张群荣（广东省佛山市高明区沧江中学）

论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径

张群荣
（广东省佛山市高明区沧江中学）

档案管理是学校日常管理中的一项主要组成部分，中学档案管理工作直接关系学校的未来发展，并且学校的档案记录着学校日常管理以及教育工作开展的所有情况，这对学校的未来发展，校内教职工的工作开展有着借鉴和指导的作用。

有效性；档案管理；重要性；中学

中学的档案管理就是对学校开展的各项活动所形成的具有一定参考价值的声像、图表以及文字进行记录。在档案中可以真实地反映出学校在发展实践过程中的全部内容，是上级进行管理的首要参考材料，因此中学档案管理有着重要的地位。

一、中学档案管理的主要内容

1.学生档案

中学生学习过程中，所有与学生成长相关的资料都属于档案管理的内容。学校建立学生的档案，也是为了展现出对学生展开教育的过程。学生档案的内容具体包括：①学生本人的健康证明、文艺获奖记录、参加体育竞赛名次、达到国家体育锻炼的要求、参与体育活动的情况；②学生参与校内外单科竞赛的记录、升学考试的成绩、毕业成绩、在校期间每学期的考试成绩；③有关入团或入党的资料、个人爱好特长、惩罚情况、参与某种活动的获奖情况证明、毕业登记表、个人操行评价等。

2.教学档案

教学档案主要是记录一些学校现有的课外活动以及实验的设备完善情况、科研成果如何、教育工作怎样等多方面的真实情况。教学档案是评价一个学校教学水平好坏的依据，同时又是学校实现科学管理目标、教学质量分析、制定发展规划、作出重大决策的重要依据。教学档案的主要内容包括：学生在校外报刊文章发表的情况、参与各类竞赛的获奖情况；学生升留级记录情况；教师教学重大事件记录，教师任课情况；各种体育、文艺活动开展记录；图书馆、实验室工作纪律；班级工作纪律，学生教育活动、毕业留影材料；学校的教师在校外论文发表的情况；本校出版简报、刊物记录；各类典型的教案、公开课视频、优秀教学经验记录；科技研究成果，以及研究开展的视频、照片等；本校编制的教材、校内录制的教学内容等。

3.党政档案

只要是与学校的思想教育工作相关的信息，在其形成的过程中所记录下的文件都可以将其纳入学校的党政档案管理范围当中。党政档案为学校正确开展教育工作以及以党的领导路线为基础进行发展提供了依据。通过它可以最快地了解到学校的实际发展情况。中学党政档案主要包括：本校中具有保存价值的材料，比如财务方面的报表、出入账登记册、会计凭证等；学校的房地产证明、契据以及基建方面的文字图纸与材料等；考勤表、教职工工作安排表、各类工作制度等；学校教职工工资调整、奖惩情况、人事任免等，团员、党员的上级批复以及关系介绍信和存根等；本校的民主党派、党、政、工、团与其他组织之间的统计表，学校的会议记录、工作安排等；学校对上级所发布的文件内容的执行情况以及是否在党贯彻的方针的基础下进行发展的等；上级所颁布的涉及学校教育工作、政治管理等多方面的文件材料及其执行情况等。

二、学校中学档案管理的重要地位

1.学校价值观与自身形象建设的一部分

学校建立的档案是学校发展路途中所积攒下来的财富，它拥有丰富的文化底蕴。所以，合理地构建学校的档案为学校自身的价值观及其形象的建设提供了可靠的依据。目前，很多学校的发展越来越依赖于其构建档案中的信息资源，建立中学档案对有利于学校中存在的一些好人好事以及优秀的教职工及学生精神的宣传，另外对创新教学方法、改善学校管理、维护自身合法权益等多方面都起到了重要的作用。在学校的档案里保留并记录了学校教育过程中所积累的优秀教学成果以及教学经验，在这些档案里面记录了学校所有教职工多年的辛勤汗水，充分地展现了学校的整体水平，积累了教职工的劳动成果。学校档案中存储了学校多年发展以来的管理经验以及获得的教训，这是在校教职工树立自身形象、形成正确价值观的宝贵财富。在档案中也记录了优秀教职工在学校的发展过程中所作出的贡献，并汇集成了一种精神财富，是学校进一步发展的精神支持。对学校档案信息的开发使用，这也是学校进行档案管理的一项重要工作。它的开发与使用包括：开展学校档案服务、档案编研工作、编制档案目录等多种服务工作。只有充分利用学校的档案信息，结合学校的各项教育活动的实际情况，这样才能获得进一步的发展。

