韩峰

如

果读者您和我一样，是企业的一名兼职工会干部，尽管是兼职，但必须要在一些大型文体活动中担任组织者的角色，那么希望下面的文字能对你的工作有所帮助。

我在兼职担任企业工会干部以来的6年时间里，牵头组织过2届职工运动会、3次春节团拜会、1次职工歌咏比赛、1次企业组建30周年文艺汇演，其他的活动，比如组织郊游踏青、拓展训练之类的，只能算小型活动，不在讨论之列。在这些较大规模的文体活动中，与其说积累了丰富的经验，不如说留下了很多难忘的教训，现在总结梳理出来，和同行们分享。

“兵马未动，粮草先行”

——用一份全备的活动方案整合

所需资源。

当你接到组织一次大型活动的任务时，你该从哪里着手？

我面临的第一次大型活动组织工作是一次职工运动会。因为缺少经验，又没有前辈指点迷津，只能自己摸索。更悲催的是，除了组织好活动，还负责企业300多人的工资、社保等工作。任务来了，我的感受岂止是“抓狂”，简直是“崩溃”！北京城建集团每五年组织一次全集团范围的职工运动会，运动会包括大小比赛项目近40项，历时几个月。虽然我们只是集团几十家二级参赛单位之一，但是面对各单位间激烈的较量、领导的关注、职工高涨的参与热情，作为组织者绝不能敷衍了事。于是，千头万绪的工作在一通手忙脚乱中开始了。从运动员的选拔、训练，到饮食、服装的采购，从观众拉拉队的组织和口号、标语的制作……当初的那一幕仿佛展现在眼前：你正在拨打座机电话，手机同时响个不停，你和对方说话的语气越来越难听；你这边在给运动员发服装，那边又来了个人质问你为什么没给他买鞋子；终于，座机、手机都安静了，也没人来找你了，已经是晚上八九点，肚子咕噜噜叫，老公、孩子在家眼巴巴地等着你，而你手头还有一堆其他的业务工作还没做……纵然你生出三头六臂也不可能同时做这么多事，而且这种无序的工作，徒劳无功！

其实，一份全备的方案，可以将你从这种无序的抓狂中拯救出来！所以，回答最初的那个问题：在战斗的号角吹响之前，一定先把粮草备好，这粮草是你预期可以从头到尾为支持你组织该活动所需的全部资源，而一份全备的方案就将你整合调动资源的权力“合理化”“合法化”。首先，你明确了自己可以“花多少钱”，你就能知道你可以把活动做到什么档次，是高大上的，还是亲民的；其次，你明确了自己可以“用多少人”，你就不必把自己“大卸八块”应付各个环节；接下来，你明确了你需要“做多少事”，“分几步走”，每一步的时间底限是什么，达到什么效果，清晰的步骤跃然纸上，不管涉及多少人，每人照着方案做事，所有人都了然于胸。

当然，这份方案需要你花上一番心思和时间，什么人，适合做什么，这个人要在这段时间为此活动工作，他会遇到什么障碍，如何协调解决，你还需提前和他的上司打好招呼，为他们争取资源……这些都需要你在制订方案的过程中细细考量。但是，千万别觉得制订方案浪费时间，俗话说“磨刀不误砍柴功”，制订好一份成功的方案，并获得本单位权力机关的批准之后，就可以踏踏实实按照方案落实，不必一事一请示；各岗位人员各司其职，互相联动，协同作战，尽管这个临时团队中的每个人都是兼职的，但因为都是只做其中的一点点工作，都不会过于劳累和紧张；而你本人，成功从具体事物性工作的捆绑中脱身，把精力用于统筹协调，同时兼顾你手中的其他业务；一份为本单位活动“量身订做”的方案做出了一次，以后类似的活动都可以拿来就用，可以说是“一劳永逸”。一份全备的方案，可以把你从手忙脚乱带进运筹帷幄、事半功倍，所以制订方案多花些心思和时间是完全值得的。

“万事俱备，只欠东风”

——控制好活动中的关键点。

方案有了，所有的准备工作都按照预期顺利进展了。“怀胎十月，一朝分娩”，无论是运动会、团拜会，还是文艺汇演，总有那个最终亮相的时候，准备工作再有序，如果在某个关键点上没有控制好，也不能算是一次成功的组织，所以，一份全备的方案是成功的一半，另一半取决于是否抓住了关键。

