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烟草标准管理体系的现状分析与应用研究

2016-10-14颜敬青柳飞

科学与财富 2016年28期
关键词:标准体系烟草行业

颜敬青+柳飞

摘 要:对烟草行业标准管理体系现状与趋势研究发现:烟草企业标准在遵循国家标准、行业标准的前提下,正持续优化完善,同时,烟草企业建立标准体系的整体水平也在稳步提升。文章以福建中烟公司为应用研究的主要对象,其对标准制修订后,标准体系的适宜性、充分性和有效性等都大幅提升,在企业应用取得了显著的成效。

关键词:烟草行业;标准体系;福建中烟

引言

本文目的在于研究分析烟草行业标准体系的现状与同业中的应用。优化完善福建中烟工业公司符合企业生产经营管理需求的标准化工作体系,提升“标准化良好企业”达标水平,提高企业的标准化工作先进水平。

一、烟草企业标准体系涵盖的主要内容

烟草行业涉及成百上千的标准,构成了行业正常运转的规范体系,只有建立更加科学的标准管理体系,按标准化原则进行统一、管理、协调、优化,才能使企业的标准化建设创造更大效益。

标准体系是指“一定范围内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体”。企业标准体系是企业其它各管理体系,如质量管理、生产管理、技术管理、财务成本管理、环境管理、职业健康安全管理体系等的基础。建立企业标准体系,应根据企业的特点充分满足其它管理体系的要求,并进企业形成一套完整、协调配合、自我完善的管理体系和运行机制。

通常企业的标准体系包含有四大子体系:综合基础标准、技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系。每个标准子体系按功能或者性质,划分若干子标准体系。

烟草企业建立的标准体系,既要相互依赖又协调统一,标准间相互联系。同时需要具有整体性,在标准体系内的标准具有高度的结构联系,最后形成具有内在联系的统一整体。通过标准体系的构建,方能增强标准和标准化对企业发展的支撑作用。

二、烟草标准管理体系现状

(一)烟草行业涉及的体系类标准总览

烟草行业涉及体系类标准主要有9个国标和14个行标,还有若干地方标准。

(二)烟草企业标准体系依据各级标准不断完善优化

烟草企业根据企业方针目标、企业应贯彻的法律法规和企业标准化规定、外来标准和要求,制定本企业的标准体系,以满足企业生产经营活动的需求。

烟草企业标准体系是在国家标准、行业标准的指导下建立起来的。具有标准化示范性的烟草企业,制定的企业标准与国家标准、行业标准、地方标准,互相吻合、充分协调。各级标准,在烟草企业标准中都能得到体现,在框架上也具有对应关系。

比如在技术标准部分,YC/T177-2011《卷烟企业标准体系的构成及指南》在国家标准的框架下,为烟草企业提供了一个参考性的技术标准体系,包括:设计/开发技术标准、产品标准、采购技术标准、工艺技术标准、产品质量安全技术标准、设备技术标准、物流技术标准、监视和测量方法标准、监视和测量装置技术标准、环境能源技术标准、职业健康安全技术标准、定额标准、数据分析标准、信息技术标准,共14类。

例如:福建中烟工业有限公司以此为依据,并依据相关国家标准所推荐的概念、原理和方法,结合企业实际情况,制定出Q/FJZYM0003-07《标准体系表》,明确了15项本企业技术标准体系:技术基础标准、设计开发技术标准、产品内控技术标准、采购技术标准、工艺技术标准、设备技术标准、监视和测量技术标准、监视和测量设备技术标准、物流技术标准、环境能源技术标准、职业健康安全技术标准、信息技术标准、数据分析与统计技术、标准作业程序、品牌合作生产技术标准,并根据企业的标准化进程细化制定出79小类标准。

同时,烟草企业的标准体系持续优化完善。以福建中烟工业公司的《标准体系表》为例,自2009年第一次发布,随着各级标准的优化,为了支撑企业自身的发展变化,历经5次改进优化,15年10月15日再次修订了部分标准分类名称及技术标准分类,发布最新的版本,为企业的标准化工作提供指引。

