档案管理信息化建设若干问题的思考

2016-07-12杨俊蓉

大科技 2016年14期

关键词：档案管理信息化建设

杨俊蓉

（中航工业陕西航空电气有限责任公司陕西兴平 713107）

档案管理信息化建设若干问题的思考

杨俊蓉

（中航工业陕西航空电气有限责任公司陕西兴平 713107）

随着信息化技术的到来，我国很多行业都选取了信息化的管理模式，即节省了大量的时间，又很大程度上提高了工作效率。在这样的基础之上，档案管理信息化的建设就显得非常重要。随着信息化建设不断完善，给我国档案管理提供了一个更好的发展实际。在减少档案管理投入人力的同时，大大的提高了档案管理的工作效率和准确性。使得档案管理在需要时，能快速准确的找到。通过信息化建设，能使档案管理和其他行业紧密的联系起来，为我国社会的进步做出了很大的贡献。现对档案管理信息化建设的问题谈点自己粗浅的认识。

档案管理；信息化建设；若干问题；思考

引言

随着社会的发展，科技的进步。信息技术影响着我们生活中每个方面。信息化正在改变着我们的生活方式和社会活动方式。而档案是人类发展的必然产物，所以信息化的建设在档案管理方面尤其重要。随着信息化时代的到来，档案管理为了适应社会的发展，一直向着信息化的方向发展。最近几年国家档案部门对档案管理信息化的建设投入了更多的关注，现如今档案管理部门也把建设档案管理信息化做为首要的发展目标，在提升档案管理工作效果的同时，紧跟时代发展的潮流，实现档案管理信息化建设。

1 档案管理信息化建设的重要性

1.1 档案管理信息化建设是数字化管理的前提

随着我国颁布关于档案管理的法律法规越来越完善，使得档案也要遵循法律法规的条例进行信息化、科学化、合理化、规范化管理每一份档案。随着时代发展，大数据越来越多。很多的产业都向数字化的方向发展。每一个公司企业要想实现数字化管理，就必须先实现信息化的建设。这就要求档案管理对电子档案进行更加有效合理的建设，使得档案管理更加真实安全[1]。

1.2 档案管理的信息化建设是社会发展的必然趋势

随着我国计算机技术快速的发展，使得我国信息化技术越来越成熟，应用的范围也越来越广泛，所以信息化建设能为档案管理提供更加有效的科学化、规范化、简单化。现如今几乎所有的档案部门都使用计算机办公，档案管理人员也能熟练的掌握完成文字和资料的打印、传输、储存。随着我国计算机的发展，网络软盘和相关办公软件发展应用，使得档案管理工作更加方便、快捷、生动。使得管理者能使用上高质量的档案管理工作。

1.3 档案管理信息化能加快查找速度

档案需要查阅的时候能否快速的找到所需要的档案是决定档案管理好坏的重要标准。传统的档案管理模式在需要查找的时候，需要人工进行翻找，在翻找的同时对人力物力的需求量是非常大的。有的时候因为一些客观的因素，使得档案在查找的过程中不能很快的找到答案，就会对用户造成很大的损失。但是，档案管理信息化就能很好的解决这个问题。因为很多相关的档案都被存储在同一个档案系统当中，在查找档案时，只要输入相关的信息就能很快的找到所需要的档案。大大减少了人工翻找档案的时间，提高了工作效率。

2 档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 档案管理人员对档案管理信息化的认识不全面

在现如今的档案管理中，很多的档案管理人员认为档案管理信息化的建设只是为了单纯的存储档案，和管理档案，方便在档案需要的时候进行查找，但是他们没有认识到，档案管理信息化更是一种新型的管理模式。档案管理信息化建设的目的是为了让档案管理和其他一些相关的部门紧密结合起来，形成一整套综合的管理系统。随着社会的发展和进步，档案办公网络信息自动化也更加得到所有人的认可。只有形成一整套综合的管理系统才能保证我国档案办公网络信息自动化健康平稳的发展。而不是人为档案管理信息化建设只是一个存储和查证的手段。档案管理人员对档案管理信息化的认识不全面是目前我国档案管理信息化建设中存在的主要问题[2]。

2.2 档案管理信息化系统建设不够完善

一套完整的系统能对档案管理信息化起到实质性的作用，但是我国历史太过繁杂，而且在档案管理过程中，对档案的质量要求没有统一的规定。档案管理工作人员在计算机系统输入相关信息的时候就会造成相关信息的遗忘和缺失[3]。在加上对档案管理信息化认识的不全面，只觉得把相关的数据存储在电脑系统中，就能实现档案管理的信息化，这是远远不够的。综合以上几点，由于档案管理信息化系统建设不完善，很容易造成相关档案失真、数据错误、甚至会产生数据垃圾的后果，对相关重要的档案造成损失。这也是目前我国档案管理信息化建设中存在的主要问题之一。

3 提高档案管理信息化建设的有关措施

3.1 档案管理工作过程一定要规范化和标准化

规范化和标准化的工作流程，是实现信息化技术管理的重要条件之一。在档案管理信息化中也不例外，规范化和标准化的工作流程既能保证信息化建设能顺利的进行，更能提高档案管理的工作效率和工作质量，在档案管理信息化建设过程中，为了提高工作效率，可以使用高新科技技术利用红外线扫描技术把纸上的资料转换到电脑上，在红外线扫描仪识别不出的文字和资料通过人工输入的方式，把纸上的文字输入到电脑当中。不管是哪一种输入方式在操作的过程中，一定要进行规范化和标准化。尽量避免不真实数据、垃圾文件、错误文件现象的发生。

3.2 建立网络档案数据库进行动态管理

在建立网络档案数据时，要把档案管理和高科技技术紧密的结合在一起。采用红外线扫描仪、计算机、高清晰打印机等一系列高科技技术，把人工整理好的档案资料，输送到计算机管理软件中实现存档管理，就可以很好的实现信息化的档案管理，使得档案管理在查阅、统计、归档等相关工作更加方便、快捷、准确。在这基础上要建立一个完整的档案网络化管理体制。根据档案的不同进行分级管理，然后把这些小的局域网通过计算机系统巧妙的结合起来。就能实现档案管理的网络化。要想实现网络化，就需要档案管理人员在整理档案的过程中要非常仔细，不能出现一点错误，提高档案的准确性，实现信息化建设首先要根据不同的档案进行分级管理[4]。

3.3 建立电子档案管理体系实现自动化管理

档案管理信息化的建设的出发点，就是为了在档案查找和检索过程中更加方便快捷。档案管理工作人员要把一个档案中的信息和资料编制成一个电子档案，并且进行分门别类的管理，一个人负责一片区域的档案管理，当人们需要自己档案时能体会到信息化建设带来的好处，电子档案管理模式的建设，既能避免档案管理中出现信息流失的现象，又能很大程度上减少工作量。还能使档案永久的保存下去。