完善制度　加强企业现金管理

2016-08-19泉州市北渠管理处杨丽琴

海峡科学 2016年3期

泉州市北渠管理处　杨丽琴

完善制度加强企业现金管理

泉州市北渠管理处杨丽琴

[摘要]现金流量管理是企业财务管理的重要组成部分，是保证企业健康发展的关键，其中现金管理是现金流量管理的重点。现金管理主要包含企业库存现金、银行存款、本票、汇票管理等，加强企业现金管理应从严格控制现金库存量、抓好银行账户管理、及时核对往来账目、适时掌握现金的流向、发现异常等方面入手。

[关键词]现金管理坐支现金小金库支出

货币现金是现今被社会认可度最高的流通载体，因其无署名、流通性极强，流通时不像银行转账那样有迹可循，导致存在问题的隐蔽性较强，但其危害却极大；银行存款、本票、汇票管理因有金融部门协同监管，但因其涉及金额较大，如不加强监管，可给企业带来巨大损失。本文从现金使用过程中普遍存在的一些问题来论述现金管理，总结对存在问题应采取的措施，减少可能给企业带来的安全隐患，防御财务风险，实现企业财富最大化。

1　现金管理的内涵

现金有狭义和广义之分。狭义的现金仅指库存现金，即企业金库中存放的现金，包括人们接触的纸币和硬币等。广义的现金包括库存现金、银行存款以及其他可以普遍接受的流通手段，如银行本票、银行汇票等。

就国家而言，现金管理主要是国家通过制定信贷及结算等相关规定，由人民银行这一信贷、结算、现金出纳中心具体监督、实施，从而达到对社会整体经济秩序的监督作用，为保证、促进经济社会稳定、可持续发展创造良好的经济秩序。而所谓企业现金管理，一般是指库存现金及银行存款管理，通过加强管理，防止给企业造成巨大损失。

2　现金管理过程中普遍存在的问题

2.1大额坐支现金

坐支现金手法一般比较简单，主要是不区分现金的收入和支出，直接将收取的现金用于支出。一般人认为坐支现金不属于贪污行为，不必太在意。殊不知，坐支现金是为逃避银行监管，达到隐瞒收入、逃避税收的常用手段；坐支现金也极易为私设小金库、挪用公款、贪污腐败创造便利条件。

2.2私设“小金库”

曾经一段时间，“小金库”在我国的一些企业普遍存在，虽是“小”字开头，对企业、国家的危害却极大。其常用手法如下：

2.2.1多收少报。此种现象常在不需开具发票，或由一人收取现金并开具收据时发生，常用手法是在收到款项后，少开或不开发票、收据，差额部分作为小金库。

2.2.2多报少支。多数发生在采购商品、原材料过程，常用手法是采购人员与供货商勾结，采取抬高单价等方式多开发票，多报销，按正常价格少支购买现金。

2.2.3虚拟合同，虚列费用。这种手段最适用于不采购实物产品，以采购劳务、服务等形式虚拟合同，开取发票，虚列费用。由于此种方式只需支付一定的税收费用，造假成本极低，整个过程只需少数人就可完成，且可列金额较大，常被一些企业采用。

2.2.4拆借资金，赚取利差。此种现象主要是将资金拆借给其他企业或个人赚取利息差，多发生于财务人员内部，或由财务人员与企业主要领导联手进行。

2.3银行账户监管不到位

在开户银行存放企业资金是企业普遍采取的形式，但如果不加强管理，工作不够细致，极易给企业造成不可挽回的损失。例如某企业出纳员与会计，在该企业从事出纳工作十多年，两人关系一直很融洽，工作默契，相互信任。会计为图方便，将银行支票及银行预留印签均交出纳人员一人管理。出纳采取“月初挪月末还”的方式长期挪用公款用作其丈夫做生意的流动资金，会计人员在做账时只是简单核对银行存款的月初、月末余额，未对每笔出入账进行核对，一直未发现出纳挪用公款，直到其丈夫做生意被骗才导致东窗事发，给企业造成300多万元的经济损失。

2.4应收账款管理混乱，监管不到位

目前，企业普遍采取由销售部门收取销售款项，实行单线联系，财务部门只能根据销售人员提供的情况，掌握款项未按合同约定到位原因，此时，如果销售款项不是经银行转账收款，而是由销售人员直接向客户收取现金，再加上缺少监督机制，极易造成销售款项延迟入账，销售人员挪用公款。例如某小企业销售员宋某，因炒股、买彩票、赌博需要，将以现金形式收取的销售货款600多万元截留，以后账还前账的方式长期挪作他用，后因销售人员赌博需要，挪用金额不断增加至1000多万元，直接导致企业资金周转困难，直至破产。