什么是关键呢？

首要的关键无疑是“你的老板”！

一次春节团拜会，公司上上下下都非常重视，按活动策划方案，团拜现场领导班子要集体给员工拜年；各个基层单位为了能在这个舞台上亮相，都精心准备了节目；为了给整台节目增添亮点，工会特邀了两三个专业演员来表演……貌似天衣无缝了，却在马上开场的时候发现总经理还没到场！于是打电话联系总经理，电话那头老总无辜地说：“啊？9点开始？不是9：30吗？”“……”你可以对你的老板说“我通知过你啊”这类的话吗？当然不可以！于是，为了领导班子的集体拜年，500多职工和家属只好等；而那几位外请的演员，因为春节前要走穴赶场，人家不能等，精彩的节目打了折扣。本来可以很完美的亮相就这样变得不完美了，责任在谁？在老板吗？老板很忙，记错时间了有情可原。而组织者无疑负有不可推卸的责任，因为关键要素没有控制好。如何解决呢？对于你组织的活动，总有那些为数不多的关键人物必须是你重点对待的，他需要出面的时候，你必须冒着“讨人嫌”的风险，采取人盯人的战术，把他从其他冗杂的事情当中剥离出来，同时还要做出他们缺席的预案，才不至于被动。

其次的关键是“时间节点”的控制。凡是大型活动，因为涉及的人多，难免不可预测的事情多，为活动提供服务的人员无论提前多长时间做好准备都不过分，但是晚了一点就不行！你不能因为还没有准备好而让上千人在那里等；而你早早把所有的准备工作做好，等着观众陆续就位，等着嘉宾到了预定的某个时刻宣布活动开始，哪怕为此你多掏了场地租赁费，多加了人工费，那也是值得的。你必须按照“最不利原则”做出假设，比如，假设你通知的服务人员会迟到，那么你要求他们什么时间到场比较合适？假设他们都说了大话，安装好一台设备虽然承诺只用一个小时，但是实际却花了两个小时。你必须打出充足时间的余量，才不至于被动。

“兵来将挡，水来土掩”

——随机应变的能力和从容淡定

的心态。

其实，你如果已经做好了完备的活动方案，关键要素也处于受控状态，那你的组织工作已经获得了成功。你毕竟没办法预知所有的事情，只能是发生了随时解决，灵活处理，只要这些偶然事件不属于你的关键点，那么就不影响整个活动的大局，即使有点小瑕疵，也不妨碍了。在这里我把我能想到的细节提示给你，算是锦上添花吧。

“善于向你的领导求援”。

你的角色是一个组织者、协调人，你不是决策者。你制订的活动方案获得了批准，证明你已经和领导有过充分的沟通。但在整个落实的过程中，你必须随时将你的工作进展向领导汇报，确保他心中有数。这样，一旦出现了方案之外发生的偶然事件，你第一时间把情况报告给这位领导，他可以根据他掌握的情况及手中的资源做出指示，帮助你从容应对，或许还可以为你担责！

“允许自己做得不够完美”。

假如你已经十分尽力，却出现了一些小意外，那么好吧，接纳自己只是个普通人，无法做到让每个人满意。你可能在把握大局和抓住重点的过程中，忽略了个别人的利益和感受，引起一些小小非议，这些都很难避免，做个小小的总结，下一次稍加留意就好。

“善始善终，培养一批精诚团结的志愿者”。

活动完了一定要开个总结会，总结一下成绩和教训，千万不要“虎头蛇尾”。最重要的是别忘记在活动过程中积极参与服务的那些志愿者。他们凭热情参与到集体活动中来，可能牺牲了自己的很多时间，手中的业务工作可能需要加班才能完成，忽略他们意味着伤害他们的积极性，下一次再有活动他们可能会以各种理由拒绝参与。为他们准备一份奖品或纪念品，价格不重要，重要的是纪念他们付出的辛苦劳动。

總之，大型文体活动的组织工作千头万绪，但是按照以上的工作方法，本着认真的态度做好前期准备，还是可以从容应对的。一句话，准备工作做得越充分，效果就越完美！大型文体活动是企业文化建设中不可或缺的，职工的精神状态，团队的精气神都是在这些文体活动中得到展现和提升的。我们工会干部，不论是兼职还是专职，都要以一种严肃认真的态度对待这项工作，使自己成为这方面的专家。

（责任编辑：陈海峰）