王雨舟

摘 要：当前社会，世界经济竞争模式已由资本竞争转变为技术竞争，高技术产业成为知识经济的支柱，档案在管理和公司核心技术的保护是企业技术高度发展的生命线及其产业发展命脉。提高企业资源，丰富国家档案资源的重要措施是高效地组织、管理高新技术企业核心技术档案资源。作为无形资产和宝贵的财富，其固有的核心技术信息资源，发挥了不可估量的作用。

关键词：核心技术 高新企业 档案管理

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）06（b）-0106-03

1 高新企业核心技术档案概述

通过比较分析基础数字材料，纵观企业发展的兴衰史，可以选择找到最好企业发展道路。而企业的核心技术文件是企业信息数据库中的核心和最基本的组成部分，它见证了企业成长发展的过程，反映了企业各部门管理的历史和现状，是企业知识积累的历史，也是企业无穷无尽的信息资源。但核心技术档案该如何界定且如何有效地管理？

1.1 核心技术档案的界定

高新企业核心技术档案作为高新企业内部生产活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业从显性知识积累的精华。

1.1.1 核心技术档案的定义

所谓核心技术档案，是指在高新企业档案中涉及企业管理和企业运行中关键流程的档案。如高新企业技术情报档案、以及最重要的新型专利档案等，它们都与高新企业生产管理过程中的企业管理流程规划、企业员工管理、企业竞争情报关联极其及其密切。所以说，当企业中核心技术档案信息管理显得尤为重要时，高新企业核心技术档案才能够为公司增加财富。

1.1.2 核心技术档案的特点

高新企业技术核心档案由数据型、信息型、知识型档案构成。

首先，数据型档案是对事（或物）实际事实的记录，其主要产生于企业的财务部门和生产流程系统。企业的数据型档案可根据高新企业的实际需要转化成信息型文档和知识型文档，并在此基础上进行深层次的技术信息管理和挖掘，为企业的生产发展提供服务。其次，信息型档案是对事（或物）实际过程的记录。这种类型的档案可以按照使用的要求直接使用，同时也可以转化成知识型文档再进行使用。例如企业中的会议纪要、重要事件记录、文件档案、客户往来账目文件档案、质量检查记录档案等。其中很大一部分信息型档案可以直接管理，而有一些信息型档案，如数据图表，则可通过专业的方法进行分析和判断后再转化成知识型文档，从而进行管理。最后，知识型档案是对事（物）及其运行规律认识（或下结论）的文档资料，如企业科技研发报告、企业规划计划报告、企业产品设计文件、企业工作总结等。很明显企业核心技术档案不能直接创造经济利益，但企业核心技术档案是企业中最重要的无形资产，它能够为企业领导提供企业各方面信息，以辅助岗位为生产一线服务。

1.2 核心技术档案的管理的功能及要求

1.2.1 高新企业核心技术档案管理的功能

首先，高新企业管理核心技术档案可以理清并发现企业目前已有的、必须拥有的以及未来必须获取的企业技术。其次，通过核心技术档案还可以评估企业现有技术的强弱项，管理效率、核心技术的竞争力及潜力。第三，通过高新企业管理核心档案可以对核心技术做最有效的规划、分配与运用。第四，经过对技术调查、改善、更新，充实企业本身的核心技术。最后，核心技术档案可以保护企业核心技术领域及其知识产权。

1.2.2 高新企业核心技术档案管理的要求

我们针对核心技术档案应具备的功能，应对高新企业核心技术战略管理应实施的策略提出以下要求。

第一，提高高新企业管理创新能力：传统的系统管理导入不代表适用于未来的发展。高新企业可采取的方法是采取适度的分散权利，内部通畅的沟通系统，放大授权，并且采用和谐的人性化管理，最终形成以技术创新为平台的企业文化。

