杨 浦（河南师范大学　学报编辑部，河南　新乡　453007）



腾云采编系统使用问题及应对策略
——以《河南师范大学学报（自然科学版）》为例

杨 浦
（河南师范大学学报编辑部，河南新乡453007）

摘 要：本文概述了腾云期刊协同采编系统的发展现状，并比较了它与其他采编系统的优势和劣势，系统总结了腾云期刊协同采编系统的问题、引起问题的原因以及其解决方法和可以提高工作效率的一些经验技巧。不仅可供编辑同行参考，还可为使用腾云采编系统的作者和审稿专家提供帮助。

关键词：采编系统；腾云；使用经验

一、概述

在线协同采编系统对于帮助作者、审稿专家、编辑、主编提高处理稿件的效率已经得到普遍认可。［1］目前，我国有4家主流在线协同采编系统。［2］其中包括由3家服务商（马格泰克、勤云、三才）提供的采编系统；而由同方知网（北京）技术有限公司开发的腾云期刊协同采编系统（以下简称“腾云”）是免费的。2012年末，腾云3.0版正式上线，截至2015年12月，腾云已更新至V7.09，平均每两个月更新一次。［3］运营初期的系统不稳定、功能不成熟等问题相继完善。再依靠知网平台和免费等优势，截至2013年4月底，腾云用户数量已突破1500家，其中高校学报500家左右。［4］

二、使用经验

2014年，文献［5］曾从大处着眼，对腾云给出评价及建议。两年后，腾云已逐渐进入成熟稳定期。《河南师范大学（自然科学版）》于2013年底启用腾云。通过两年的使用及与客服工程师的频繁沟通，积累了一些自己的经验。这些经验可以作为腾云系统培训资料［3］及30个常见问题的补充。以下按照处理稿件的流程顺序，从小处着手，依次介绍。

（一）作者注册

腾云系统的每个账户可以有多重身份。不同用户的姓名可以重复，但电子邮箱不可重复，用户与电子邮箱是一对一的关系。作者可以自由注册，须激活；审稿专家只能由编辑添加，不需激活。作者注册时，可能会遇到两类非正常情况：一是作者注册后收不到激活邮件，无法登录。二是提示该邮箱已被注册，不可再次被注册。情况一是邮箱问题，可能是编辑部发出同一主题的邮件过多，而经常被拦截，也可能是作者邮箱中的拦截设置。编辑或管理员登录系统，在“已删除用户”中找到对应用户，点击“恢复”即可。注意，不能在全部用户中查找已删除用户，系统中的全部用户不包括已删除用户。还有一种不常见的可能是作者邮箱已满，无法接收新邮件，作者只需清理邮箱即可。有两种原因可能导致情况二发生：原因一：作者本身是审稿专家，注册的邮箱已被审稿专家身份占用，专家用户无权赋予本身以作者身份，也不可重复注册此邮箱。原因二：此邮箱曾被作者注册过，单位被激活。只要被注册的邮箱都会被保存，用户如遇情况二，可交由编辑部处理，或自行更换邮箱注册。编辑部登录系统找到该专家账户，点击修改，添加作者身份即可。

注册是用户使用腾云的第一道手续。第一印象很重要。可惜由于邮箱问题，在第一步就可能给用户留下不好的印象。如果经费允许，建议编辑部申请收费的企业办公邮箱，这样不仅会对腾云及其他采编系统的使用有改善，而且对编辑部本身的办公也会有帮助。

（二）登录

不同编辑部所用的腾云系统的登录页面是同一个模块，不能按编辑部进行个性化设置。虽然系统入口有3个，分别对应3类身份，但是登录系统的身份和入口是没有关系的。3个入口仅是界面不同，只有作者身份的账户也可以从责编入口登录。登录后的身份是以该用户上次退出时的身份为依据的，这里容易碰到的问题是拥有作者和专家双重身份的用户。曾经作为专家审过稿且有作者身份的用户想投文章，从作者入口登录后身份却是错的，或作者想为编辑部审稿，影响用户的正常使用，这需要编辑部提示用户更换身份。这类提示最有效的途径就是发布公告，编辑有发布公告的权限，可以针对不同身份的用户发布不同的公告，从而提高工作效率。

（三）作者投稿及修改

投稿时作者按照提示操作一般都可以顺利提交，但修改稿件时偶尔有作者上传完修改稿后忘了点击“完成提交”按钮。虽然作者上传完修改稿系统就会立即自动弹出提示窗口“请务必点击页面下方‘确认修改无误，完成提交’按钮”，但是这种情况还是时有发生。这时，稿件就始终处于修改状态，并未转到编辑手中，从而耽误了编辑对稿件的处理。若编辑碰到有的稿件迟迟没有修回但系统中却有修改稿的情况，应及时提醒作者提交。造成上述问题，可能有一个系统问题：腾云默认设置的2个环节名称“初审作者修改稿件”和“复审作者修改稿件”，都是作者修改稿件的环节，但是看起来好像是编辑或专家审理稿件的环节，从而诱导作者错误理解稿件已进入编辑部处理的阶段。建议编辑部对此类名称进行适当修改，以免引起误会。

（四）编辑审稿

对于作者所投稿件，系统会自动检测重复率并生成一份自动校样稿，但偶尔会检测失败（每个编辑部规定单天上传自动检测的上限是30篇）。编辑可以进入学术不端检测中心找到该稿件，点击重检，若还是有失败的情况，只好手动上传至科技期刊学术不端文献检测系统（AMLC）检测。对修改稿是否自动进行学术不端检测，系统内是可以设置的，编辑部可以根据自身需要进行设定。

