■廖颖

高校学生档案管理模式探析

■廖颖

本文从管理主体、管理客体和管理手段等方面探讨高校学生档案管理模式，指出了高校档案机构的最佳管理主体、明确了管理客体，并提出了有效管理的手段。

高等学校档案管理学生档案管理模式

由于行业标准的缺失，我国高校学生档案工作在总体上呈现出比较混乱的状态，管理主体多种多样，管理客体五花八门，档案材料不齐全、手续不完备、档案丢失等情况时有发生，致使学生的合法权益得不到保障。探索切实可行的高校学生档案管理模式，是高校档案管理工作中一个值得研究的课题。

一、高校档案管理主体

目前，高校学生档案的管理主体主要有三种：学生管理部门（如学生处、研究生处）、档案机构（含档案馆和综合档案室）和院系。在这几种管理主体中，笔者认为，高校档案机构是管理学生档案的最佳主体，理由如下：

1.其他部门管理学生档案存在的问题

长期以来，高校普遍沿用分散模式管理学生档案，“即招生时从地方招办统一接收学生高考档案，然后束之于学生工作处或院系等相关部门，至学生毕业前夕再集中突击整理大学期间的材料，最终于学生离校后不久成批转递至用人单位，这种档案管理方式是统分统包政策的产物。”［1］毋庸置疑，这种由学生管理部门或院系负责管理学生档案的分散管理模式在计划经济时代确实发挥了重要的作用，但随着高校扩招而带来的学生档案数量的增多，这种模式逐渐显露出了一些难以克服的弊端。

其一，在保管条件方面，分散管理模式普遍缺乏专门的档案库房，学生档案保存于相关工作人员办公室，这样的保管条件存在很大的安全隐患。在各高校办学规模不断扩大的背景下，学生档案的数量也相应地增多，将大批量学生档案放置于一般的办公场所，实非保险之举。

其二，不管是学生管理部门还是院系，相关工作人员绝大多数是兼管学生档案工作，在时间和精力上往往都无法得到保障，从而导致学生档案管理工作不到位。有学者如此分析：“除档案馆之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是‘附属品’，都无专人负责。”［2］由非档案机构负责管理学生档案，在管理过程中往往“较注重学生档案的行政化管理，业务管理方面较薄弱，学校又缺乏监督检查和业务指导，这就造成了学生档案归档不齐全、材料不符合归档要求、档案材料的利用价值不高等一系列问题。”［3］

2.档案机构作为学生档案的管理主体的优势

集中统一管理原则是建国以来我国档案管理的基本原则，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，理应贯彻这一原则。由高校档案机构负责管理学生档案，正是坚持了集中统一管理的原则，顺应了国家对档案工作的总体要求。

由高校档案机构管理学生档案，是依法治档的具体体现。2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》（简称27号令）在文件材料的归档范围中增设了“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系。27号令明确规定，高校档案机构（包括档案馆和综合档案室）是保存和提供利用学校档案的专门机构。［4］作为高校档案重要组成部分的学生档案也理应划归高校档案机构管理。将学生档案划归高校档案机构管理，是对27号令的贯彻实施，是依法治档在高校层面的具体体现。依法（即27号令）确定由高校档案机构管理学生档案，从根本上解决了高校学生档案的管理体制问题，这将为高校学生档案工作的依法开展奠定重要的基础。

由高校档案机构管理学生档案，有利于实现学生档案的专业化管理。高校档案机构是专门管理学校档案的机构，不仅设有专用的档案库房，同时还配备了专门的档案工作人员，这为实现学生档案的专业化管理提供了有利条件。有学者如此评析，将学生档案纳入高校档案综合管理范围，“是集中优势资源，进行专业化管理，是学生档案实现规范化管理的有效途径。”［5］

二、高校档案管理客体

由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案具体应包含哪些材料并没有统一的规定。在具体实践中，各高校往往是按照惯例来收集学生档案材料，而不成文的惯例则通常带有一定的随意性，其导致的后果之一就是本该归档的材料没有归档，而没必要归档的材料却归档了。笔者认为，高校有必要参照干部档案的归档范围与要求收集学生档案材料。

