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会计信息化视角下的资产盘点制度研究

2016-11-19杨智刚

中国集体经济 2016年27期
关键词:会计信息化内部控制

杨智刚

摘要:随着21世纪社会进入信息时代_会计信息化应势而生,会计信息化是一个经济信息系统,主要提供的是会计信息,它把会计信息与计算机、信息技术结合起来。因此,会计信息化将会带动会计各方面工作的变化,会计信息化对会计实务的操作更加具有积极的影响。会计实务中资产盘点作为企业财务管理工作会计实务的重要内容,对于了解企业的管理和运行情况具有重要意义。信息化下资产的盘点制度在计算机系统的强大运算能力下,在自动识别技术和网络传输系统的应用下,可以变得越来越轻松、越来越准确。盘点制度的信息化建设是会计信息化建设的重要组成部分,是资产管理的重要保障,能够推动内部控制制度的有效实施。但是,目前我国企业的资产盘点制度大多数却还停留在传统的盘点制度上,没有跟上信息时代的脚步。信息化下的资产盘点制度对参与人员的素质、计算机软硬件配置以及制度的设计都有了新的要求,文章介绍了会计信息化的内涵以及资产盘点制度信息化的重要意义,从信息化资产盘点制度建立的作用、原则和内容方面,重点研究了会计信息化下资产盘点制度的完善建议。

关键词:会计信息化;资产盘点;内部控制

一、会计信息化的内涵

(一)会计信息化的含义及特征

1.会计信息化的含义

2013年12月6日,财政部以财会(2013)20号印发的《企业会计信息化工作规范》中指出:会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算,以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。

从定义上不难看出,会计的信息化是会计与信息技术的结合体,它是在现代信息技术的支持下完成会计活动的学科,充分利用了信息化技术将会计信息进行处理、传输和分析。会计信息化涉及多个行业和专业,且内容较为复杂,因此企业的会计信息化建设需要全方位考虑。

2.会计信息化的基本特征

(1)全面性。会计信息化包括会计日常业务、会计处理工具和会计管理。就其知识构成涉及到会计学知识、计算机知识、互联网科技知识。会计信息化覆盖了全部会计学和大部分的现代信息学,所以具有全面性的特征。

(2)多元性。会计信息化具有收集信息多元化的特征,通过网络通信系统收集企业内外各个机构、部门的信息,信息包括货币形态信息和非货币形态信息,其信息渠道多元化:提供信息的期间多元化,会计信息的提供不再被传统的会计期间所约束,不仅可以按月、季、年来披露信息,还可以随机快速的披露所需要的信息,比如周信息、日信息等:处理会计信息的方法多元化,比如固定资产采用直线法计提折旧,如果有需要还可以选用其他的加速折旧方法进行试算,用以比较差异。

(3)兼容性。由于会计信息多元化引起的货币形态多样性,导致获取会计信息的渠道增多,在处理来源于不同渠道的会计信息时,为了满足所有操作者的需求,就要求会计信息必须要具有很好的兼容性。

(4)开放性。随着互联网技术的日趋成熟和快速发展,会计的信息化建设使得会计信息的开放性逐渐明显起来,会计信息资源高度共享,信息的查询可以随时随地的通过系统软件来完成,决策者通过电子窗口就可查询其所想获取的信息,了解企业相关业务的发展现状,制定企业的发展规划。

(二)信息化在会计领域应用的现状

我国已经进入会计信息化时代,绝大部分企业的财务都能或多或少的建立信息化系统,会计信息化的普及率还是比较高的,但是,应用水平不是很高。具体表现为:

首先,会计人员的素质不是很高。大多数企业只是将传统手工记账模式改成电算化记账模式,会计只是通过计算机来进行日常核算处理,其他的一些分析、统计、管理工作还要靠人工去处理,这种简单的电算化并没有提升会计人员的管理水平。

其次,模块应用偏核算、少管理。在企业中,“总账核算”和“报表编制”两大模块应用占的比重比较大,基本达到90%左右,而其他应用诸如成本核算、资产管理等模块应用占的比重较小,更深层次的软件模块使用者就更少了。

最后,在信息化制度建设上还存在很大欠缺,传统的会计制度在信息化下有些不匹配,有些制度的规定对于信息化下的会计是多余的,例如:要求字迹清晰,严禁刮擦挖补等,而有些方面却没有相应的制度规定,例如:反结账的相关规定。传统会计制度和会计信息化还没有很好的结合,这也就很大程度上阻碍信息化功效的发挥。

二、资产盘点制度信息化的重要意义

(1)资产盘点制度内涵

所谓资产就是由企业过去经营交易或事项形成的,由企业拥有或控制的,预期会给企业带来经济利益的资源。从资产的定义我们不难看出,资产是一项很重要的东西,因为它能够给企业带来经济利益,也就是说资产对于一个企业来讲是有价值的,是企业经济活动的重要组成部分,因此,如何保证资产的安全可控,就要靠企业的一个重要工作内容——盘点。资产包括流动资产、固定资产、有形资产、无形资产等等,盘点就是对企业所有资产进行定期或者临时清查、清点的作业。而为了保证这项作业能够顺利完成,就需要制定相应的制度来加以约束,资产盘点制度就是对资产盘点的目的、范围、方法和责任进行明确规定的制度规定。

