董毅

摘 要：本文首先分析了高校教学档案的特点是多种学科的专业性以及档案载体的多样性，接着从适应时代和科技发展的需要、有利于教学档案的规范化管理等角度阐述了新时期高校教学档案信息化管理的重要性，最后提出了建设教学档案管理信息发布平台等管理策略。

关键词：高校教学档案；信息化管理；建设

所谓高校教学档案，主要是记载教学活动的材料，形成于教学管理中，客观反映了教学状况，属于高校管理中的重要一环，伴随着高校管理全过程。在计算机技术迅猛发展的时代，传统教学档案管理的弊端已经非常明显，信息化管理模式成为大势所趋。高校教学档案的信息化管理可以提高教学档案管理的效率，让工作人员快捷方便的处理和查找数据，成为高校信息化建设的重要基础。

一、高校教学档案的特点

高校教学档案包含的有教学管理、教学实践、教学计划等等，是教学过程中所有材料的统称。根据高校教学档案的形成规律，可以看出教学档案的特点表现在以下几个方面：

（一）多种学科的专业性

对于高校教学档案来说，其资料来源相对比较分散，包含的信息量也比较大，各科教师在教学活动中的教学资料、科研成果、学生的实践活动、学习状况等都属于教学档案的范畴，都具备很强的保存价值。伴随着高校各项改革如火如荼的进行，加上教学体制在不断创新，各类高校都在位社会发展输送着专业人才，在市场化为导向的人才培养观念中，高校的专业设置以及课程设置也在与时俱进，导致教学档案多种学科的专业性越来越明显。

（二）档案载体的多样性

纵观传统高校教学档案的载体，可以看出除了纸质档案之外，还有其他形式的档案记录材料。而伴随着计算机技术的发展，档案形式也变得多样化，像电子化的文档、图像、录音、视频等等。这些档案材料在收集、整理的时候，基本是按照学年或者学期等周期进行归档，这些都是教学档案独特之处。

二、新时期高校教学档案信息化管理的重要性

（一）适应时代和科技发展的需要

科学技术的发展带动了高等院校教育改革的实施。就当前情况来看，各大高校都在运用计算机技术来进行教学档案管理工作，让科学化、规范化的教学档案更好的为高校发展服务。只有不断加快高校教学档案的信息化与数字化建设，才能为高校管理工作的开展提供保障，才能更好的适应时代发展需要。

（二）有利于教学档案的规范化管理

众所周知，计算机技术具备很强的数据存储功能，在计算机中建立完备的数据库系统是教学档案信息化工作的重要方面，具备无可比拟的优越性。高校档案教学信息化管理能够提高教学档案的管理效率，保证数据的安全，让规范化管理成为可能。在利用教学档案的时候，只要具备使用权限，直接进行系统就可以查看相关内容，从而实现信息检索、查找，这给档案使用人员提供了很大的便利，满足了不同人员对于教学档案的需求。

（三）拓宽了教学档案利用的局限性

教学档案的信息化管理能够保证档案信息的及时更新，毕竟这些数据是静态与动态之间的结合，运用信息技术能够保证快捷、方便的处理教学档案信息。事实上，教学档案管理的主要目的就是在于档案的利用，这点就要对比传统教学档案，传统档案在利用上很不方便，纸质档案储存条件苛刻，查找也比较费力。而信息化档案就解决了这些难题，传统高校教学档案管理的瓶颈已经突破，如前文所述，用户通过权限设置就能进行检索利用，拓宽了教学档案利用的局限性。

三、新时期高校教学档案的信息化管理策略

（一）建设教学档案管理信息发布平台

传统高校教学档案管理的劳动强度比较大，工作人员查阅起来也存在一定的难度，还占据库存空间，管理的成本比较高。而高校档案信息化管理过程中，积极完善教学档案管理信息，建设教学档案管理信息发布平台，把信息呈现在学校网站上，还会在档案管理信息化平台上展示出来，通过信息展示为学校师生服务，与此同时，还要定时收集广大教师、学生对于教学档案信息的理解与反馈，提出他们的意见与建议，不断调整教学档案信息化管理工作，这样才能保证档案信息的时效性，这些公开化的档案信息更加方便管理。对所有的学生信息进行统一管理，管理权限交给特定人员，定期检查、整合平台信息。

（二）完善教学档案服务系统建设

高校教学档案可以分为教学管理类的档案、教师队伍建设类的档案、教学文档类的档案等等。在高校档案信息化管理过程中，要不断完善教学档案服务系统，争取更加方便、快捷的为师生提供服务。比如，在每年九月份大一新生去学校报到的时候，每个学院都会对学生的住宿问题进行统一的安排，把学生的资料录取到数字化档案库，运用信息化系统对学生的住宿状况进行分配和登记，有条件的院校可以给学生办理一卡通。把学生入校的信息、学生证信息都用计算机记录下来，减少其中可能出现的遗漏。再比如，学生可以进行学校的信息化档案库进行选修课的挑选，根据自己的兴趣爱好选择喜欢的课程，自主录入信息并对服务进行评价，这些都是教学档案信息化建设的重要成果。

（三）加大教学档案信息化建设力量投入

纵观当前各个院校的教学档案信息化水平跟发达国家相比还是有待提高的，其中一个重要的原因就是建设力量投入有限。作为高校管理者，要认识到教学档案信息化建设投入的重要性。比如，给档案室配备专门的计算机设备，优化网络设置，积极组建局域网来保障信息的更新完善；有条件的院校可以自行开发档案管理系统，没有条件的院校可以购买一些先进的系统软件。下拨专用资金聘请专家来给档案管理人员进行软件或者系统的应用培训。此外，还要给进行教学档案管理的计算机配备专门的杀毒软件，防止由于病毒入侵导致的数据信息丢失。

（四）完善教学档案管理队伍建设

当前很多高校的档案管理人员都属于教师或者其他人员兼职，还有的院校甚至是其他部门竞聘不合格的人员负责，专门配备档案管理人员的地方比较少，教学档案管理人员的知识结构跟不上的现象突出，这些会影响教学档案的信息化建设。所以，作为高校管理者来说，要加大教学档案管理队伍的重视度，采取积极措施来稳定人员，创造条件提高人员专业素质。比如，专门招聘档案管理专业的人员来负责这项工作，扩充教学档案管理人员的数量，提高这部分人员的工资待遇，这样才能提高他们的工作积极性，才会吸引更好专业人才的加盟；再比如，对现有的教学档案管理人员进行专业培训，提高他们的计算机管理水平，为他们提供条件学习先进的信息化管理理念和模式，为高校教学档案管理人员举行相应的专业知识竞赛活动，鼓励他们创新思维，结合院校实际去开发教学档案信息化管理资源库，通过这些强有力的措施，不断完善教学档案管理队伍建设。

结论

综上所述，高校的学生比较多，传统教学档案管理存在很大的不足，层层传达的信息容易丧失其时效性，并且效率也不高。实施教学档案信息化管理，能够很好的弥补传统教学档案的不足，实现教学档案的数字化、自动化管理。在新时期，高校要加大在教学档案信息化方面的投入，完善教学档案管理系统，加大档案管理人才建设，从而为高校的有序化管理提供保障。（作者单位：武汉科技大学）

参考文献：

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