闫明霞

摘要：会计档案是企、事业单位内部信息的一个重要资源，不仅能够提供和控制资金现状的信息，还能够提供企、事业经济演变的历史信息；不仅能够反映本单位与其它单位之间的经济交往信息，还能及时为本单位的资金流向提供法律效应信息；不仅能为制定经济管理决策提供可靠的依据信息，还能够科学地预测未来提供客观规律性的信息。因此，有针对性的开发档案中蕴藏大量的信息，尤其是会计档案信息，是至关重要的，需要开发与利用。

关键词：会计档案信息；资源

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）022-000-01

一、开发档案信息资源的必要性

会计档案是企、事业单位内部信息的一个重要资源，它在我们支付中心档案室占有相当大的比例，且数量庞大、效用直观，它除了具有其他档案信息共有的特征外，还有其自身的特征。它不仅能够提供和控制资金现状的信息，还能够提供企、事业经济演变的历史信息；不仅能够反映本单位与其它单位之间的经济交往信息，还能及时为本单位的资金流向提供法律效应信息；不仅能为制定经济管理决策提供可靠的依据信息，还能够科学地预测未来提供客观规律性的信息。因此，有针对性的开发档案中蕴藏大量的信息，尤其是会计档案信息，是至关重要的。

所谓会计档案信息，是由会计凭证、账薄（总账和明细账）、报表及预、决算报表反映出来的各种资产变化的情况和资料，以及引起这种变化原因的总称。它属于经济信息范筹。一般包括：资产、负债及所有者权益情况；完成主要财务指标情况等方面的信息。要想得到科学的管理和获得最佳的经济效益，就必须充分开发利用会计档案信息资源。

二、注重开发会计档案信息资源

经济发展不仅提出了档案信息社会化的必要性，而且也为它的实现提供了可能。如何从会计档案信息资源中要效益，真正做到资源共享、物尽其用，使其在经济建设中发挥应有的作用。那就要注重对会计档案信息资源的开发与利用。

要想做好会计档案信息资源的开发，最根本的就是要有丰富的积累。支付中心正式成立于2000年10月，到今经历了三次重大的改革。从成立之初的取消预算单位会计以支付中心为主核算制方式到现在以预算单位零余额账户为主的授权支付方式的三次财政改革中，会计档案发挥了不可缺的重要作用。如我们在2000年接收的20个单位的会计档案，当时可以说是“十个手指各有长短”，接收的单位除了几个有比较完备的档案信息外，有几个单位的会计档案几乎是无法接手的，有的账账不符，总账和明细账期末余额不等；有的是账表不符，总账和报表数字不符。我们用了整整三个月的时间，从七月到十月，从一堆堆的原始发票、会计凭证、会计报表中逐一核对，终于在当年的10月份进行了准确无误的交接工作。在以后两年的实际工作中我们发现，最初的核算制存在许多弊端，核算制是取消了各单位的会计，由支付中心负责资金的支付、会计凭证的装订、预决算的编报。会计档案信息完全游离在单位档案信息之外。2002年10月为了适应财政改革的需要，我们将接收的20个单位的会计档案信息又进行了全部交接，支付中心也将核算制支付方式改变为以辅助账为主的支付方式。在这次交接中共交接会计档案3000多份，其中包括：凭证、总账、往来明细账、支出明细账、固定资产明细账及固定资产卡片，以及按照财务制度规定应永久保存的预决算报表。这些会计档案的完整交接，为各单位的移交建账奠定的了基础，各单位在交接后顺利准确的建立的新账。这些都是我们档案信息的完整及准确所提供的良好的物质基础和保证。

三、会计档案信息资源的利用与作用

最大限度地发挥档案应有的作用，是开发档案信息资源的根本目的。开发与利用有机结合，构成了我们会计档案工作的基本内容。在档案利用工作中，会计档案利用特点不同于其他门类的档案：一是利用者以财务部门为主，也就是说立档单位是主要者，还有与解决经济问题有关的审计、监察部门等；二是利用方式以通过查找原始凭证的数据为主，需要用历年或一段时间的各种财务凭证，往往跨年多、利用率大，查阅时间长；三是用时间围绕某一经济活动集中利用为主，如财务检查、专项审计、账薄核对等。例如：我县某单位报账员在2008年长期挪用公款无法归还，用不记账、销毁原始单据的手段来逃避检察机关的审查，检察机关在录下当事人口供后，在支付中心通过调取2008年我们支付中心的报账单、支付通知单及其所在单位报送的报表与我支付中心辅助核算账进行字迹比对和账表、账账核对后，发现其供词中所说的将公积金及基建专款已存入相应账户是虚假供词，这次检察机关在支付中心调取会计凭证36余册，3年的会计报表及历年来的银行存款明细账、支出明细账等，并逐一复印了有效的付款通知单和银行存款对账单等。支付中心的会计档案信息提供了严格的具有法律效力的有效证据。在去年的土地出让金财务大检查活动中，省审计署在我县的审计检查中，调取我支付中心长达五年的电子档案及纸质档案，将这长达五年的档案利用三个月的时间进行了审计审查，根据查出的各种数据，财务人员回答了审计署提出的各种疑问。从而提高了工作质量，加快了工作速度，使审计工作圆满完成。

四、会计档案信息资源开发利用的对策

1.做好档案信息资源的收集整理工作

档案工作的收集整理要建立健全切实可行的规章制度，积极进行档案法律法规的宣传，强化有关人员的档案意识；鼓励档案工作者不断进行各种形式的学习，提高业务素质和责任感。

2.大力推进档案现代化管理

人类正在步入“以数字”、“网络”为标志的信息化社会。档案信息网络化的建立，可以改变传统档案收集的工作方式。电子档案的产生和管理的逐步完善，使档案的收集更加严谨和精确；档案信息的网络化管理系统的建立，可以改变传统意义上的管理工作形式。建立档案信息网络系统可以为档案整理、保管、利用、统计等工作提供便利条件。

3.主动提供针对性较强的服务

通过对会计档案的加工整理，从不同角度、不同层次提供给利用者，从而有针对性地开发利用会计档案资源，充分发挥其信息价值。

4.保证会计档案信息资源开发的安全

会计档案是我们企、事业单位全部财务活动的历史真实记录。对关系企、事业商业机密、专业机密及员工个人隐私的档案或在一定时期的特定范围内控制使用的档案开发要慎重，不能因为盲目开发而损害了单位的利益或个人的合法权益。因此，我们在进行档案信息资源感开发时，要注意掌握好政策界限，在开发会计档案信息资源的同时保证其安全。