常晶

摘 要：随着高科技技术的快速发展，在人们日常的生活中，电子文件档案的数量在急剧增加，怎样对这些大量的电子文件档案资料进行有效管理成为现阶段需要解决的问题，本文以电子文件档案化管理重要性为主旨进行探究，通过对电子文件档案化管理的概述及优势进行分析，呈现出电子文件档案化管理的重要性，以提高档案管理人员素质、转变档案管理观念等方面给出有效的措施，希望能够为电子文件档案化管理的实践应用提供有效帮助。

关键词：电子文件 档案 管理 信息化

近年来，随着电子信息技术及网络技术的快速发展使用，人们在日常生活中往往使用电子文件进行信息处理，由此产生了大量的电子文件，电子文件的使用取代了传统的纸质文件，在为人们生活办公带来便利的基础上也在电子文件管理方面产生了新的问题，电子文件档案化管理方式的出现为电子文件的管理工作提供了新的思考视角。

一、电子文件档案化管理概述

在了解电子文件档案化管理的特点之前笔者先对电子文件做一个简要介绍，电子文件主要是指在一些数字信息化的设备环境中以数码形式进行存储的文件，这些文件以光盘、磁盘等内容作为存储载体，通过计算机对其进行相关处理与传送，电子文件已经成为人们生活中信息应用的主要文件形式，也是对人类文明进行记录的主要方式。电子文件档案化管理是针对电子文件提出的档案管理方式，它主要指的是在原有传统的文件管理基础上通过对电子文件的主体特征分析，在利用计算机与网络技术的过程中进行的自动有效的文件管理，这种管理能够为电子信息提供安全、优质的储存条件，同时也能够为社会信息使用者提供较为便捷、真实、准确、有效的电子信息，为人们的生活工作带来了极大的便利。

二、电子文件档案化管理的优势

电子文件档案化管理形式的出现以电子文件信息的管理为主，它区别于传统的档案文件管理，也由于传统的文件档案管理，这种优势主要体现在以下几个方面。

1.定期归档确保信息档案完整性。电子文件档案在归档的时间上区别于传统的文件档案，在传统的文件归档过程中，一般是在事件结束以后进行统一的归档，由于事件发生解决的周期不一样，很容易产生档案文件内容的缺失，但是在电子文件归档的过程在主要是在某一周期进行定时归档，定期归档的过程符合电子文件的自身特性，通过电子数码签名的认证以及访问权限设置，在避免电子文件档案出现泄露情况的基础上使电子归档的内容具有完整性。

2.认证归档确保信息档案真实性。在电子文件进行归档的过程中，以认证的方式进行归档能够确保电子文件档案的真实性。由于电子文件的档案是通过计算机进行整理归档的，在整理的过程中很容易出现信息改写等情况，因此在电子信息文件归档的过程中一般采用数字签名、身份验证、密码保护等形式进行传输归档，通过将电子文档与纸质文档进行结合归档的方式，确保了电子文件信息的真实性和准确性，使电子档案中的信息在完整原始的基础上具备真实性。

3.电子储存确保信息档案长期性。在电子信息文件的档案化管理过程中，其储存、保管形式也与传统的文件档案管理有区别，电子文件再通过磁盘等载体进行储存的过程中，面临着长时间带来的老化、变质问题，通过电子技术的不断发展，相较于传统的文件归档形式，电子信息文件的档案化管理具有一定的长期性，通过格式的转化，将信息保存在较大容量的相关计算机系统中，即保证了信息档案的长期性也便于对信息的提取查阅。

4.分類编号确保信息档案便捷性。电子信息文件自身的特殊性决定了电子文件的档案化管理与传统的档案管理在文件分类、编目上具有较大的不同，通过计算机系统的利用，在文件档案管理部门收到电子文件以后对文档进行特定分类号及档案号的编制存储，通过文件之间的相互关系，建立不同的标引和目录，以全方位、多元化的方式进行信息归档，这种管理增加了信息档案的便捷性，在进行查阅的过程中也减轻了相关工作人员的工作量，节省了一定的劳动资源。

5.权限查询确保信息档案安全性。在对电子档案进行查询的过程中，相较于传统的档案查阅，电子文件档案管理在增加档案提取便捷性的基础上，通过计算机技术进行合理的条件设置，以会员的方式进行身份认证，在便捷信息查阅的过程中确保了信息的安全性，也在一定程度上防止了不法分子对信息的不当利用。

三、电子文件档案化管理的重要性

1.提升了档案管理意识。电子文件档案化管理的过程能够促进档案管理工作者转变档案管理工作的思路，提升档案管理者的管理意识，这一意识的提升主要体现在以下四个方面，其一是电子档案化管理的发展能够加强档案信息化基础设施的建设，也在一定程度上提高了电子信息文件档案化管理过程中计算机等技术的应用水平；其二是电子档案化管理的发展能够促进我国电子档案信息资源的建设，实现完整的数字化档案馆，其三使电子档案化管理的发展能够加强电子文件档案目录数据库的建设；其四是电子档案化管理的发展能够加强电子文件的归档管理及系统化管理，电子档案化管理的发展在提高我国档案管理意识的基础上促进了我国档案管理事业的发展。

2.完善了档案管理制度。通过上文叙述我们发现电子文件档案化管理的过程与传统的档案管理有着许多本质上的区别，电子档案化管理的发展在使用计算机先进技术的基础上通过对档案管理人员的素质要求逐渐完善了档案管理的制度，总体而言，电子文件档案化的管理过程需要具备计算机档案管理技能的专业人才，他们通过将传统档案管理的经验与电子文件档案的特征结合起来，创新出有效的电子文件档案管理制度、办法，通过自身档案管理素质、技能的不断提升促进档案管理制度的不断完善，解决电子文件档案管理中出现的问题，在加强对档案干部管理的基础上不断加大档案材料的服务面和使用率，建立有效、合理、完善的档案管理制度。

3.推动了档案管理发展。我国电子档案化管理的发展是建立在我国实际国情之上的，通过科学发展观的指导之下，不断推进了我国电子档案管理事业的发展。档案管理的工作离不开人们的生活、工作，为社会信息的统计、记载提供着重要支撑，在当今电子文件的普遍使用过程中，随着文件形式、内容的不断转变，面对不同的信息需求者，电子文件的档案化管理能够为人们带来便利，提高问题解决的效率。在传统的档案管理中，根据人们对档案内容的需求，其工作层面呈现出平面化的状态，电子信息档案化管理的出现增加了档案的信息载体，促使电子档案管理变得三维立体化。电子档案化管理的发展能够对电子文件进行合理的数字化处理，在保障电子文件使用期限的基础上促进档案管理事业的立体化发展。

四、结语

总而言之，电子文件的档案化管理有着传统电子文件管理不可取代的优势，它能够以信息化的归档方式提升工作学习效率，在电子文件档案化管理的过程中通过对档案管理人才的培养，建立有效的电子文件档案管理信息化体系，在加强档案人才建立的基础上不断推动电子文件档案化管理的进程，使电子文件管理更加便捷、有序，为人们文件信息的储存、查阅提供便利。

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