(二)传统盘点方式及制度存在的缺陷

传统的资产盘点方式包括实地盘点法、抽查盘点法、技术推算盘点法等,而各个企业也会根据自己企业的资产情况和盘点方法,制定相应的盘点制度。上述传统盘点方式和制度存在以下缺陷:

第一,传统的盘点方式费时费力、影响生产、缺乏准确性。由于传统的盘点多采用手工方式进行,尤其举行全面资产清查的时候,需要大量人员参与,且需要停产停工,这样也就影响了企业的生产经营活动,造成经济损失,而这样大型的盘点活动一般都在年底进行,年底各部门工作都比较繁重,对待这样的清查很难全力以赴,做到精准无误,这也就势必影响了结果的准确性。

第二,盘点问题的处理不及时。由于传统盘点耗用时间相对较长,可能会一两天或更长的时间,对盘点结果的收集、汇总、分析也就比较滞后,发现的问题再去基础数据中寻找原因,可能由于当时的基础数据已经丢失或不完整而搁置,或者即使有完整的基础数据,由于相隔时间较长,需要重新进行核对才能找出原因,再次耗用人力物力,影响盘点的效率。

第三,资产管理制度和内部控制制度功能不健全。资产盘点制度的制定,前提是需要有相关制度为基础,在非信息化的环境下,其内部控制制度和资产管理制度由于信息传递不畅导致流于形式,不能发挥应有的功能,而两项制度的不健全,很难保证基础数据的安全与准确,这也导致了盘点制度只能疲于应付,被动执行。

第四,人员素质的问题。非信息化下的会计人员,存在专业知识更新较慢,缺乏计算机应用的基础知识,且不能够熟练掌握网络操作手段的问题,这样的人员综合素质不高,对资产管理的信息化建设缺乏先进的理念,对资产的盘点工作没有建设性的意见,无法确保资产的安全性和数据的准确性,这样势必影响企业的信息化进程,阻碍企业的发展。

(三)资产盘,最制度信息化的重要意义

会计信息化是企业竞争力的重要体现,也是会计发展的必然需求,而资产的盘点活动属于会计的一项重要业务,它使得企业的资产安全得以保证,在全面信息化的会计活动当中盘点信息化是必不可少的,盘点的信息化从很大程度上可以节省人力物力,提高效率,提高准确率,各部门之间紧密联动,发现问题能够及时处理,不遗留历史问题,这样可以有效的摸清家底,实时掌控资产情况。盘点制度的信息化建设是会计信息化建设的重要组成部分,是资产管理的一个重要保障,它的建立能够推动内部控制制度的有效实施,为内控提供制度支持。

三、会计信息化下资产盘点制度如何建立

(1)信息化资产盘点制度建立的作用

第一,为信息化资产盘点活动提供制度保障。相关制度的制定能够规范信息化盘点活动,确保其发展方向的正确性:制度的建立能够划分责任区域,明确责任归属,防止各部门各岗位相互推诿、相互包庇、隐瞒事实,确保盘点信息的真实性。

第二,提高会计人员在资产盘点业务中的各项技能。在实现盘点信息化的过程中,会计人员的技能体现在技术水平和管理水平上,而技术水平是关键性因素,只有技术水平提高了,管理水平才能提高。信息化资产盘点制度要求参与盘点活动的会计人员,不仅要掌握专业的财务知识,还要学习和掌握资产管理相关知识、计算机应用相关知识,这些对于如何快速有效的识别盘点资产有很大帮助。

第三,提高会计人员的综合素质。盘点信息化的实现和规范直接受益于会计人员的综合素质。而我国企业会计人员的综合素质还有待提高,主要表现在专业技能提升滞后,需要不断通过专业知识再学习,专业性培训,以及加强实践操作,将理论与实践相结合,不断提高会计人员的整体素质,有效的保证各项盘点工作的有序规范进行。

第四,健全资产管理的岗位责任制度。盘点信息化的实施,需要企业建立完善的岗位责任制度,以适应会计信息化的发展。管理者在制度的建立上发挥着重要作用,合理的设置每个人的管理权限,使各个岗位都明确各自的职责与责任,通过制度建设提升岗位工作效率,并不断完善,定期检查各会计岗位的实际工作效果,不断完善制度建设。

(二)信息化资产盘点制度建立的原则

1.讲求实际原则。企业制度的订立要从实际对象出发,探求事务的内部联系及其发展规律性,制定盘点制度,尤其是信息化下的盘点制度,在追求高科技应用的前提就是要掌握事实。企业要根据自己的实际情况和资产管理中的问题制定相应的信息化制度,由于每个企业的实际情况不同,其资产数量、类型、管理水平各有差异,不能照搬其他企业的信息化盘点制度,要根据自身情况和特点进行专门制定。