第二，拟定核心技术的研发管理规划：企业应拟定一份适用于企业本身特点的中长期创新技术发展规划蓝图，以引导企业研发资源向重点核心技术能力方向发展。第三，重视培养专业人才：企业必须重视档案管理团队的培养与发展，专业领域的专业人才是企业最宝贵的资源，企业具备核心技术创新能力的根本是具备优秀的技术人才。第四，具备持续的技术创新能力：企业技术创新对于高新企业来讲是在同竞争行业中拉开差距最有效的策略，同时高新企业只有重点发展核心技术能力，才能在市场上占有优势。

2 对高新企业核心技术档案管理现状评述

在当今诸多的理论观点中，信息资源管理、企业资源管理以及档案后保管理论，都引导着企业的档案管理活动逐渐变化。

2.1 现阶段高新企业核心技术档案管理

我国高新企业崛起较晚，对于其核心技术的档案管理工作在国际范围内尚属于浅层次。但近三年来的研究成果呈逐年上升的趋势，这也说明企业核心技术档案管理逐渐成为研究热点。

2.1.1 核心技术档案分级管理机制

现阶段，高新企业的档案管理主要是分级管理机制。分为公司级和部门级双层管理，每个部门产生的文件有的放在自己部门保管，有的放到其他部门保管。还有一部分由公司综合部门进行保管。

2.1.2 高新企业档案人员以兼职为主

由于其分级管理机制，人员配备与企业档案工作不相适应。致使各部门档案管理工作由本部门秘书或其他工作人员兼职管理。没有设置专门的档案工作人员。这些兼职档案员工作压力较大，工作内容繁杂，既要完成部门技术工作，又要督导本部门文件的形成、积累、保存、整理、移交和部门服务器管理的工作。

2.1.3 档案采用“谁用谁管理”制度

高新企业一般采取“谁用谁管理”制度，各部门一般是项目负责人对其利用的档案负责。每个部门采取的管理制度大不相同。主要依据本部门的工作特点和工作习惯来制定。并且，档案保管范围也是各部门依据自己部门产生的文件制定其档案保管范围。

2.2 高新企业核心技术档案管理存在的问题

目前，高新企业间的高科技竞争已日趋白热化，情况也比较复杂。许多中小型高新企业由于核心技术保护意识不强、管理不善而导致项目流产以致企业破产。

2.2.1 高新企业核心技术档案管理组织机构设置相对落后

根据调查发现，很多企业虽然对自身的信息技术、信息设施建设、系统运行维护、信息人员教育等进行过研究分析，甚至很多企业聘请专业的公司进行详细的系统测评，但绝大多数企业还没有将对现有问题的理解转换成实际行动，没有大力地进行改革。很多中小型高新企业在信息化投入中只重视硬件的配置，但不重视软件的投资，不愿意或没有投入足够时间和精力对企业员工进行专业的信息资源管理的培训，信息管理处于放任状态，很少以制度化和规范化方式进行信息资源管理。

2.2.2 高新企业核心技术档案开发利用率偏低

档案工作者的大部分的时间和精力一直集中于档案收集、鉴定、整理、保管等主要业务上，而很少考虑到企业如何能够凭借档案工作获取实际利益。这样，档案工作就缺乏自身的内部动力，自然就被企业管理层冷落。高新企业决策者面对大量未经过处理的初步信息感到无从下手，难以决断。同样，企业高层在决策中也很少会借助企业信息部门的帮助，导致决策缺乏战略性，从而影响了企业的长远发展。

3 高新企业核心技术档案管理发展建议

要改善上述情况，应顺应时代变化，与时俱进地改善传统档案管理系统，将高新企业核心技术档案管理的着重点放在以现代信息技术应用为基础的信息化进程中，并对现有的旧系统进行实质性的变化。从而探索出能够更好地适用于高新技术企业的档案管理新方向。

