3.4系统界面

遵循用户需求原则、可读性和可理解性原则、应用性和统一性原则进行系统界面设计，系统主界面如图3所示。

表1　系统主要关系设计

图2　系统数据库设计

图3　系统界面

4　结　论

文中以A高校社团事务管理工作现状为实际基础，通过多次深入调查研究和业务流程优化，分析和设计了相应的社团事务管理信息系统。该系统采用B/S计算模式，数据易于保存，操作方便简单，实现了高校社团管理中的人事管理、财务管理、行政管理、项目管理四种主要业务，基本实现了社团事务管理的电子化和信息化。该系统作为社团事务管理的技术支持，在减轻管理人员的工作量的同时，也提高了社团事务管理工作的效率和效果。

[1]朱金坛.高职学院学生宿舍管理系统设计与实现[J].电子设计工程，2015，23（6）:64-66.

[2]杨卫明，代琴.高等学校学生奖学金管理系统的分析与设计[J].渝西学院学报:自然科学版，2012（4）:23-25.

[3]张红.基于校园网的教学管理信息系统的设计[J].湖南理工学院学报:自然科学版，2011（3）:65-68.

[4]殷锋社.个性化计算机辅助教学系统研究与实现[J].电子设计工程，2010，18（9）:30-32.

[5]张建平.基于Android校园即时信息系统研究[J].电子设计工程，2013，21（20）:117-120.

[6]刘婷.高校社团管理与建设研究[D].西安：西北大学，2015.

[7]王佳宝.基于Java Web的学生社团管理系统的设计与实现[D].长春：吉林大学，2014.

[8]陈振起.某高校社团管理系统设计与实现[D].厦门:厦门大学，2014.

[9]朱一俐，黄振兴，陆长河，等.面向SNS学生社团管理系统的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2015（9）:182-183.

[10]田艳.管理信息系统[M].2版.广州:暨南大学出版社，2012.

[11]黄梯云，李一军.管理信息系统导论[M].3版.北京:机械工业出版社，2015.

[12]邹建国，马丁，刘奇详.基于B/S与C/S架构的高校社团管理系统[J].现代计算机，2013（7）:58-62.

[13]曾琳.大学生社团管理系统的设计与实现[D].厦门：厦门大学，2013.

[14]严冬梅.数据库原理[M].北京：清华大学出版社，2011.

[15]苗雪兰.数据库系统原理及应用教程[M].北京：机械工业出版社，2014.

Analysis and design of association transaction management information system in a certain university

WANG Er-wei，YU Wen-tao，JIANG Jun-jie
（Beijing Institute of Technology，Zhuhai 519088，China）

For the demands of transaction management in A university association，function requirement，performance requirement，data requirement were analyzed，association transaction management was designed，which contain personnel management，financial management，administrative management，project management，information management.Based on B/ S mode，the ATMS realizes the information，scientific，systematic and dynamic of the management of association transaction，and enhances the efficiency of association transaction management.

university student community；association transaction management；management information system；B/S

TN99

A

1674－6236（2016）21-0045-03

2015-11-18稿件编号：201511180

2014年度广东省“信息管理与信息系统”专业综合改革试点项目（2014zh02）；2013年度北京理工大学珠海学院学生科研基金项目（2013XS20）

王二威（1985—），男，河南长葛人，硕士研究生，讲师。研究方向：信息管理与信息系统。