(三)烟草企业建立标准体系的整体水平稳步提升

标准体系的适宜性、充分性、有效性,是评价标准体系的重要指标,目前卷烟企业标准体系在三项指标上的表现不断提升。

1、适宜性方面

烟草企业标准体系与企业所处的客观情况相适宜,具备可用性。同时这种适宜过程应是动态的,即烟草企业的标准体系具备随着内外部环境的改变而做相应的调整或改进的能力。

YC/T 177-2011《卷烟企业标准体系的构成及指南》与YC/T 177-2003《卷烟企业标准体系的构成及指南》相比,增加了建立卷烟企业标准体系的原则内容,明确提出了过程方法和持续改进。过程方法原则,将标准化的相关活动和资源作为过程进行管理,遵循PDCA循环。持续改进原则,卷烟企业应通过对其建立的标准体系是否符合标准以及标准体系运行的有效性和效率进行内部评价或申请社会确认;对不符合进行分析研究,制定纠正和预防措施,持续改进企业的总体业绩和效率。两项原则的确立,为标准的动态适宜性提供的保障。

2、充分性方面

卷烟企业标准体系识别了绝大部分企业生产经营活动过程,对已识别的管理体系过程进行了适当的表述,并根据控制的需要对过程予以充分的展开,较为完善。

从整体结构上看,YC/T 177-2011《卷烟企业标准体系的构成及指南》是在规范性引用GB/T 13017-2008《企业标准体系表编制指南》等企业标准体系的基础上建立起来的。YC/T 177贯彻和采用了GB/T13017等上层标准,形成完整的体系,同样包括综合基础标准、技术标准、综合管理标准及工作标准四部分。

在分类结构上,GB/T13017提出的既包括先进技术又包括传统技术的标准体系表的编制要求是中性的,是受企业工程/集成标准体系指导和制约的,并面向所有企业。YC/T177充分考虑烟草行业的特点,制定了本行业的企业标准体系。以管理标准体系为例,如:GB/T 13017中管理标准分为企业通用管理标准和各专项管理标准两个层次。YC/T 177根据卷烟企业的实际,将综合管理体系明确为综合管理标准、人力资源管理标准、设备与基础设施管理标准、财务管理标准、营销管理标准、设计开发管理标准、采购管理标准、生产过程管理标准、监视测量管理标准、环境及能源管理标准、职业健康与安全管理标准、信息管理管理标准、物流管理标准、审计管理标准、测量分析与改进管理标准、政工宣传管理标准、行政后勤管理标准、其它管理标准,共18类子标准门类,完整体现了卷烟企业的管理标准。

此外,卷烟企业标准体系在设计时,较充分考虑到标准的延展性、扩容性和弹性,因此较少出现企业在实施各种持续改进时,会发现管理体系存在很多欠缺考虑的活动的情况。较少出现标准结构不合理、删减标准条款不恰当、职责权限及接口规定不明确等问题。例如:YC/T177中,在综合管理大类标准下,设置了其他管理类子类标准,有利于企业根据自身管理需求增加归集标准。

当然随着互联网的兴起,作为一项创新性的发展战略,烟草行业、企业的“互联网+”标准体系应尽早建立,快速融入现有标准体系。

目前烟草行业已把提升结构摆在运行调控的重要位置,这需要烟草企业不断提升产品和服务的标准以支撑这一目标的实现。烟草企业唯有持续优化企业标准,完善标准体系,才能有效促进企业全员、全过程、全方位降本增效。

3、有效性方面

烟草企业标准体系对企业生产经营活动的完成度,与达到结果的程度,进行量化管理。通过标准体系的运行,促进体系所需的过程或者活动的有效完成,达到预期目标。

为保证标准体系的有效性,烟草行业在GB/T 19273-2003《企业标准体系评价与改进》等国家标准的规范下,在总结行业内企业开展标准化工作的经验的基础上,根据卷烟生产企业的特点和要求,制定YC/T239-2008《卷烟生产企业标准化工作的要求和评价》。

