刘晓瑛

摘要：随着信息时代的到来，传统档案开放方式已经难以满足社会的需求，为此要加快档案信息化步伐，将传统经验与现代科技手段有机结合起来，丰富和创新档案开放方式，实现档案信息资源共享。本文指出了档案开放的必要性及意义，指出了信息时代多样性的档案开放方式。

关键词：信息时代；档案开放方式；多样性

1、档案开放的必要性及意义

目前，档案对公众来说还是神秘的，觉得它封闭且保守。随着公众意识的逐步提升，要求开放档案的呼声越来越高，我国也相继出台了一系类关于档案出台的法律法规，明确规定了档案开放的内容和方式。

1.1档案开放是政府信息公开的要求

随着社会经济的蓬勃发展，人们的信息意识逐渐觉醒，利用文件和档案的意识不断提高，与此相对应的是档案开放现状并不如人意，掌握全社会近80%信息资源的政府对于档案的管理仍处于半封闭的状态。为了保障个人和组织的知情权，各地纷纷出台相关的法规政策，尝试和开展政府信息公开工作，其中广州市政府是最先颁布政府信息公开制度，之后全国掀起了政府信息公开的热潮，加大了档案信息开放的力度，改变了传统的档案管理封闭、落后的状况。

1.2档案开放是民主与法制建设的要求

我国宪法规定人民是国家的主人，有着通过多种途径管理国家事务的权利，而人民要想享有这项民主权利就要对国家的政治、经济、文化、外交等方面有着客观而深刻的了解，只有这样人们才能更好的行使其决策权、管理权和监督权，而这些权利的实现都要民众享有知情权为前提和基础，如果公民连基本的知情权都无法享有，那么他就不能客观的了解国家的政治信息，公民所拥有的言论自由权、选举权也就难以得到保障，如果公民对国家政治事务的运作情况一无所知，那公民对国家机关的建议和监督权也就成为空中楼阁。档案的开放使得公民能够充分的享有知情权，从而利用档案对国家的重大决策提供意见和建议，以较少决策的盲目性和随意性。随着社会经济的蓬勃发展，档案工作“以史为鉴”的作用日益凸显，因此适应改革发展的新形势，不断加强和改进档案工作，具有十分重要的现实意义。

2、传统的档案开放方式

2.1借阅服务

档案的开放要遵循安全的原则，不仅要保障档案实体的安全还要保障档案信息的安全，档案馆按照国家的相关规定，确定开放档案的范围和内容，设置档案接收区、查询服务区，允许使用者来档案馆查阅档案资料，一般只允许使用者在阅览室阅览，查阅档案馆资料，要履行登记手续，填写“查阅档案资料登记薄”，而且来馆查阅档案资料者，均负有保护档案资料的职责，不得任意在档案资料上圈点、划线、折迭、拆散、涂改、污损等，未经批准、不准拍照。

2.2提供复件

随着社会经济的不断发展，档案馆着力开发及保存档案信息资源，在服务于机关部门工工作同时，将保存的档案及信息资源提供给社会各行业利用，充分发挥其潜在的价值，在档案的利用过程中，档案馆对于需要摘抄、复印档案、资料者，对所摘抄、复制的档案材料进行核对，盖章后有效，并需要缴纳一定的档案复制费。

2.3举办档案展览

档案人员将整理得档案馆藏资源进行分类整理，精选珍贵历史文档和图片以专题的形式举办展览，向群众展示真实客观的档案。近年来，全国各级各类档案馆纷纷举办档案展览，取得了良好的社会效益。如中央档案馆举办的“党的群众路线档案展览”，图文并茂地展示了群众路线的产生、发展、形成理论体系的全过程和贯彻群众路线所取得的巨大历史成就；又如天津档案局举办的家庭档案展览，全方位展现群众文化底蕴和精神文明建设成果，提高公众对家庭建档的认识；汕头市城建档案馆举办的汕头市城市建设成就展览全面展示了改革开放以来汕头市城市建设方方面面所取得的伟大成就，以及市城建档案馆在坚持依法治档、不断丰富馆藏、积极开发利用等方面的工作业绩，对弘扬爱国主义精神、激发全市人民积极投身全面建设小康社会的伟大事业有重要的意义。