总会有个别情况比较复杂的稿件，这时利用针对单篇稿件的留言提醒功能就可以很便利地对其进行处理。留言可仅为自己所见或为所有编辑、主编所见，作者不可见，作者也可利用此功能给编辑留言。不仅如此，还可通过“给编辑部写信”，用站内信和编辑联系，经常有用户询问稿件状态，却不提供稿件信息，回信询问用户效率低下。在不知道被询问稿件属何栏目，甚至不知该用户是审稿人还是作者的情况下，利用“全部稿件”中的“更多检索”功能十分便捷。在“流程参与人”中输入姓名即可，由于在其他页面均无“更多检索”功能，而系统提供的稿件排序功能又很有限，推荐尝试使用“更多检索”功能检索文章，以提高工作效率。现在，知网已提供将站内信关闭的服务，如果编辑部很少使用站内信，可以考虑申请将其关闭。

代理功能是要引起每个编辑部重视的一个功能。所谓“代理”，是指当编辑点击后，立即以“代理”所对应的账户登录系统。这样该编辑就可以以被代理人的名义处理稿件。大部分环节系统会记录处理人，而系统并不能识别该用户是否被代理，这就存在安全隐患。用户被代理后可以更换为该用户所拥有的任何一种身份，用户作为作者、专家时，是没有代理权限的。管理员因为不处理稿件，既没有代理权限，也不能直接被代理，但可以通过代理该管理员用户拥有的其他身份转换为管理员。这里的隐患主要指责编或主编代理其他作者、专家、编辑或主编，并已被代理任意处理稿件。建议编辑部取消代理权限，并只设一个仅有管理员身份的用户，因为代理权限是和编辑或主编修改用户信息关联的（如向专家赋予作者身份的权限），所以丧失代理权限后，相关权限都不能保留（只有添加新专家的权限不受影响），如需操作只能由管理员完成。

（五）专家审稿

腾云依靠知网平台提供了专家遴选库。在2015年底的中国学术期刊未来论坛上，知网称已全部核查了一遍库内信息的有效性。腾云系统提供的专家审稿单将每个选项设计为复选，这是考虑到复选框的打印效果较好。如果编辑部不介意，也可要求客服改为单选。每个编辑部都有自己的风格，也可以向知网提供自己较成熟的审稿单植入在线系统中。在启用新审稿单前，一定要仔细核对，否则以后修改时会有很多不必要的麻烦。我刊在使用审稿单一段时间后发现审稿单中的处理结果前3个选项是“可刊用、修后再审、修后可刊用”，这样的排序不符合逻辑，所以就改为“可刊用、修后可刊用、修后再审”。修改后，发现之前审稿单的意见是按位置记录的，并不会智能地和选项内容链接，所以原来意见是“修后再审”的，现在都变成“修后可刊用”了。最后，我刊更换了审稿单模版，才将此问题绕过。

专家在审稿时，也偶有忘记点击“完成提交”按钮的情况发生，所以编辑同行如果碰到久未审回的稿件，可以提醒专家是否有此疏漏。

（六）录用

稿件正常的录用、安排刊期操作应该是在流程中，而不是在组版中。组版主要的功能是查阅稿件，据知网工程师称，在组版中安排稿件可能会有漏洞，稿件到已录用状态就已经终结，该环节仍有流程回退功能。对于某些特殊稿件，在编辑部已录用但尚未刊发该稿时，流程回退是有用的；当稿件已刊发后，流程回退功能及组版管理对此类稿件的重新组版功能是多余的。目前腾云系统无法做到稿件的固化，而且在组版管理中对稿件重新安排刊期时不记录处理人信息。这要求编辑部在出版前一定仔细核对腾云内的稿件和计划出版的是否一致，在出版后不要修改，以免出现重复出版或漏出之类的严重问题。

（七）其他

在使用腾云时，还有其他一些技巧和问题。环节触发邮件的发件人可以是编辑部的公共邮箱，也可以是当前处理人的邮箱。每个环节可以有不同设置，但是同一环节设置对编辑部的所有人是相同的。如果个别情况需要暂时修改，建议直接在发信对话框中修改发件人。在稿件或姓名后的黄色小箭头是很有用的工具，相当于鼠标的右键，是一个常用工具。例如，要临时向某个用户发邮件，可以左键单击该用户后的黄箭头，选取“发送邮件给该用户”即可。如果遇到新出现的一些常见问题，建议利用网站及采编系统内的公告功能，给予用户及时、必要的提醒，方便用户使用。

三、腾云的优劣

每个采编系统都有自身的优势与劣势。与其他在线协同采编系统相比，腾云协同采编系统有以下优势：使用免费；紧密与知网结合，可自动检测重复率，庞大的审稿专家库；用户数量大；更新升级较快；客服质量较好。但它也有以下劣势：系统稳定性仍有提高的空间；与万方数据不兼容；不支持用QQ账号登录；投稿时不支持自动提取文章信息的功能；浏览稿件时的排序功能不强。希望将来腾云及其他采编系统能够不断完善，提高用户的满意度。

参考文献：

［1］曾婷.期刊稿件采编系统的发展现状及展望［J］.江汉大学学报（自然科学版），2012，40（4）：101-104.

［2］李启正.国内外期刊采编系统的特点与现状［J］.新闻研究导刊，2015（10）：175.

［3］同方光盘股份有限公司.腾云期刊协同采编系统［EB/OL］ . http：//find.cb.cnki.net/index.html . 2015-12-31.

［4］吕娟.刍议中国知网期刊采编系统的应用［J］.贵州师范大学学报，2012，28（2）：40-41.

［5］申轶男，曹兵，佟建国，等.腾云科技期刊协同采编系统在使用中存在的问题及解决建议［J］.中国科技期刊研究，2014，25（2）：311-314.

中图分类号：G255.2

文献标志码：A

文章编号：1674-8883（2016）01-0205-02