一方面，高校学生档案与干部档案是一脉相承的。随着时间的推移和档案相对人身份的改变，高校学生档案在学生毕业步入社会之后会演变为干部档案或其他类型档案。高校学生档案参照干部档案的归档范围进行材料收集，有利于日后干部档案的齐全与规范。另一方面，我国干部档案工作发展至今已经比较成熟。“建国以来，干部档案是我国人事档案的主体和核心，很受重视。”［6］为规范全国干部档案工作，中共中央组织部等相关部门先后出台了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》等法规性文件，并结合实际工作需要对其中部分文件进行了修订。一系列配套的相关政策法规和规章制度，加上多年的实践探索，使得我国干部档案工作已经趋于成型。干部档案工作的经验值得高校学生档案借鉴和学习。

反之，如果高校不按照干部档案的归档范围开展学生档案材料的收集归档工作，则极有可能使高校学生档案工作与干部档案工作出现脱节，并因此留下不少的“后遗症”。这些“后遗症”会在日后的干部档案工作阶段凸显出来。目前正在全国范围内开展的干部人事档案专项审核工作所发现的一个比较突出的问题就是干部的学习经历材料不齐全、不规范，如报考登记表、学生登记表、成绩和其他材料缺失，或报考登记表、毕业生登记表等材料缺少单位公章。而这些问题的根源就在于高校没有按照干部档案的相关标准开展学生档案工作。在目前从严管理干部及其档案的环境下，相关档案材料的缺失或不规范都极有可能影响到干部本人的利益。

因此，为了实现高校学生档案工作与干部档案工作的有效衔接，确保学生个人的合法权益得到保障，高校应按照干部档案的归档范围收集学生档案材料，保证学生在校期间形成的档案材料齐全、规范。具体来讲，根据干部档案工作的现实需要，高校学生档案一般应包含以下几个方面的材料：（1）学历学位材料。主要包含报考登记表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩、毕业生登记表和授予学位的材料等共性材料。此外，根据培养层次和类别的不同，还应包含专家推荐信、党校学历证明、选拔留学生审查登记表等特性材料。（2）入党团材料。比较常见的有中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书；中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；与党建有关的其他材料。（3）奖励材料。含县处级以上党政机关、人民团体等予以的奖励材料，如高校优秀毕业生登记表、优秀学生干部登记表、三好学生登记表、先进人物登记（推荐、审批）表、奖学金申请表等。（4）处分材料。包括处分决定、免予处分的意见、上级批复、调查报告及主要依据与证明材料、本人对处分决定的意见及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；其他涉及违法违纪问题相关的处理决定材料。（5）其他材料。包括自传、学习鉴定、政审材料、应征入伍登记表、毕业生就业报到证、反映严重慢性病或身体残疾的体检表等材料。

在具体实践中，各高校可结合本校学生工作实际，对照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，将属于高校形成的材料列入具体的归档范围，从而真正明确高校学生档案工作的管理客体。

三、高校档案管理手段

1.搭建高校学生档案工作网络

高校学生档案具有明显的动态性和流动性特征，在不同的阶段都有可能产生不同的档案材料，并由此引发相关档案材料的移交或转递行为。这其中就涉及到档案材料形成部门和学生档案管理部门双方的职责分工问题。为确保高校学生档案管理工作的有效运作，有必要搭建高校学生档案工作网络，将各相关部门纳入其中。搭建的学生档案工作网络要实现全面覆盖，将学生档案工作的各项业务环节纳入相关工作中，如将新生建档工作纳入招生工作中，将档案材料的收集工作纳入学生培养工作中，将档案材料的归档与转递工作纳入毕业与就业工作中。在该网络中，档案机构作为学生档案的直接管理主体，主要承担对相关院系和职能部门进行业务指导的任务，而院系及相关职能部门则以归档单位的身份扮演着学生档案间接管理主体的角色，侧重于对学生档案材料的收集与归档工作。其中，涉及到档案材料交接的环节，如学生档案材料的移交与转递，要做好相应的登记签收工作，确保每一卷档案、每一份材料的去向都要有明确的记录，一旦出现问题，都有据可查。

