丁 璇（陕西警官职业学院）

Word排版在期刊数字出版中的应用研究

丁 璇
（陕西警官职业学院）

Microsoft Office Word是一款办公软件，功能丰富、操作简单是这款软件最大的特点，目前被广泛应用于电脑文档处理。在现代期刊数字出版中，对于文档的规范性主要是由人工进行排版和检查，但是在许多细节之处无法直接观察到有无不合格地方存在，需要花费大量的时间和精力进行检测，并且准确性很可能由于人工检测时间的延长而增加，导致期刊数字出版受到影响。因此，合理利用Word自动化排版与智能化检测能够有效提高工作效率，保障文档的排版质量。

Word排版；期刊数字出版；应用价值

近些年来，随着网络技术和信息技术的发展，越来越多的杂志社为了适应社会发展，开始重视期刊数字出版，能够实现期刊的数字化。为了提高工作效率，越来越多的杂志社开始关注如何实现自动排版。Word具有强大的文档处理能力，但是有许多地方仍需要人工操作才能完成。例如不同类型的文章对于字样以及样式都又不同的要求。有文献指出，许多Word使用者在文档编制过程中都会或多或少遇到排版问题，且在文档正式投入使用前需要经过大量的格式调整，造成这些现象的主要原因是没有重视文档格式的细节。

1　Word排版的优点

许多杂志社在数字期刊排版时使用方正书版、方正飞腾软件进行排版处理，但是在原稿排版过程中，需要重新输入许多内容，例如公式、图片以及数字符号等，导致编辑的工作量增加，且容易出现误差，导致后续矫正工作量大。Word是由微软公司开发的一款办公软件，是一种文档处理工具，具有强大的功能以及良好的性能，操作便捷，能够让用户在短时间内了解并使用它，笔者以多年使用经验总结Word排版具有以下优点：①效率高：以中小型文学杂志社为例，约1~2个人负责排版，周刊每周约12~15篇文章，涉及到讲多的插图和内容，可在2~4天内排完，一审时间大约为7天，在一审之后，大约需花费2天时间进行修改，2审3审的总周期大约需要3~4周。使用Word排版能够在排版时进行一审，每次很合之后，都能够及时修改，将编辑与审核相统一，有效提高了排版与审核的效率。②操作简单：在文档编辑的过程中，投稿人由于不了解期刊出版要求，杂志社在收稿后往往要将不符合要求的地方记录下来，次日再行修改；而采用Word排版能够即刻进行修改，避免不符合要求的地方遗漏，且其他排版软件的操作与Word排版相比而言更为复杂。③应用范围广：我国绝大部分家庭和企业计算机都是应用微软操作系统，其自带Word软件，是一种通用的办公软件，操作简单，大部分学生和公司职员都能操作，普及度高，因此，大多数投稿者都是采用Word文档。

2　Word排版中遇到的问题以及相关解决措施

2.1网格设置。网格是指将不同规格的纸分为不等数量的小格子，通过改变纸的长和宽，格子的数量也会有所变化。在实际编辑过程中，文本框或形状线条在移动时会发生断开的现象，无法将其完整移至想要达到的地方，出现这一问题的主要原因是由于网格参数过大，线条只能根据网格进行移动，只有通过改变网格设置参数，才能够将文本框和线条图形完整的移动。

2.2文本框设置。文本框在Word排版中应用较为频繁，其能够起到清除格式的作用，例如部分插图中标注了一些无效的信息，需要将其取出，可以通过将文本框中的文字颜色调为白色，文本框线条颜色也调为白色，即可将这些信息消除。部分图片的标题不符合规范，也可以使用相同的方法将标题覆盖，再在文本框外面编辑符合规范的标题，再剪切至原来标题所在地方，就能够得到规范的图片。该方法在应用过程中要注意的是，当图片移动时，文本框不会随之移动，需要进行人工调整。

2.3分隔符的设置。大部分杂志的摘要部分设置为通栏排，而正文一般为双栏，文章内出现大量公式或图片过大时，一般采用通栏排处理，在此就需要加入分隔符进行区域划分，比较常见的是连续分隔符。在摘要结尾处加入连续分隔符，正文就可以改

为双栏模式；若文中需要单独设置通栏排，可在前后加入连续分隔符，即可将其设置为通栏排模式。

2.4奇偶页和首页的设置。在确定好文章内容后，编辑首先需要做的是给文章便捷页眉页脚，在此过程中，首页与奇偶页的页眉页脚设置需要区别开来，但在实际工作容易被忽略。在Word排版时，仅需通过勾选页面设置中的“奇偶页不同”和“首页不同”即可。一般数字期刊的首页和奇数页都是刊载期刊信息，而偶数页一般为文章内容。

3　Word排版的技术要点

3.1样式集的应用

Word2013作为微软公司的Microsoft Office Word最新版本，与Word2010，性能和功能得到提升，尤其是在样式集中，变得更加直观，方便用户的操作。在期刊排版过程中，对文章标题、作者、单位、摘要、关键词、各级标题、正文以及参考文献都又不同的格式要求，因此，在编排过程中，可以通过在样式集中预先设定好不同要素的格式要求并设定好相应的快捷键，在排版中，可以通过样式快捷键将原有格式迅速调整为期刊要求格式。

3.2域的使用

Word中的域就是指范围，相当于数据库中的一个字段，每个Word域都有其专一的名字，但在取值方面各有所不同。通过Word域的设置，能够提高排版的灵活性，减少大量的重复操作，提高排版效率。在Word排版中，关于域的设置并未受到较多的关注，但是其确实自动化排版中的重要要素之一。在文章编码和页眉设置时，可以设定为杂志社规定的页码域和样式域。Word域具有许多功能，例如自动便页码，图表的标注，脚注和尾注的标号，通过连接插入其他活动文档，无需手动更新即可将排版保持最新的状态，自动创建索引、目录，邮件的自动合并与打印，创建数学公式等功能。域是Word的一种特殊功能，其是由括号、域名以及选项开关等三要素构成，域名类似于数学逻辑公式，选项开关则是触发指令的条件，在Word中巧妙应用域，能够有效提高工作效率，减少不必要的操作。

3.3主控文档的使用

主控文档是一个独立文档的容纳器，具有创建和管理多个文档的作用。大部分人对于主控文档了解较少，但这一功能在数字期刊排版中具有重要作用。在此过程中，需要应用主控文档进行文章的集合，从而进行拼版。主控文档本身只是这些独立文章的连接文档，在独立修改其中的某一文章时，主控文档都会进行相应的调整。当独立文章调整好之后，通过刷新域的设置能够实现主控文档的自动调整。传统排版软件需要手动更改，导致工作量的增加且容易遗漏更改，通过Word主控文档的应用，则能够有效解决这一问题。

张连姣.基于Acrobat Professional 7.0实现Word与PDF格式互换的技巧［J］. 电脑学习. 2007（02）

Research on the application of Word layout in the digital publishing of Periodicals

Ding Xuan
（Shaanxi Police Academy）

Office Word Microsoft is an office software，feature rich， simple operation is the biggest feature of this software， is now widely used in computer document processing. In modern digital periodical publishing，for the normative document is mainly by manual layout and check，but in many details of the place that cannot be directly observed with or without qualified local presence and need to spend a lot of time and energy were detected and the accuracy is likely due to the extension of artificial detection time and increase， resulting in digital publishing of journals by impact.Therefore，the rational use of Word automatic layout and intelligent detection can effectively improve the efficiency of the work，and ensure the quality of the layout of the document.

Word layout；Journal Digital Publishing；application value