陈春荣

[关键词]档案信息数据库；要求；方法

档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联”、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。

一、档案信息数据库建设的关键所在

实现档案信息数据库建设的关键，是要首先抓好档案目录数据库建设。档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。目录数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。？在档案目录数据库建立的基础上，既要考虑建立档案目录中心，实现一定范围内档案内容互补和档案信息资源整合，又要更大限度地发挥档案效益。

二、档案信息数据库建设顺序

首先是收集档案信息。传统档案的数字化和电子文件是档案信息的主要来源，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。……