3.1 核心技术档案机构设置建议

核心技术资源管理体系需要有专门的机构或人员来负责，使各个系统正常地运行与维护，根据企业类型、规模和内部管理机制的不同，可以选择不同种类的机构设置。

3.1.1 小型高新企业档案机构设置

若是小型高新企业，可以设置一个综合档案室，挂靠于总经理办公室或高层办公室下，配备一名或几名专职档案员来进行专业化的管理。其工作内容是将各部门档案集中统一管理。

3.1.2 中大型高新企业档案机构设置

若是中型的企业，构建图书、情报、档案一体化的档案管理中心，如档案信息中心，需要授权于一名首席信息主管，负责档案中心的所有业务，企业可以进行“三驾马车”式管理；若是大型的高新企业，可以专门设置新的管理机构。该机构在建设之初，可以遵循企业原有的档案机构基础。根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，新设置的机构既可成为企业下设的单独的二级机构，也可以挂靠在总经理或高层领导的办公室下，充分利用综合性、协调性部门的优势，发展新部门业务，在实施一段时间之后，业务稳定后，再划分为独立的二级机构。

3.2 核心技术档案基础业务建设建议

当今社会环境的变化和企业自身竞争的要求促使企业抛弃以往闭门造车的状态，需要将视野拓宽到企业外部。主要方式有以下几种。

3.2.1 积极与中介组织合作

积极与档案的中介组织进行合作可以深化本单位档案机构职能。借助发展成熟的档案中介组织，如档案研究部门、档案事务所、档案服务中心的力量，提供高质量、有信誉保证的规范化服务。与中介公司的合作不仅可以充分高速地进行高新企业信息资源建设、从整体上优化企业资源，同时，也可以借鉴中介公司的档案管理建设思路，为今后的档案工作开展提供良好的基础。

3.2.2 扩大档案收集范围

加强对高新企业活动中设备运行记录、产品的测试、化验、检验等记录的管理。原始纪录的现实作用虽然得到公认，但由于其数量巨大，许多企业并没有把它们作为档案进行管理。企业的原始记录不仅能够准确反映相关活动、作为企业活动其规律的可靠凭证，同时也可以实时地提供丰富、客观的细节信息，而且还是在企业经营贸易中经常被要求查询的凭证性文件。为了保障现代企业在市场竞争中的利益，企业必须将原始记录纳入档案管理范畴进行科学管理。

3.2.3 提供档案现代化管理

档案工作也应该纳入计算机网络管理中。将其与行政办公系统相衔接，建立一体化办公平台，实现文件形成、报送、接收、编目、整理、数据著录、提供利用等的一体化；方便企业内部职工的查找利用。同时借助企业的局域网，可以逐步将室藏的核心技术档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现企业系统的档案信息资源共享。在档案工作管理的形式上，可以把价值小、保管期限短的档案放到产生的部门，更利于日常工作的利用。综合档案室只需在网上保留基层档案信息，其重要的工作任务是管理核心技术档案，随时准备为利用者提供所急需的档案。由于核心技术档案的特殊性，高新技术企业最好要备有微缩或复制件，在日常工作中代替档案原件提供利用，防止原件遭受不必要的损害。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。

3.3 核心技术档案数据库建设建议

3.3.1 核心技术档案数据库构成

核心技术档案管理体系由核心技术资源库，核心技术资源服务系统及核心技术资源整合系统三部分组成。其主要工作流程为：

3.3.2 核心技术档案数据库的职责

第一，进入核心技术资源整合系统。核心技术资源整合系统的主要职责是：及时、全面地收集企业内外的各种信息、知识、技术资料，对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，将有序的、系统的企业技术资源存入核心技术资源库。

第二，是核心技术资源服务系统。核心技术资源服务系统的核心作用是被利用，所以整个系统的终端就是核心技术资源服务系统。它的功能是为高新企业各部门技术资源和核心技术的利用分享提供一个便捷的出口，各部门可以通过有效的检索途径和系统的服务窗口进行及时利用。

参考文献

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