在整体结构上,GB/T 19273包括六项核心标准:评价的原则和依据、自我评价、评价机构确认、评价、确认的内容和要求、改进;YC/T239包括四项核心标准:要求、建立和完善企业标准体系、标准的实施与监督、自我评价与验收确认。可以看出, 整体结构上YC/T239却缺少GB/T 19273的改进模块。但YC/T239细部结构中,整体要求部分提出识别改进需求,并形成制度的要求。

在具体评价表中, GB/T 19273企业标准体系评分表具有通用性,将评分项目分为四大类:标准化工作要求(包括10项评价内容和要求)、技术标准体系(包括15项评价内容和要求)、管理标准体系和工作标准体系(包括20项评价内容和要求)及技术标准、管理标准和工作标准的实施、监督与持续改进(包括10项评价内容和要求)。YC/T239结合自身行业情况更有效地策划和实施对标准化工作可测量评价的、具有持续适应性的目标指标,对本行业内企业的标准体系建设更具有效性。在标准化示范企业评价评分表,将评分项目分为六大类:企业标准化工作基本要求、技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系、标准实施与监督、标准化工作绩效。同时,将评价内容与要求进行分拆,使得评价体系更加具体可测量。比如,管理标准体系包括15项评价内容和18项评价要求,标准实施与监督包括4项评价内容及29项评价要求。通过建立目标明确的指标体系,对建立标准体系的烟草企业进行标准符合性和有效性的评价,保证烟草企业标准体系有效性的不断提升。

三、烟草标准管理体系应用

本文以福建中烟公司为本次标准体系应用研究的主要对象,福建中烟工业公司改进优化了其标准体系,对标准制修订后,标准体系的适宜性、充分性和有效性等都大幅提升,在企业应用取得了显著的成效。

(一)福建中烟公司《标准体系表》实现的优化

福建中烟公司的标准体系的制修订既考虑了国家宏观层面和产业中观层面的要求,又考虑了微观企业层面的需要。一方面,福建中烟公司的企业标准体系编制以国家标准、行业标准为主要依据和参考,个别条款甚至引用了国际标准,确保了自身标准体系的系统性和前瞻性;另一方面,又考虑了标准体系对于企业的实用性要求进行了创新性调整。

在遵照GB/T15496《企业标准体系 要求》、GB/T15497《企业标准体系 技术标准体系》、 GB/T15498《企业标准体系 管理标准和工作标准》、YC/T177《卷烟企业标准体系的构成及指南》的前提下,福建中烟工业公司优化了原有标准体系,主要的优化方向如下:

1、将三大标准体系(技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系)所包含的个别大类进行了拆解,以强化某些重要标准,使之与企业的实际情况更适应。以福建中烟技术标准体系为例,其将YC/T177中的产品标准拆解为:产品内控技术标准和品牌合作生产技术标准,进一步强化了品牌合作的要求。(见图3.1.1)

2、依照国家标准和行业标准,将三大标准体系所包含的个别大类名称进行了调整,使之表述更为精准。以福建中烟技术标准体系为例,其将YC/T177中的“数据分析标准”改为“数据分析与统计技术标准”,表述更符合福建中烟公司实际。

3、依照国家标准和行业标准,对国标或者行标中某些描述相对简单的大类进行了细化描述,并形成了二级小类,使之对企业的标准指引更为明确。以福建中烟技术标准体系为例,在YC/T177的定义基础上,福建中烟对“信息技术标准”这个大类进行了更为细化的分类描述。(见图3.1.2)

4、以国标和行业标准为前提,将三大标准体系所包含的个别大类的二级小类的分类方式进行了适应性调整,使其更符合福建中烟公司需要。以福建中烟技术标准体系为例,比如,YC/T177设备技术标准的小类采用的是流程分类法,而福建中烟在结合流程分类的基础上,进一步结合烟草设备的特点按单个设备进行了分类,能更好地符合使用者理解习惯。(见图3.1.3)

