王立奇

多年以来，纸质档案一直是各种档案文献的主要载体，因其直观易用性和可靠性而被广泛使用，至今仍有很多档案部门以纸质档案为主。记录信息量大、种类繁多是档案部门工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，要消耗大量的物力、财力。社会的不断进步与落后的档案管理形成了尖锐的矛盾。保管档案要占用大量档案室的空间，纸质档案的存放环境还有一定的要求，查找检索起来也非常费时，维护保养也不方便。尤其是需要备份档案的话，更需要大量的人力和物力，并且人工处理更不可靠。

档案工作应当向社会各界主动地提供科学、系统的档案信息服务，使信息的利用者能更快、更容易的获取自己所需要的相关档案资料，提高工作效率，更好地为社会主义建设服务。但是老旧的纸质档案显然已经不能做到上述服务，不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。随着计算机的广泛使用和办公自动化的普及，电子文档及影音制品进入了档案领域。社会的进步，科技的发展，使档案的管理、保存、利用也有了新的变化。电子档案及档案数字化的出现更好的解决纸质档案和传统档案工作不易解决的问题。能更好地做好信息资源共享和提供更简单、更快捷的信息资源使用服务。

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。……