2.接受本校干部档案部门的业务指导

在高校中，不管是综合档案还是干部档案，均有明确的业务指导机构，而学生档案目前在业务指导上依然面临尴尬的境地。一方面，27号令将学生档案纳入高校档案体系，就归口而言，其业务理应接受档案行政管理部门的监督和指导，但现实情况是，档案行政管理部门对高校档案的业务指导主要集中在综合档案上，几乎还未涉及到学生档案。另一方面，学生档案虽属于人事档案的范畴，但其业务却不属于组织人事部门的监督和指导范围。组织人事部门主要是对干部档案业务负有监督、检查和指导的责任，而不对学生档案负有直接的责任。因此，高校学生档案的业务指导可谓“两头不着边”。鉴于以上现实情况，笔者认为，在现有条件下，高校的干部档案部门应承担起对本校学生档案进行业务指导的责任。

如前文所述，高校学生档案和干部档案有着密切的联系，今天的学生档案是明天干部档案的重要组成部分。从某种意义上来说，学校干部档案部门对学生档案进行业务指导是前端控制原则在高校干部档案工作中的深层体现，这样做不仅有助于提高学生档案工作的质量，同时还能从源头上确保未来干部档案的质量。作为全国干部档案工作的重要组成部分，高校干部档案工作已经相当规范，高校干部档案部门完全具备指导学生档案工作的条件和实力。

3.制定学校层面的规章制度

宏观层面的法律法规具有普遍适用性，具体到某一单位而言，最直接、最有效的还是微观层面的“土政策”。因此，针对高校学生档案工作最直接有效的依然是高校层面的规章制度。将学生档案工作实践中切实有效的经验和做法以规章制度的形式固定下来，有利于高校学生档案工作的延续性和稳定性。反之，以规章制度为依据布置高校学生档案的各项相关工作，更能有效保证各方的执行力。因此，高校有必要在已有法律法规的基础上制定本校的学生档案管理规章制度，从微观层面规范本校的学生档案工作。

制定学校层面的规章制度，有宏观层面的针对性法律法规作为参考依据固然重要，但它却不是必备条件。在缺乏直接针对高校学生档案工作的相关法律法规的情况下，西南政法大学根据《干部档案工作条例》和《高等学校档案管理办法》等有关法规，结合学校实际制定了《西南政法大学学生档案管理办法》，明确规定要“严格按照《干部档案工作条例》管理学生人事档案。”［7］而四川大学则根据省级的相关法规《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》和《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）等文件制定了本校的规章制度《四川大学学生档案管理实施细则（试行）》。［8］

针对学生档案工作制定的学校层面的规章制度，不仅是高校贯彻实施国家相关法律法规的具体体现，同时也是学生档案管理主体开展相关工作的最直接、最有利的依据。因此，学校层面制定的规章制度，要全面而细致，尽可能地涵盖所有责任主体和工作环节，对各相关部门、人员的职责范围、工作流程及要求等作出具体的、明确的规定。

[1]汪小琴.综合化社会化高校档案管理发展脉络和趋向[J].档案时空；2010(2):31.

[2]王伟.高校学生档案管理现状及对策研究[J].北京档案；2009(5):25.

[3]徐静娟.贯彻27号令；完善高校学生档案管理工作[J].档案与建设；2010(8):54.

[4]《高等学校档案管理办法》；中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号；2008年8月20日.

[5]彭劲.高校学生档案采用纳入式管理模式再探[J].兰台世界2012(2)月中旬:49.

[6]朱玉媛；周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社；2011:19.

[7]西南政法大学学生档案管理办法[EB/OL]. [2015-12-10].http://www.swupl.edu.cn/dangan guan/News_View.asp?NewsID=103.

[8]四川大学学生档案管理实施细则（试行）[EB/OL].[2015-12-16].http://archives.scu.edu.cn/ detail.asp?id=2185.

作者单位：上海理工大学档案馆