杨赟

（驻马店市科技信息研究所 河南驻马店 463000）

基层单位档案数据库系统建设浅析

杨赟

（驻马店市科技信息研究所 河南驻马店 463000）

基层单位档案数据库系统指的是由原始纸质档案以及计算机数据库管理软件所共同组成的一套数据管理系统，它是一个可以实际运行的存储、维护和应用系统，主要用于单位档案的存储。但是，需要注意档案数据库系统与档案信息化不同，档案数据库系统的建设并不是简单的运用计算机技术将传统的纸质保存方式改变为电子化、数字化储存的形式。而是借助于强大的计算机技术，能够更有效的对档案信息进行处理。

基层单位；数据库；建设

档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以自愿共享的、具有着共同存取方式。将这些相互管理的数据进行调查、试验、统计、整理和归纳后存放在档案数据库中，进行合理的分类、归纳、规范化处理之后进行保存。

1 基层单位建设档案数据库系统的作用

基层单位建设档案数据库系统最早是由邓小平同志于1984年提出的。主张的提出对于我国基层单位档案数据库系统的建设起到积极的主导作用，而邓小平具有着高度预见性的主张也在今后的工作中得到了验证，基层党委档案数据系统的建设对促进档案工作的发展发挥了极其重要的作用。具体主要体现在以下几个方面：①档案数据的保存时间边变长。基层单位档案数据库系统的建设为基层单位在日常工作中数据信息的保存提供了一个新的形式，脱离了传统纸质档案保存的缺陷，给档案数据的保存提供了海量存储，又不占用空间，只需要一台计算机就能够完成档案数据的保存，方便快捷高效。基层单位由于工作繁杂，档案数据十分复杂，保存难度比较大。而且存储空间有限，很多档案资料年代已经十分久远，保存没有多少用处，但是丢弃又十分可惜[1]。而档案数据库的建设能够有效缓解这一难题，海量存储空间、而且保存时间久，能够有效保存档案数据；②大大提高了档案使用的效率。档案数据库系统的精髓不仅仅只体现在对于档案更完好、更全面的保存上，相较于传统纸质档案最大的优势还在于其工作的高效性。之所以进行档案保存工作，就是为了利用，档案数据库所带有的自动筛选、搜索功能，使得档案的利用更加便捷，因而可以大大提高档案的使用效率，提高档案的利用率；③可以大幅度提高整个单位的管理水平和科学决策水平。一个单位的档案管理水平，某种程度上反映了单位整体管理水平的高低。档案管理工作的信息化，可以改变整个工作思路、工作流程、工作方法。总之，档案工作以档案数据库管理系统的建立为契机，可以大幅度提高整个单位的管理水平和业务能力。

2 基层单位档案数据库系统建设现状分析

2.1 缺少档案数据库的顶层设计和统一规划

档案信息数据库的建设是一项长期复杂的系统性工程，系统的建设需要各个部门相互配合、通力合作。由于单位领导层观念的差异，未能形成统一的设计思路，造成单位各部门各行其道，档案管理数据库多家建立，分别管理，资源共享不足。有的基层单位对于档案数据库建设有着不同的看法，不同的声音存在，没有做到很好的统一思想，各部门对数据库建设支持不够，造成进展缓慢，最后只能草草建立，效果不理想。

2.2 技术水平不高

很多基层单位的档案数据库系统是用OFFICE办公软件中的ACCESS或者FOXBASE、FOXTABLE软件开发的单机应用的桌面型简易数据库，有些甚至只是用EXCELL软件建立的表单，查询功能不强，网络共享能力受限。有些单位的数据库开发技术人员业务素质不高，处于边学习边操作的阶段，数据库冗余信息过多，设计不合理之处普遍存在，导致数据库运行缓慢，效率低下。

2.3 档案数据库利用率较低

由于对档案管理工作重要性的认识不足，缺少有效使用档案提高决策管理科学性的认识，使得档案数据库建设只停留在刚刚建立，未能有效利用的阶段。

3 基层单位建立档案数据库系统对策分析

3.1 加强顶层设计与规划

基层单位档案数据库系统的建设是一项系统性的工程，需要投入大量的人力物力财力。因此，有关单位领导必须统一思想，高度重视单位档案数据库的建设工作，并制定出一套可行的指导方针。由专门的人进行负责，而且明确责任，责任要落实到个人，确保档案数据系统的顺利建设。单位各部门必须统筹规划，合理布局，提供本部门数据库建设的蓝图，并会同有关部门对数据库规划的可行性进行论证，提出档案数据建设的具体意见[2]。各部门应根据宏观规划的要求进行详细具体设计，以实现全局共享为目的，突出数据特色。

3.2 加强数据库建设技术能力

当前，计算机技术迅猛发展，我国计算机硬件与软件建设也取得了长足发展，但计算机硬件核心技术，特别是中央处理器（CPU）技术仍然掌握在美国等少数发达国家手中。软件技术更是掌握在微软等少数跨国公司手中，这对保证基层单位档案数据库系统的安全是个很大的威胁。软件技术，特别是数据库软件技术更新换代速度十分快，这给拥护的使用造成了很多麻烦，使用不是特别方便，特别是对于一些年纪稍大的工作者，接受新事物的能力比较弱，对于更新换代频繁的数据库软件技术有着无所适从的尴尬。因此，这也给基层单位档案数据库的建设与推广带来了一定的难度。比如，ACCESS是微软公司开发的OFFICE软件包中的一部分，这套软件虽然操作方便、易于上手，即使没有多少计算机技术的人也能轻松上手，但是这套软件有个致命的缺陷，那就是安全性能不够。这在保密性要求很高的档案数据库建设中是致命的缺陷。令人欣慰的是，近年来国产数据库开发软件蓬勃发展，这极大增强了基层单位档案数据库建设的可行性。

3.3 提高数据库利用效率

随着基层单位工作的不断发展，对于档案数据的需求也越来越强烈，要求也越来越高。档案数据库的规划、设计、实施、管理、维护、标准建设等一系列工作对于基层单位档案管理人员提出了更高的要求，需要有一定的专业技能和计算机技能。不仅要掌握档案理论、档案管理的基本技能，还要掌握计算机技术，数据库管理的基本技能。这样，才能在建设好数据库的同时也充分的利用好，实现数据库建设对档案工作的促进作用[3]。

[1]吕宏志，郭磊.浅谈基层单位档案管理中的问题及对策[J].浙江：浙江财经大学报，2012.

[2]杨志刚.谈基层单位档案管理中存在的问题[J].理论观察，2013.

[3]严师.事业单位档案管理问题及对策研究[J].理论观察，2013.

G270.7

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1004-7344（2016）02-0275-01

2015-12-28

杨赟（1983-），女，河南驻马店人，工程师，本科，工程系列电子专业。