宋永栓

结合自身的工作实践，我认为搞好大项活动应把握好三个方面的内容：一是什么是大项活动。二是大项活动筹划组织的基本步骤。三是筹划组织大项活动需要注意的几个问题。

1 什么是大项活动

（一）定义。通俗地讲，就是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人员参与的重要活动。比如：各种庆典仪式、运动会开闭幕式、各种文艺演出、部队的阅兵庆典、作战演练、专题现场会、大比武、专业培训等，都是比较常见的大项活动。

（二）特点。大项活动具有三个鲜明的特点。一是要有明确目的性。筹划组织必须要搞清楚这项活动的目的是什么，才能有的放矢。二是要有严密的计划性。大项活动涉及的点多面广，容易出现纰漏和疏忽，而且大项活动环环相扣、层层递进，一旦出现失误很难弥补，因此必须要周密计划、严密实施。三是要有众多的人员参与。有众多的人员参与是大项活动的一个重要特点，就是有较多的人员参与才能算得上大项活动，但需要注意的是，并不是参与人数多就是大项活动。例如：我们每天例行的出操，参与人数很大，但它是常态化的活动，就不能称为大项活动。

2 大项活动筹划组织的基本步骤

大项活动的筹划组织一般可以分为筹划、准备、实施、收尾四个阶段。

（一）筹划阶段

一是受领理解任务。一方面是受领上级首长的决策部署，一方面是受领本级首长的决定指示，无论哪个方面，都必须准确理解任务的含义、充分了解上级的意图。

二是建立健全组织。受领任务后，第一步就是成立领导小组，把指挥架构、任务区分或责任体系建立起来。

三是拟制方案计划。就是根据上级部署要求和本级首长决心意图，结合实际研究设计活动实施的具体方案计划。一般应包括4层方案：第一层，总体方案，主要是组织领导、职责分工、议程内容、阶段划分和有关要求；第二层，各组方案，领导小组下设的各小组都要制定方案计划，包括具体工作、责任分工、阶段划分和时间节点；第三层，任务方案，各小组担负的每一项项任务，都要制定方案计划；第四层，重要场所和重要环节方案。

四是发出预先号令。就是根據本级首长定下的初步决心，向参与活动的相关单位和人员明确先期准备活动。

（二）实施阶段

这是活动的“重头戏”，也是提高活动质量、确保活动顺利完成的关键所在，重点需要做好7项工作：

1.召开预备会议。人员报到后，召集参加活动单位的联络员召开预备会，对日程安排、服务保障措施和注意事项等内容进一步作出明确，征求各单位意见建议，并就开展好活动提出具体要求。

2.组织正式会议。负责会场工作的人员，要提前进入会场，检查会场设置和设备，摆放和核对会议材料，督促音响、摄影、摄像等保障人员到位；按座次划分引导与会人员入场就座；按照会议流程，督促工作人员做好音频视频切换、场地转换等相关保障；坚持全程参加活动，及时协调解决出现的矛盾问题，灵活处置停电、人员调整、内容变化等各类突发情况，保证会议有条不紊地进行。

3.组织现场观摩。现场观摩主要需要做好（1）现场准备、（2）组织流程、（3）观摩台搭建、（4）音响调试、（5）讲解员合练、（6）活动休息区设置、（7）标示牌设置等前期准备工作。与会代表出发前，要提前通知观摩现场工作人员提前做好各项准备。

4.组织现场展示。现场展示主要有展板展示和解说、多媒体动画演示、模拟展示、实兵实装演练等汇报内容。这其中的每一项内容都需要前期充分的准备，现场展示前，要与各点位搞好沟通协调，指导各点位做好相应准备，及时反馈观摩进展情况。

5.安排分组讨论。分组讨论前，要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人保持联系。分组讨论时，会务工作人员要全程跟会保障。

6.回收会议材料。活动印发的属于保密范围的文件材料，在活动结束时应予以回收，以防发生失泄密问题，尤其对临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，离会时及时回收。

