姬勇国

烟台市中医医院

医院办公室档案管理工作的优化建设探讨

姬勇国

烟台市中医医院

伴随着社会经济体制建设的进一步完善以及新型医疗改革政策的提出，医院内的服务性工作也在逐渐的创新以及完善。医院内办公室档案的管理作为医院的记录资料备份，详细的记录着医院的历史信息以及医务人员的档案资料，在信息技术管理工作的完善中得到了优化性建设。本文针对我国现阶段医院档案管理中存在的问题进行了深入性探究，并且提出了相关的建议措施。

医院；办公室；档案管理工作；优化建设

近几年，社会的发展与进步，在现代化办公室管理工作中，每个部门之间的职责分化变得更加细致，促使办公室的档案管理工作成为了医院管理工作中必不可少的一部分。但是现阶段医院办公室档案的管理工作中仍然存在许多的问题，比如电子文件管理不够健全以及电子信息具有可变性以及不安全性等。因此医院应该进一步优化医院办公室的档案管理建设工作，充分发挥档案管理工作的重要性，从而促进医院的整体发展。

一、现阶段我国医院档案管理中存在的问题

（一）医院档案管理人员对工作重视程度不够

由于传统的档案管理方式过于深入人心，所以在现代化日常管理工作中，医院的档案管理工作人员不能够明确的意识到档案管理工作的重要，并且负责医院档案管理的工作人员并没有将其视为极为重要的工作，进而导致医院的档案管理进一步缺少实效性。为此医院内部的管理层以及档案管理人员要逐渐提高对于档案管理的重视，并且要深刻的认识到档案管理工作对医院整体工作的重要影响。

（二）医院档案管理人员的技术水平不足

基于医院内的领导层管理工作人员对档案管理工作的认识程度不够，导致医院的档案管理工作进一步缺乏完善性。在大多数的情况下，档案管理工作作为一项兼职类工作，医院内缺少档案管理工作人员的职位，并且一些兼职的工作人员并没有经过专业化的训练，使得专业管理能力有限，致使工作效率明显降低。

（三）医院档案管理工作创新不足

现阶段，即使档案管理工作作为办公室管理工作重要的一部分，但是没有跟随着医院其他工作的发展而改进，对于档案管理多数采用传统的手写模式。这种传统型手写档案不仅会增加办公室档案的成本，而且会导致医院内的档案管理信息缺乏，容易丢失信息，不方便及时查找以及科学化的管理，进而导致档案管理工作的效率明显下降。

（四）医院档案管理工作的制度不健全

因为医院内档案管理的实质性工作相对较为复杂并且繁琐，对于每项工作的有效开展有着极为重要的影响，所以，档案管理工作的实行不单单需要医院工作人员的有效开展以及进一步的维持，并且需要每一个部门之间的相互配合，并且针对医院人员的管理也要制定相应的制度来进行约束，如果没有相应的制度，档案管理工作的实际执行就难以展开。

二、优化办公室档案管理的有效措施

（一）档案管理者要提高对于办公室管理工作的重视

在医院的档案管理中，医院的管理者可以聘用专业性的档案管理人员对其进行合理的指导，从而增强档案管理人员对自身工作的认知。医院应该设立专业的档案管理工作岗位，将实际的档案工作分配给个人，强化档案管理工作人员个人的责任感。与此同时要进一步强化档案管理工作的监督性，逐渐形成较为良好的档案管理工作模式，推动医院档案管理工作的进一步发展。

（二）档案管理者要任用专业型人才

医院的档案管理者在任用期间要选用专业型人才，定期对员工进行专业课程的培训。医院应该邀请相对专业的工作人员对管理工作进行专业性的引导以及监督，并且积极开展关于档案工作管理的讲座，进而及时发现档案中存在的问题，并且积极采用科学合理的方法进行解决。另外，档案的管理人员对于档案的机密文件，要遵守《档案法》，进行相应的档案管理保密工作，要严格注意档案的安全性。

（三）运用高科技信息技术进行管理

对于医院的档案管理工作，要积极采用现代化信息技术手段，运用较为先进的管理方式，进而实现电子化的管理模式。在具体的管理工作中，医院档案的管理要求要进一步的提升，传统的管理过程往往会出现相应的弊端。基于此在现阶段信息化进一步发展的大背景下，计算机电子化的管理有效的解决了人工操作管理中出现的多种问题、要立足于医院的发展实情，逐渐将医院内的档案管理信息化，避免纸质资料出现的查找不便等问题。为了进一步强化医院内档案管理工作的有效进行，要不断的增强档案信息化建设。

（四）进一步改进档案管理制度

为了有效的保证医院内的档案工作的有效开展，就要求医院内制订一套较为完善的管理制度以及行为规范作为管理的依据。这样一来，不单单保证了档案程序化的有效进行，并且为档案的收集资料、整体资料以及档案的归放以及档案的保存都提供了相应的可靠性依据。除此以外，医院要规定出管理人员对档案资料的搜集时间以及搜集方式，从而确保医院档案管理工作的实际办公水平以及实际办公效率。因此建立完善的档案管理机制，能够进一步推动档案管理工作的实际操作，从而确保档案管理工作的有效进行。

结束语

综上所述，医院内的办公室管理工作，作为医院管理工作中重要的一部分，其运行发展与各个部门直接存在着极为重要的联系。现阶段我国在进行档案工作的研究与优化建议中已经逐渐改变了传统的工作模式，进一步强化医院办公室内的管理工作，有利于增强企业整体的办公效率，医院的管理部门要进一步增强工作人员对于档案管理工作的重视程度以及档案管理工作人员的专业技能，保证医院档案管理制度进一步完善。

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