学校档案管理信息化建设问题探讨

2016-11-04华榕

经营者 2016年13期

关键词：档案管理信息化学校

华榕

学校档案管理信息化建设问题探讨

华榕

档案管理是任何单位部门都无法缺少的工作之一，而对于学校来说，档案管理工作对学校的发展也起到一定的影响，然而传统的学校档案管理方式已经出现了太多的漏洞和不足。本文针对学校档案管理信息化建设问题进行分析。

信息化建设学校档案管理有效运用

随着我国经济、科技的不断发展，各种先进技术已经逐渐的应用到各行各业以及各个家庭中。先进的科学技术对我们的生活和工作起到了巨大的变化，对于学校档案管理中来说，信息技术就对其工作起到了重要的影响。

一、档案信息化的概念和主要内容

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。

档案信息化的内容包括：第一，档案信息化基础设施建设，主要是通过推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高学校档案管理信息化水平；第二，数字档案信息资源建设，包括加强数字档案目录数据库建设和目录中心建设、推进数字档案全文数据库和多媒体数据库建设、开展电子文件归档管理等措施；第三，档案信息化标准、规范建设，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准的建设；第四，档案信息化人才队伍建设，要加强档案业务人员的培训工作，着力打造一批既熟悉档案业务，又熟悉计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才；第五，档案信息安全保障体系建设，必须组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件真实、完整、有效；加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全性。

二、档案管理信息化建设问题探析

（一）档案信息化建设认识不足

首先，从学校领导到教职工，甚至从事档案管理的工作人员对学校档案管理工作在思想上不够重视。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校的经济效益和教学管理上，对学校档案管理工作关心甚少，支持不够。其次，一些人没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化。

（二）档案管理信息化的标准化建设有待加强

在我国，档案管理信息化的标准化建设还相对处于较低水平，档案信息的服务能力和共享性较差。我国的高校档案信息化建设缺乏统筹规划，行政主管部门之间缺少协调，多头管理，各有政策，造成了管理标准化的障碍。各机构之间各自为政，数据结构形式不一，通用性低。由于应用技术系统不断更新、换代和标准不断变化加大了档案管理信息化建设的难度。

（三）档案管理信息化建设技术保障相对缺乏

首先，学校档案信息化建设偏向于简单的档案载体的转换，很多学校花费大量人力、物力、财力对纸质档案进行扫描存储，而不考虑或者很少考虑有效的归档管理，造成严重的档案积压。其次，档案管理信息化构建在国际互联网平台上，电子文件信息的安全、保密问题，维护电子文件原始性和真实性的问题，电子签名的认定问题，电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统等都需要强有力的技术保障。

（四）档案管理信息化人员素质有待提高

在档案管理人员配置上，目前很多学校没有规范的章程和标准，工作人员偏少。一些学校甚至没有配备专门的档案管理人员，由从事其他工作的教职工兼管档案。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。

三、档案管理信息化建设问题的对策

针对信息化建设过程中存在的诸多方面的问题，学校应当认清档案管理信息化建设的出发点和目标，按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。

（一）面向未来，提高认识

大力宣传档案管理信息化建设的重要性，转变观念，积极为信息化建设提供服务。首先，领导要进一步重视档案信息化工作，档案工作人员也要主动积极地向领导汇报档案信息化建设的现状和问题，宣传学校档案的重要性，争取得到领导的支持，把档案管理工作纳入学校的发展规划。加大对档案管理工作的投入力度，改善档案管理工作的环境。同时，增强广大师生的档案意识，利用各种各样的方式和途径宣传档案，介绍档案和档案法规，从而扩大档案工作的影响力。其次，要切实加强信息化基础设施的建设，配置计算机设备和信息采集设备；遵循“规范、先进、实用”的原则选择符合档案部门实际工作需要的档案管理软件，建起网络管理系统；保证网络支持，以满足信息化建设的需要。

（二）统筹发展，规范标准

第一，宏观调控。档案行政管理部门要立足于大局和长远的发展，在已有档案信息资源管理标准和规范的基础上，进一步完善档案信息化标准规范体系的建设并加强监督和指导，使档案信息化建设有章可循，这样从宏观上避免了各单位之间的不协调性。第二，内部协调。学校档案部门要积极参与电子校务建设。学校应当在电子校务建设的过程中注意档案关系系统和其他系统之间的有效衔接，这样既可以方便电子档案信息的收集，也可以借助网络共享为其他部门提供高效率的服务。要达成这样的功能，离不开标准和规范。因此，学校在内部的各部门之间要切实按照国家已经颁布并执行的档案信息建设的标准规范，制定相关的数据编码标准和数据传递标准等。

（三）加强技术支撑和安全保障

首先，档案工作人员不但要加大档案编研力度，满足社会对档案信息的需求，同时要深化档案信息的数字化建设，丰富室藏资源。要通过加强对信息技术的应用，建立资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库。其次，为了确保档案的安全性，档案管理人员在认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级和开放范围的同时，必须严格按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准，使用通过国家认证的技术、管理系统和网络平台等进行严格管理。此外，档案管理人员还应树立高度的安全意识，注意防护黑客攻击，注意防毒杀毒，确保计算机和网络安全，以维护档案的安全。再次，要做好硬件保护和数据备份工作，做到处理故障后能快速恢复工作。最后，还必须重视培养电脑技术开发人才，解决技术上的障碍。

（四）努力培养信息化的档案管理人才

学校要加强对专、兼职档案人员的在职培训，使他们的知识结构和业务水平能适应档案信息化建设发展需要。为此，必须努力提高档案管理人员的专业技能，鼓励在职档案管理人员进行深造学习，提高专业素质；加强和同行之间的经验交流；引入鼓励和竞争机制，鼓励档案工作人员刻苦钻研，努力提升自己的业务水平。学校档案管理信息化建设为学校档案管理工作开辟了新的视野和平台，但是也对学校管理提出了更高的要求和挑战。要做好学校档案管理信息化建设，必须要提高认识，规范标准，从软件和硬件等方面着手，为档案管理信息化建设进程提供充足的动力。