2.学校价值观与自身形象建立的依据与载体

学校的档案是随着学校发展而逐步建立起来的，是了解学校的第一手材料，这与学校的价值观和自身形象的建立有着直接的影响关系。比如说，宏扬学校优秀教师的先进事迹、进行年终总结等都离不开学校的档案记录，学校的档案记录了学校的发展历程，为学校建立正确的价值观奠定了基础，从这一点来看，学校的档案管理为学校的价值观以及自身形象的建立提供了重要的依据，学校的档案在各学校之间以及学校的内部价值观及自身形象的建立交流起着重要的媒介作用。所以，可以将学校的档案看做是自身价值观以及自身形象进行交流的载体。

3.学校价值观与自身形象建设的历史参考与借鉴

学校的档案是随着学校的发展逐步建立起来的，它记录了学校从形成到发展至今的整个过程，是学校的重要信息资源。学校的价值观及自身形象的建立离不开作为载体的学校档案，档案中积累了学校发展、建设的经验。从学校的档案中，可以看出学校近几年的发展规律以及学校的特点。通过对学校档案的仔细分析，可以全面了解学校教学改革发展的演变过程，以便更好地总结出如何建立价值观与自身形象。

三、档案管理的有效途径

1.充分挖掘资源，加强档案管理

学校的档案是随着学校的各项教育活动的展开直接形成的，它充分反映了学校的构建、科研、教学以及管理等方面的工作情况，积累了学校全体教职工的劳动结晶，是学校建设的重要资源，它为学校未来发展提供了重要的参考依据，为上级检查提供了丰富的可靠材料，为学校进行教育教学改革提供了可靠的依据，拥有一定的利用价值。因此，学校的档案管理人员要加强档案的服务意识，以最热情的服务态度为学校全体师生提供最优质的服务；所以要发散思维、开拓思路，编写各类档案信息材料，充实档案资料信息，提高档案的服务范围以及利用价值。其次就是通过校园网来建立档案信息资源库，构建档案网络服务平台，便于档案信息在网络平台的共享。这是学校进行档案管理的真实目的。

2.增强人员配备保证档案管理工作顺利进行

学校的档案管理工作需要特定的人员去完成，所选的档案管理工作人员可以是兼职也可以是专职，但无论选哪一方面的人，他们都必须具备良好的服务态度、较强的责任意识、遵守学校纪律、忠于学校领导、具有较高的政治觉悟。不可轻视对档案管理人员的职业要求。如今档案管理工作人员必须持有上岗证，学校应为档案管理人员提供进修学习的机会，让他们更好地掌握中学档案管理所应具备的基本技能以及基础知识，学校也要对档案管理人员实行监督管理，提高他们的业务水平、文化素质以及政治理念。

3.完善档案管理的制度

学校的档案管理是学校发展过程中的一项重要组成部分，如果没有一项严格制度进行监制，那么很难确保学校的档案管理工作顺利展开。学校可以制定一些《档案借阅、查阅制度》等，使得学校的档案管理逐步走向规范化。在制定制度的时候，我们需要注意以下几点：首先要注意编制的制度是否实用、可靠，然后在实施的过程中不断进行完善；其次所制定的规章制度必须做到有序化，对学校所建立的档案进行分类管理，形成体系。做好档案管理过程中信息的移交与接受的任务，对于移交到学校综合档案室的案卷要建立相当明确的账目，实行交接有清册；最后则是根据相关要求来规范档案案卷。从档案材料所用的纸到之后的收集、管理以及编目等，都力求实现科学管理、统一要求。

4.学校领导加以重视

学校的档案就是在学校开展教研、党政管理等各种活动开展的记录，通过用声像、图表以及文字等多种形式记录其形成过程。中学的档案又可以分为声像档案、会计档案、科技档案、教学档案以及文书档案等，是国家档案的一项重要内容，对学校的档案信息进行统一标准的管理，任何人或者是部门单位都不能拒绝归档或者是将其看做是己有，这是《中小学生档案管理暂行办法》中特别强调的，同时也是《档案法》中所明令提出的。所以，学校的领导应该给予足够的关注，将学校的档案管理工作放到其应有的位置，并将档案管理工作纳入学习规划建设的范围中，实现有总结、有检查、有计划地管理，使得学校所建立的档案能够更好地为学校服务。学校的档案管理工作的好坏主要取决于领导的态度，只有得到领导的支持及档案管理工作人员的配合，学校建立完整的网络平台以及健全的规章制度，才能真正做到档案管理的稳定有序，才能使档案管理的工作处于良性发展的状态。所以，学校领导的关注是促进档案管理完善的关键，否则将会是寸步难行。

总之，学校要不断地完善档案管理工作，努力为学校的发展提供更好的教学服务，促进学校获得更好的发展。同时，学校也应该加强对档案管理的重视程度，不断地发现并及时地完善档案管理工作中存在的一些不足，创新档案管理的方式，以真正实现学校的进一步发展。

［1］董静.加强和改进中学档案管理的思考［J］.档案与建设，2012（11）.

［2］李晓叶.对中学档案管理工作的思考［J］.信息系统工程，2011（1）.

［3］陈传荣.论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径［J］.商，2015（40）.

·编辑薄跃华