李国新

【摘 要】高速公路建设项目的相关文件档案材料和工程档案监理是高速公路建设项目实施过程中的一项重要工作，构成建设项目相关档案的文件材料，既是工程建设的真实记录，又是全面鉴定工程质量，日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据，它既服务于项目的建设、维修、管理、养护，又为国家长远工程建设服务，因此重视档案管理及相关的行为具有十分重要意义。

【关键词】高速公路 监理 档案

1工程档案监理常见问题

1.1档案资料管理要求不统一

（1）同一项目，不同的参建单位或部门，所使用的档案表格形式不统一。（2）在同一工程中，不同的施工阶段所使用档案表格也存在差异，且有的表格本身设计的就不合理，对其中的填写要求没有进行必要的说明，由此导致不同的人填写出的表格内容不尽相同，无统一规范可言。

1.2档案盒整理不规范

（1）案卷题名不规范，无标段名称、无起讫桩号，或案卷题名重复，主要表现为试验、图纸档案资料以（一）、（二）、（三）标注区分，应通过月份、批次及主要内容等予以区分。（2）档案盒脊背案卷题名等内容涂改。（3）档案盒脊背档号与流水号盖在同一行，档案盒正面未盖档号章、流水号，或者档号不规范，盖成01、02等。

1.3目录填写不规范

（1）卷内目录不规范，每页不是规定条目。（2）卷内目录责任者不规范，为整页合并一格书写。

（3）卷内目录文件题名相同。

1.4资料内容有缺失

（1）原始记录、检测记录、质量检验评定表等重要表格中标题栏未填写或填写不齐全。（2）原始记录、转序申请批复、内业资料、试验资料等存在签字不全、漏签字、代签字等现象。（3）个别页码有漏打现象。（4）表格中内容填写错误的，用涂改液进行修改，且修改后未经盖章确认。（5）备考表中应说明的问题，填写不详细。

1.5竣工图整理不规范

（1）竣工图与变更后的工程实际对应不上，主要表现为部分变更未在竣工图上修改。（2）竣工图纸案卷题名不正确，如只写明“C册”等字样，档案盒缺起止日期。（3）竣工图未加盖竣工图章，或竣工图章漏盖。（4）竣工图没有备考表。

1.6照片档案不规范

（1）照片档案流水号、案卷号不正确，保管期限未填写。（2）照片档案卷内目录序号多本连续编写，照片标题重复，序号与照片不符。（3）照片档案无总说明，立卷人、检查人未签字。

1.7变更资料不齐全

（1）变更档案资料不齐全，部分变更文件资料未进行归档整理。（2）变更档案目录未予以录入。

1.8档案资料未及时形成

（1）施工过程中的档案资料未能及时跟进形成，之后资料造假，内容失真。（2）现场施工记录、转序申请等资料需及时填写，原材料试验记录、检测试验需及时送检，，且相关资料要真实、数据要准确。但有些档案管理人员未能做好现场资料的填报及确认，而是事后补做，造成施工资料不齐全。（3）由于项目参建单位对施工资料管理工作的不重视，相关人员不填写有关资料，而是由资料员全权代劳，有的施工人员签名、监理验收记录、结论，甚至是监理的签名也由资料员或别人代签。

2工程档案监理管控措施

（1）提高觉悟、思想重视。提高项目参建单位的重视程度及人员素质，要从根本上解决档案资料管理存在的问题，就应该指派专人负责资料的管理工作，要权责分明，并加强过程中的跟踪检查。要提高专业技术人员的业务水平，并定期派人参加培训及学习规范。

（2）建立体系，明确责任。高速公路监理组织机构，特别是项目总监理工程师办公室应对档案管理工作予以充分重视，在进场之初就把档案工作放在与工程质量、进度、费用监理三大控制工作的同等地位来抓。要求各施工单位、监理驻地办、试验室必须成立以部门负责人为第一责任人的档案管理体系，第一责任人对本单位负责，档案管理员直接对第一责任人负责。要求各部门档案管理设专室、专柜，并在项目内部管理中赋予档案管理员相对的职责与权利，确保岗位明确、责权一致。

（3）抓住源头、实事求是。在公路工程建设档案管理过程中，重点难点就是档案资料的真实性，档案资料如果不能如实反映工程实际状况也就失去了存在的意义。因此在档案管理工作的实际操作中，我们要求内业人员要对文件资料的真实性负责，注重每一张内业表格的质量，各项数据要来源于现场，不得胡编乱造、闭门造车，要作到内容真实准确、经得起推敲、经得起核实。同时要求监理工程师对所签证的各项现场检验单、转序单、交工证书、质量评定、试验资料不仅要坚持监理原则，还要对资料本身的真实性把关。

（4）认真整理、及时归档。及时完成内业资料仅仅是做好档案工作的第一步，如果不及时收集、不及时整理，同样会造成资料的混乱、失真、颠串，给档案的整理工作带来不必要的麻烦，甚至直接影响档案材料的质量。所以我们要求内业管理人员一定要做到及时完成、及时收集、及时整理。做到完成不过时，收集不过日、整理不过月。

（5）加强培训、统一标准。由于各参建部门档案管理人员业务水平参差不齐、文体理解各有不同，势必给同一项目档案的管理带来不统一性。对此，项目监理机构首先应对内业表格进行统一规定，并将每张表格的填写样式制成样表下发到各施工单位和监理驻地办，作为内业表格填写的参考依据，同时对于各参建部门档案管理人员随时提出的问题及时进行答疑。随着工程的进展，项目监理机构要阶段性的组织各参建单位进行内业资料培训工作，请专业档案从业人员到现场指导讲课，内容包括档案表格的填写要求及业主档案管理办法等。

（6）总结经验、不断提高。对于高速公路项目建设而言，做好其中的任何工作都离不开科学有效的管理，项目监理机构应充分利用计算机网络有效地对项目工程的质量、进度、费用等进行管理，同样也对档案资料实现计算机网络管理。在项目的质量、安全检查中，都将工程内业作为一项重要的检查内容。对完成得好的，要提出书面表扬，并建议业主在优质优价、优监优酬评定中予以奖励；否则，应予以处罚，必要时，组织现场会，让大家向先进看齐，找出自己的差距，及时改进。通过这样的管理措施，提高项目档案监理工作的效率与质量。

3结语

高速公路工程项目投资大、周期长、工程难度大、参建单位多，加之施工环境复杂，所以其档案形成的种类广、数量多。工程档案的形成与整理是否及时、准确、完善，很大程度上反映了工程管理的真实水平，因此项目监理机构对档案监理工作的重要性要有充分的认识，只有如此，高速公路项目工程档案监理的管理工作才能落到实处。