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浅析图档案管理系统的应用

2016-10-24广东粤电靖海发电有限公司刘映兰

办公室业务 2016年3期
关键词:电子版电子化图纸

文/广东粤电靖海发电有限公司 刘映兰

浅析图档案管理系统的应用

文/广东粤电靖海发电有限公司 刘映兰

图纸、文档资料是电厂设备日常管理、大小修的依据和重要工具。规范的图纸资料管理不但有利于生产现场图纸资料的查询、修改和统一,而且有利于提升生产经营管理效率和现场专业水平。

图档系统;应用

电子文件的迅速发展带给档案管理前所未有的机遇,它使档案价值快速传播成为可能,另一方面,也带来极大的管理难度。笔者从事电力系统图纸电子化及档案整理工作多年,深刻认识到因图纸更新不及时、版本不统一、共享困难、无法搜索定位等问题而造成的“图实不符”现象,在工作中无法实现有效的共享及知识积累,给工作所带来的不便,图档管理工作面临的困境,迫切需要相应的技术软件来应对问题并提供支撑。

电厂从建设到运行整个过程中会产生很多图纸,根据我们在电厂项目工作经验,一个大型电厂,大概有5000到8000张图纸需要定期查看,有1500到3000张图纸需要班组定期修改,一个小型电厂大概有3000到6000张图纸需要定期查看,有1000到2000张图纸需要班组定期修改,目前电厂图纸现状主要如下:

目前大多数图纸是由设计院和厂家提供的PDF和纸质蓝图或打印的白图为主,传统的档案室对图纸管理主要以人工方式进行管理,现状是纸介质图纸与电子版图纸并存,而电子版图纸大多以单个文件形式零散地存于不同的PC机上,未集中地分层次、分类型进行结构化管理。图纸文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式,未采用专业的图纸管理系统,图纸版本混乱,图纸出处不一致,图纸及文档在厂内无法实现有效的共享及知识积累。这种管理模式导致图纸难于修改、复制成本高、存储成本高、图纸版本难于统一、搜索、查阅、借用不方便等。图纸管理标准化、规范化、美观度低下等原因已明显不适应企业的生产管理,大量纸介质图纸、资料的电子化是电厂必须进行的一项重要工作。

基于上述问题,与之现行的MIS和OA系统又不能达到电厂对图纸、资料电子化管理的要求,电厂多年来辛苦积累的宝贵的知识财富难以得到充分共享、利用,从而迫切需要一个专业的管理平台,整合现有纸介质的图档资料及现有的电子版资料,以便有效实现图档资料的电子化管理、内部的信息共享,推动和促进电厂图档资料向电子化、标准化和规范化方向发展,提高管理水平。这种管理经验及理念通过电力图档规范化管理系统软件来实现,从而解决电厂图纸管理混乱的问题。通过这种管理模式可以实现图纸集中化、网络化、流程化管理,更进一步规范图纸、资料、文档等基础资料统一、规范管理,健全标准化管理体系,夯实专业管理基础,提升生产管理效率和工作水平,推进基层班组建设,实现“标准化、规范化、精细化”的目标。

图档管理系统主要功能是用于集中管理电子版图纸文档,虽然目前电厂的图纸文档有很多格式,种类繁多,但是图档管理系统可以兼容以下格式的图纸和文档:

一般情况下电厂的图纸主要存在以下几个类型:DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式;文档类型主要有以下几个类型:Word、Excel、PDF、各种音频视频文件等。

图档管理系统根据使用者的需求,遵循实用性、先进性、可靠性、经济性、可维护性等设计原则。

图档管理系统采用模块化设计,部署在服务器上,链接在本单位门户,通过IE浏览器在门户上直接访问,系统的主要操作模块有:系统主页、图纸管理、技术资料管理、统计报表、公告、系统管理。

1.图档管理系统具备多种查询浏览方式:可通过图纸资料名称、图号、档号、设备资料名称、设备型号等条件进行查询,查询功能满足一个或多个条件进行查询、浏览。

2.如果图纸是CAD版本的,可支持在线修改。其他版本的图纸也可通过新旧不同版本进行在线比对,进行加亮显示差异,从而找出不同版本的相差之处。

3.对工作状态可在线监督和控制,可实时了解流程所处环节、审批意见、办理时间等,有条不紊地开展工作。

4.系统可保存多版本的图纸及文档,存有工作历史记录,详细记录每个用户的操作时间、内容等;图纸修改时有自动加锁机制,只有操作者满足操作条件才可进行相关修改,确保了图纸和文档的安全与准确。

随着档案管理信息化建设的不断发展,电子化图纸越来越受到用户的青睐。电厂图纸、文档资料是系统传递信息和知识的手段,是设备管理、检修的依据和重要工具。为规范机务、电气、热工、自动化等各专业图纸资料、文档的管理、利于生产现场图纸资料的查询、修改和保存、利于各专业基础资料统一、规范管理,提升电厂生产经营管理效率和专业工作水平,建设一套图档数字管理系统非常必要。

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