刘春节

【摘要】对于档案数据库来说，它的基础是档案的本体管理。与此同时，档案数据库还要满足数据库设计的需要和应用发展的需要。它不仅包含了档案实体信息和管理信息，还包含了管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据，是依据一定的模型进行组织数据的集合。在长时间的发展中，数据库凭借自身巨大优势证明其地位，在进行信息资源的组织和管理，实现信息资源的共享中，数据库是最好的处理方法。文章具体分析了档案管理理论对档案数据库建设的影响，为推动档案数据库发展提供参考。

【关键词】档案管理理论；档案数据库；影响

在数据的冗余度和管理效率等方面，档案数据库都发挥着重要的作用，另外，在数据完整性上，档案数据库也扮演着重要角色。实际上，对于各种档案信息系统的运转来说，档案数据库都是其关键组件，同时也是实现档案信息化发展的重要工作。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

在管理学的层次上，管理活动的基本目的都是实现管理对象的有序化。而对于档案管理来说，它的基本目的就是实现档案有序化。这种有序化不仅体现在档案实体管理的有序化，还体现在信息管理的有序化。要把数量较多的，同时还有一定的复杂性的档案实现有序化，最基本的方法就是分类的方法。在档案理论界里，逻辑主义以及历史主义的分类理论都被广泛认可。对于逻辑主义来说，其分类的思路是通过档案的主要特征，进行基础分类。另外，要按照严格的形式逻辑来进行划分。

一般情况下，要加强对于档案的实体管理，通常使用历史主义的分类理论，依据全宗进行分类整理。实施对于档案内容信息管理时，通常可以使用两种途径，不过一般情况下是以逻辑主义分类方法为主要方法。在进行档案的数据库建设时，通常是在它的来源单位基础上建立实体数据库，事实上，这是把全总或者全宗群设置为建立数据库的范围，利用视图和索引，实现对内容的逻辑管理。这样一来，在数据库建设里，档案管理理论内部的“二元主义”得到充分融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案的管理基本理论认为，进行档案实体管理时，只有通过维护档案的本质，尊重档案的本性才可以发挥其作用。通过历史主义的途径，做到对全宗原则的遵守，可以进一步推动档案数据库建设，具有一定的指导意义。事实上，全宗原则是进行档案实体分类的途径，它也是人们经过多年研究得出的经验，具有一定的价值。在建设档案数据库时，把全宗设置为它的基本单位，而对于数据库的内容来说，它体现的是现实的实体单位中的历史记录。另外，方案數据库可以保障档案数据的可靠性，这些都是仅仅依赖逻辑分类方法难以实现的。除此之外，通过全宗原则，进一步指导档案数据库的建设，可以保持档案的原始性和记录性。

三、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础

在自由来源原则里，它认为全宗一方面具有历史性和客观性的特点，还有逻辑性的特点，这是一种全宗理论的突破。在现在很多专业性较高的档案里，逐渐打破了对于传统的全宗范围的约束，依据专业系统实行集中管理和统一管理。举例来看，通过项目档案和城建档案等，一方面尽管打破了项目进行参与组织全宗的完整程度，另一方面也有效保障了进行项目档案维护的完整程度。在很多情况里，要保障后者的完整性，因为它的完整性更具有现实意义。

在这其中，工程项目就是逻辑上的全宗单位，所以，全宗理论自身的发展过程就是一个演化过程，并不受狭义上的全宗观念所阻碍。自由来源原则理论的提出有重大意义，它不仅为城建方案数据库提供理论基础，还为项目档案数据库提供理论根基，通过把逻辑全宗设置为单位，可以符合管理层面的要求。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

对于逻辑分类法来说，它在档案数据库的内容管理工作中应用型比较强。众所周知，进行档案实体的管理时，只有按照原来的面貌实施管理才可以提高档案管理有效性。不过，由于档案内容信息比较复杂，所以对于内容的需求也存在多样性。在数据库建设时，通常只有借助于有限的基本表来体现档案实体纪录内容，而我们没有必要按照不同用户的不同需求来实现数据库重建。在进行逻辑需求层面的表达时，数据库的管理手段比较强大，所以可以按照我们感兴趣的相关特征，借助于索引和视图等内容实现档案数据库的逻辑重组。这就好比魔方，它可以不断变换，以此展示我们所需要的信息。另外，在计算机环境里，因为软件和硬件共同发挥作用，屏蔽了很多对用户没有作用的内容，所以用户可以操纵视图，就像对基本表的操纵一样，好像真的实现按照特定特征进行实体分类工作。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

在现在的档案信息化进程里，电子文件管理已经发展成必须面对的课题。在信息化环境里，电子文件实现了对业务全过程和结果的完整纪录，所以可以保障电子文件的真实程度和完整程度，具有明显的意义。另外，在电子文件的生命周期理论里，电子文件从出现到消失的过程是一个运动的过程，所以对于电子文件生命全程的管理中，要把它放在电子文件管理系统的设计里，记录其运动全过程。对于档案数据库来说，怎样在电子文件管理环境里发挥其作用，需要电子文件的管理理论提供理论支撑。和传统意义上的档案事后管理不一样，在现代电子文件管理中，要坚持前端控制的原则，统筹分析文件管理过程的相关目标和要求，进一步分析文件管理的相关规则。因此，在对文件的相互数据和结构进行设计时，要充分考虑文件管理活动内需，及时收集进行前期控制时所需要的数据，提高电子文件的真实性和可靠性，保障其完整程度和安全程度。

六、总结

在进行数据库建设时，档案管理理论作为其理论基础发挥着指导作用，对于档案分类理论来说，它在一定程度上对档案数据库的建设起着导向作用，对于全宗原则及其理论发展来说，它对于档案数据库建设发挥指导作用，而对于自由来源原则来说，它为专门档案的数据库建设提供理论基础；另外，逻辑主义分类思路促进档案数据库的内容管理；最后，.电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养。综合来看，这些理论都在一定程度上推动了数据库建设工作，实现档案数据库发展。

参考文献

[1]戴维·比尔曼著，王健等译.《电子证据———当代机构文件管理战略》，北京：中国人民大学出版社，1999 年.