2.4开展档案宣讲活动

档案馆要更加注重馆藏档案服务社会化，利用“归档月”、《档案法》颁布纪念日和法制宣传日，借助电视、报纸等媒体大力宣传档案法律、法规及档案业务知识，使档案及档案工作贴近公众，揭开档案馆的神秘面纱，让公众了解档案馆的馆藏、档案工作的流程，增强社会大众的档案意识。档案管理人员要牢固树立为民服务思想和良好的服务态度，做到不断提高服务质量、服务水平，认真学习国家有关档案的法律法规，自觉加强业务学习，积极参加各类业务培训，创新服务形式，为查访者提供便利快捷的服务；同时正确处理档案利用与保密关系。严格遵守查阅登记、借阅登记手续等制度。

3、信息时代的档案开放方式

随着信息技术的发展，人们对档案的需求也越来越迫切，因此要积极探索档案开放方式，拓宽服务领域，走服务主体多样化之路。

3.1网络化档案开放方式

信息时代，档案管理对象由传统的纸质档案文件逐渐演变为存贮于计算机中的集图、文、声、像于一体的以多媒体为主要形式的机读档案，档案的实体管理将作为最原始的凭证精心的保存，而档案的内容信息将通过电子计算机等技术媒介发挥其应用的功效，为了适应信息时代的要求，就需要建立数字化档案馆，将档案信息通过网络形成信息资源系统，以使用者为中心设立多途径的检索系统，将信息资源系统与扫描系统有机的结合起来，这样使用者就可以通过网络查询所需要的信息，对档案进行实时浏览、访问，而不必到档案室查阅，节省了使用者时间，提高了档案的利用效率。

3.2建立信息资源数据库

建立档案信息资源数据库，联接上单位内部网络，改变过去那种查阅加目录式的单一服务方式，建立磁卡阅读区、纸质档案阅读区、微档案阅读区、声像档案阅读区等机读目录，建立兼有传输、检索和利用功能的在一体化服务，实现电子档案信息的有效和快速归档，提高信息利用率。档案馆还可以建立部门网站，在局域网上建立档案自助查询平台，实现馆藏开放档案目录及部分全文信息的在线查阅，这样公众就可通过互联网快速检索、通过触摸式多媒体全文阅览等方式自助查阅利用档案，档案馆工作人员还可通过网络实现馆藏档案网上管理、远程维护、全域检索、原文打印输出等自动化管理，为广大利用者查阅利用档案提供更高效、便捷、精准的服务，彻底解决群众查阅利用档案效率不高、查阅不全、查档难等问题。

3.3以媒体宣传为主导，向公众提供丰富生动的档案信息

对档案信息的宣传可以让公众了解档案、认识档案、关注档案、支持档案工作，可以通过报刊杂志、广播电视、专题讲座、知识竞赛等方式，其中广播电视宣传是最有效的方式，如记录中国抗战史的大型文献纪录片《将星档案》就是利用档案馆馆藏的原始档案资料，对历史事件做更深程度的剖析，真实、客观、全面地展现了一代开国将帅的生命轨迹和彪炳青史的丰功伟绩，播出后收到了一致好评。档案工作人员要突破因循守旧的服务方式，充分利用本馆丰富的人文历史资源，编纂一批既有史料价值，又有使用价值，可读性强的档案编研资料。

4、结语

档案开放程度是衡量一国社会文明程度的重要标志，我国的档案由封闭保守的被动开放到主动开放经历了漫长的岁月，尽管现阶段我国档案的开放范围还很有限，开放方式仍有待增多，但随着公民自主意识的不断增强，档案馆走向全方位开放是必然选择。

参考文献：

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