7.组织人员返回。要在活动结束前摸清底数，提前征询车次、归程，预购车票，并分别按时间做好送站安排。与会首长返回时，要提前报告本单位领导，以便送行。

（三）收尾阶段

俗话说的好，“编筐编篓，贵在收口”。活动结束并不等于工作结束，不能有松口气的思想，还要一鼓作气做好收尾工作，主要有以下6项内容：（1）会务用品的整理归还；（2）活动情况的梳理上报；（3）活动材料的合订留存；（4）活动经费的报销结算（5）相关精神的贯彻落实（6）活动组织的总结讲评。

3 筹划组织大项活动需要注意的几个问题

1、上下协调要快捷见底。上下协调，核心就是信息的获取和分发，信息运转流畅，整个活动才能流畅。对上协调重在及时准确，有以下个方面需要注意：①上级要求，对活动组织有没有最新指示；②行程变化，越是高级别的首长，越是容易临时变换行程；③人员变动，这将涉及保障工作各方面，如有变动，必须第一时间通知各个小组；④实时位置，首长什么时间出发，现在已到达哪里，决定着旅首长的行程。

2、请示报告要准确严格。遇事请示报告是最基本的准则之一，特别是在重大活动中，层次高、影响大、节奏快，请示报告不按程序、不准确、不周全所带来的负面影响就更明显，甚至难以挽回。这方面要做到“四个不能”：①不能越级报告。按级报告是工作最基本的程序，越级请示报告看似动作快，但却造成工作被动、埋下安全隐患。②不能仓促报告。③不能不报告。杜绝未经领导同意就擅作主张，特别是越过首长向上级过多强调客观理由，造成工作被动。④不能有报告无提醒。大项活动的重要环节要多次报告，不要怕麻烦，防止首长因工作忙而忘了。

3、情况处置要灵活稳妥。一种是按预案处置。这就要求我们制定预案要尽可能全面周密，充分预测预想，宁可备而不用，不能用而无备，组织者对预案要非常熟悉，牢记于心。另一种是随机处置。事实证明，在大多数突发情况下，只要不慌乱，通常都来得及反应，处置的方式因时而异、不一而足。

4、环节衔接要紧密流畅。这里要搞好四个方面的衔接。①报到与接待的衔接，做到分工明确、礼节周全、引导到位；②活动与食宿的衔接，做到提前招呼、准点就餐、按序就座；③活动转场的衔接，做到标志清楚、对接及时、人人有底；④活动议程的衔接，做到计划在先、预有排练、现地调控；

5、细节处理要精益求精。具体有10个细节，供大家参考对照。①材料，看有无错字、漏字、缺页、错页、夹纸、排版等问题，特别是正反页的材料，不能看了正面不看反面。②幻灯片，看文字有无错情，图片有无硬伤，播放有无卡壳，大屏显示后有无变形、变色等。③音响，看音量、音质是否正常，所有话筒都要连续试讲至少2分钟以上，看效果如何。④席卡，看有没有错摆、漏摆、不按规矩摆放等问题。⑤椅子，看有没有损坏、有没有污垢、稳不稳，事先要坐一坐。⑥茶水，看水温是否合适、供应是否充足，如果会议时间较长，中场休息要及时更换水壶。⑦空调，提前打开，调试好温度，会议进行中根据实际情况及时调整，要防止因仓促打开空调把制冷和制热搞错。⑧卫生，包括会场卫生、住宿卫生、餐饮卫生等，对一些死角都要逐一看到、摸到。⑨秩序，要考虑到领导的生活习惯，对单位广播做出相应调整。⑩影像，及时安排摄影摄像保障和录音，有时活动组织的很成功，但拍出来的照片质量不高，直接影响到资料留存和使用，还有的领导不大愿意把录音笔放在面前，这时要灵活采取各种方法，确保录音清晰可用。以上10个细节，组织者要亲自把关，确保万无一失。