尹昱

摘 要： 人事档案管理作为管理建设中的一个非常重要的环节，与发展进程中的各个环节息息相关，如果档案管理环节出现失误，那么学校的整体发展必将受到影响。档案管理人员需要不断进行规范，逐步提升管理水平，能够对档案进行安全存放、合理归档。文章从保存、定期检查、分门别类归档、安全存放、备份等方面对如何有效提高人事档案管理效率进行研究与讨论，不断促进档案管理向标准化、健康化、合理性发展。

关键词： 人事档案 管理工作 思考与建议

一、引言

随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，学校的管理水平也在发生非常大的变化，而人事档案管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约学校的管理建设水平，不能保障学校的权益不被损害。为了实现学校管理建设的快速增长，我们需要逐步实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化与自动化等，让档案管理进行一体化发展，同时实现档案材料的归档、存放、保存、备份等，不能把人事档案管理分开讨论。为此，我们需要构建完善的人事档案管理机构，对档案进行安全存放、合理归档。

二、新时期人事档案管理的简单叙述

人事管理是学校教职工信息的重要载体，全面记载教职工的基本情况，反映他们的个人经历、能力和德才综合表现，是学校全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，人事档案管理不断向信息化、数字化、网络化、自动化发展。

三、新时期人事档案管理的重要作用

随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生非常大的变化，以期适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录。企业档案管理在企业管理建设中占据非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

四、研究与分析人事档案管理的优化方法

1.把人事档案进行收集和归档，便于统一管理。

学校档案管理人员对档案进行保存的时候，需要对学校的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，便于统一管理，进而保障学校的权益。

2.对人事档案需要采取备份管理，以备不时之需。

对人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时使用，以这样的方式进行档案管理，可以有效减少资源的损耗、丢失。

3.对人事档案需要进行不定时检查，对人力资源循环了解。

对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对学校的人事档案进行不定时检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量保护学校的人力档案资源完整而没有外泄，以免引发一些损害学校利益的事情。

4.对人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系。

对人事档案需要进行定期修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。

5.对于不同类别的人事档案，需要分门别类进行安全存放。

学校在发展过程中，需要分门别类，将不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值的档案，进行特别保护。一定要严格地保存完整，并保证时间的持续性，否则一旦资料丢失，处理起来就会相当麻烦。在此过程中，还需要逐步地建立较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候顺手拿出来，使得学校的资料管理方面更加健全、完善、稳定。

6.对于一些特别珍贵的人事档案，需要进行特别的保护与储存。

学校在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值和意义的档案，并对这些特别的档案材料，需要进行特别保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护与储存，以防在需要资料的时候，翻遍所有资料库都找不到需要的资料。那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费了人力资源，更不能达到预期效果，得不偿失。

五、结语

在学校的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源安全、不外泄，我们需要对人事档案进行管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为学校的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而确保学校的正常开展而不被影响。

参考文献：

[1]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学，2007（04）.

[2]蔡跃江.以信息化建设为依托强化高校人事档案管理[J].黑龙江档案，2011.