(二)福建中烟公司《标准体系》的应用评价

1、整体评价

1)适宜性评价

福建中烟公司制修订后的标准体系符合企业当下的实际情况。以国家标准和行业标准为主要依据,福建中烟公司根据企业的自身情况对个别条款进行了优化和调整,使其更符合福建中烟的实际需要。

福建中烟公司已经制定了标准化规划和计划,确保企业标准体系能够在未来随着内外部环境的变化进行动态调整和优化,确保标准体系的持续适宜性。

2)充分性评价

福建中烟公司制修订后的标准体系充分考虑了各种标准体系的融合,既充分考虑了国家标准、行业标准的融合,又实现了技术标准、管理标准和工作标准的整合。尤其对各类标准实现了格式和框架的完全统一,极具系统性和充分性。

福建中烟公司制修订后的标准体系覆盖了企业生产经营管理活动的全过程,能够为企业的生产经营管理活动提供充分的依据和标准。

福建中烟公司针对标准体系建立了信息平台,确保企业能够建立广泛而充分的标准化信息收集渠道,为信息收集者和使用者提供了实时管理和共享的有效平台,并且为标准化信息的时效性奠定了制度基础。

3)有效性评价

福建中烟公司制修订后的标准体系已经在包括厦门烟草、龙岩烟草等在内的所有子公司执行,有效地指导了下属公司的标准化工作,改变了下属子公司在标准化建设领域无系统无引领的状况。

福建中烟公司只修订后的标准体系有效地指导了企业的生产经营管理活动,提升了产品品质,降低了企业风险,并在客户满意度提升方面获得了明显的改进。

2、下一步优化建议

1)标准体系的结构方面

对于外来文件,下一步需要进一步明确其中的分类,以期对外来文件实现更系统地管理。

对于三大(技术、管理、工作)标准体系,未来需要进一步优化各标准体系的次级分类,以期更符合企业实际,以及更快速地充实各个次级分类所需的标准文件。

2)标准体系的内容方面

三大(技术、管理、工作)标准体系下所包含的各次级分类,对于其描述的具体内容需要进一步细化充实。

三大标准体系所引用的外部标准,需要更精准地梳理对应关系和调整。

3)标准体系的系统管理方面

标准体系的持续优化是一个系统工程,需要持续地对结构、流程和信息平台进行维护和优化。一方面,未来需要继续加强宣贯,帮助使用者更好地理解与使用系统,也帮助系统构建者更好地维护系统的优良结构;另一方面,需要实时关注由于各部门以及人员权限变更所带来的系统流程变更。

四、小结

本文目的在于研究分析烟草行业管理标准体系的现状与同业中的应用。帮助福建中烟工业公司建立符合企业生产经营管理需求的标准化工作体系,提升“标准化良好企业”达标水平,提高企业的标准化工作先进水平。

首先,对烟草行业标准管理体系现状与趋势进行了扫描(烟草行业涉及标准体系主要有9个国标和14个行标,还有若干地方标准),整体而言,烟草行业标准体系建设表现出两大向好趋势:1)烟草企业标准在总体框架上与国家标准、行业标准保持一致,同时,烟草企业的标准体系持续优化完善。2)烟草企业建立标准体系的整体水平稳步提升——本项目通过对相关体系标准的分析,认为目前卷烟企业标准体系在适宜性、充分性、有效性三项指标上的表现正不断提升。

其次,以福建中烟公司为本次标准体系应用研究的主要对象,其优化了标准体系。一方面,福建中烟公司的企业标准体系编制以国家标准、行业标准为主要依据和参考,个别条款甚至引用了国际标准,确保了自身标准体系的系统性和前瞻性;另一方面,又考虑了标准体系对于企业的实用性要求进行了创新性调整。福建中烟工业公司对标准制修订后,标准体系的适宜性、充分性和有效性等都大幅提升,在企业应用取得了显著的成效。

参考文献

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[2] GB/T 14597-2003[S].

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[10] Q/FJZYM0003-07-D/0[S].

[11] Q/FJZYI0501-01-D/0[S].

作者简介:1.颜敬青,工作单位:福建中烟工业有限责任公司。2. 柳飞,工作单位:厦门市标准化研究院

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