3　措施建议

3.1加强管理，杜绝坐支现金

产生坐支现金的原因主要有：一是财务人员图方便，当日结账时，只是简单按前日现金结余加上当日收取现金数量，减去当日支出金额等于当日现金结余即可。二是概念不清，意识淡薄，思想上根本没有不得坐支现金这一概念。有效防止坐支现金的措施主要如下：

3.1.1实行库存现金限额管理。根据公司离银行的远近，远的话就10到15天日常需要的开销；近的话就5天左右的开销，只是个大约数。若确需坐支的，需报开户银行同意，开户银行会给企业一个坐支的限额。超限部分须当日存入开户银行。

3.1.2加强制度建设，现金收、支分开。除严格按照《现金管理暂行条例》规定使用现金外，重点抓好源头监督，加强现金收入管理。企业应加强制度建设，严格收款收据管理制度，坚持做到收款当场开具收据，明确收款项目；收据要由专人管理，出纳手头只能保留一本连号收据，使用完后到保管员存档，领用新收据，以此可了解每天收到现金数量、项目，根据库存现金及支出的差额判断是否有坐支现金现象。

3.2清理检查“小金库”

从大的层面来讲，小金库是指侵占、截留收入，化公为私，不在本单位财务会计部门核算和私自存放的资金，主要来源包括：以各种名义挪用、转移国家预算内、预算外收入。就企业而言，“小金库”主要体现在截留企业收入，资金在财务部门体外循环。企业私设“小金库”的主要原因有：一是偷逃国家税金，二是花钱方便，三是谋取私利。针对以上原因，可以采取如下措施杜绝企业私设“小金库”：

3.2.1增加私设成本，加强思想教育

企事业单位私设“小金库”的一个主要原因是违规成本太低，风险远远小于收益。为此，必须增加私设“小金库”的违规成本，使有关人员不敢私设“小金库”。万欲皆由心生，思想决定行为，杜绝私设“小金库”的关键是加强思想教育，用真实的案例和身边发生的事情进行教育，增强守法意识，使有关人员不敢私设“小金库”。

3.2.2建立健全银行开户审批制度

银行监管是防止私设“小金库”的重要手段，在现今金融系统竞争日益激烈的情况下，部分金融企业放松监管，导致“小金库”有存在的外部条件。为此，主管部门必须加强管理，督促金融企业加强监管。

3.2.3落实制度，阳光操作

目前，许多单位有关制度已经基本建立，但因种种原因只是形同虚设，无法落实。因此，必须狠抓制度落实，实行阳光操作。俗话说，三个人以上知道的秘密就没有秘密。对于敏感的经营活动应由监察人员参与，集体讨论；同时实行双公开制度，即制度公开、操作公开，用最低的成本让“私”在阳光下无处躲藏。

3.3落实制度，严格银行存款管理

金融系统及企业为加强银行存款管理，已经建立一整套成熟的管理制度，重点是要从管理制度的落实入手。具体来说，企业主要领导应有意识地定期轮换出纳，安排人员定期抽查银行预留印签分管情况，会计人员应逐笔核对每笔银行出入账的用途，不能简单核对月末、月初余额，开通银行存款手机短信通知业务，监管人员可适时监督银行每笔出入账。

3.4加强监管，防止挪用

挪用销售款项的多为企业单位内部人员，是在企业财务制度有漏洞或监管不到位情况下，因个人私欲而发生的个人行为，因此，要加强应收款项管理，必须建立备查账，建立健全管理、监督机制。

一是企业在签订合同时，应约定以银行转账方式收取销售款项，对于确需以现金方式收取的小金额销售款项，应尽可能缩短收取时间。同时还应根据合同约定，建立备查账，备查账要体现各阶段收款期限、金额、方式，以便适时分析，发现异常。

二是企业在以销售人员为主催收销售款项的同时，应加强财务监管，尽量避免销售人员单线联系，对于出现异常，未按合同约定及时到位的款项，应建立走访机制；如此，既可防止挪用公款现象发生，还可了解客户经营情况，防止发生经营风险。建立年度对账制度，在年末，企业应向各销售单位发送应收款项询证函，及时核对款项，在加强监督的同时，做到双方账目金额一致，防止产生纠纷。

三是开票人与收现人分离。在收取现金过程中，实行开票人与收现人分离，收现人凭借开票人开具的票据收现，最后将款项与现金进行核对，做到“钱票一致”，当天款项必须存入开户银行。此举可将“票款分离”，防止虚开票据，截留资金。