2.岗位胜任力原则。在盘点信息化制度的制定过程中,要有明确的岗位资格与能力规定,不仅要有本岗位的资格,还要有本岗位的能力,在信息化盘点制度的建立过程中,一定要有明确的与该岗位的能力相关的规定,并要做出进一步的测量和测评,以保证其胜任的能力,同时还要有一定的奖惩措施,这样才能有的放矢,体现整个制度的可操作性。

3.科学有效原则。信息化盘点制度的建立要有科学合理性和积极有效性,虽然信息化时代大部分工作就交给计算机来处理,但是盘点这一实际的活动,必然需要人工参与,制度的设计就是要提高人工的效率,减少不必要的流程设计,保证生产经营的前提下,科学有效的完成盘点工作。

4.与时俱进原则。企业资产管理中会存在很多问题,制度就是为了解决这些问题而制定的,而事务是发展的,企业是不断进步的,再好的制度也不是一次制定终身受益的,当情况发生变化以后,问题可能会随之发生变化,产生新的问题,那么就要及时修改制度,使其保持解决当下实际问题的功能,这样制度才能在不断执行的过程中得以完善,这也体现了讲求实际的原则。

(三)信息化资产盘点制度建立的内容

信息化下资产盘点制度除了传统制度内容以外,还应该包括以下内容:

第一,岗位职责的设置。岗位职责中不仅要明确各岗位的责任和胜任力,还要明确各岗位人员的技能要求,包括专业技能和计算机操作技能,符合制度要求的岗位人员才能安排在资产的管理岗位,避免以不熟悉非本专业技能为借口而影响盘点的进度和结果。

第二,盘点工具的使用与技术保障。制度中应明确盘点所使用的工具,信息工具软硬件的配置标准,以及工具的使用人和维护人的职责,如何操作使用,如何传输信息,如何存储信息,如何保证信息的安全与稳定,这些都需要以制度的形式予以明确。

第三,各部门之间的分工协作。信息化下资产的盘点几乎是所有部门同时进行的,目的是为了保证资产盘点的准确性和及时性,也为了降低盘点对经营带来的影响,因此要求盘点制度中规定详尽的部门分工及职责,明确盘点的时间段范围,以保证盘点高效有序的进行。

第四,盘点结束后信息的传递和使用。对于盘点信息的采集和处理,在规定时间内完成相应的程序,对盘点信息的上报和反馈要做出时间上的规定,并规定盘点处理结果的审查职能,保证盘点工作的及时有效。

第五,内部控制制度的建立。内部控制是为了加强岗位责任,保护资产安全,确保会计信息正确可靠,在盘点工作中组织分工、业务处理、衔接手续和程序安排等方面规定及相互联系又相互制约的管理制度,目的是为了消除系统风险,避免制度漏洞,内部控制制度可根据企业大小、资产多少等因素量身定制,并运用到资产盘点制度中去。

四、信息化资产盘点制度建立的要求

第一,信息化资产盘点制度的建立要求会计人员具有较高的素养。信息化对企业的影响体现在对会计人员素质的要求上,要求会计人员应不断全能化,不但要具有专业知识,还要具有管控能力,不但要具有会计知识,还要具有计算机知识和互联网知识,这也是会计信息化的一个特点。

第二,信息化资产盘点制度对计算机及其软件系统的要求。信息化下要求对信息的传输保证快速和安全,因此对网络安全和网络速度有较高的要求,安全的目标就是在各个环节中确保信息不泄露、不丢失、不修改,保证信息的完整性、稳定性、保密性和可用性,对信息的快速传送能力是检验系统工作效率的重要标志。

第三,信息化资产盘点制度要求企业制度健全。盘点制度的建立首先要建立有效的资产管理制度和内部控制制度,三者是相辅相成的,资产管理制度是基础,盘点制度是有效手段,内部控制制度是可靠保障,当然还要有其他的相关制度予以支持,因此,企业要建立结构合理、科学有效、统一规范、协调一致的制度体系,才能保证其中每一项制度的有效运行。

第四,信息化资产盘点制度的建立要广泛征求建议。因为资产是实实在在的实物,对其管理最有发言权的还是实际使用部门,在制定盘点制度前要多听取相关部门相关人员的建议,及时沟通、及时解决疑问,避免在实际盘点过程中遇到阻碍,最终形成的制度要求每个相关部门确认无误后再执行。

综上所述,资产盘点工作是一项复杂、繁琐的工作,需要会计人员的全体参与才能保证其准确性和完整性,信息化在资产盘点工作中的应用,不仅提高了盘点的工作效率,而且还提升了企业的资产管理水平,使得企业在查询和调用资产信息时更加及时准确。虽然目前真正的实现资产盘点信息化的企业还不普遍,而且在信息化发展道路上还具有一定的困难,但是,随着科技的进步,人员素质的不断提高,信息化的应用会涉及到资产盘点工作领域,为现代企业会计工作带来新的机遇与挑战。

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