高职院校档案管理网络化信息化研究

2016-02-23史晓红

西部皮革 2016年20期

关键词：网络化档案管理院校

史晓红

(衡阳财经工业职业技术学院，湖南衡阳 421002)

高职院校档案管理网络化信息化研究

史晓红

(衡阳财经工业职业技术学院，湖南衡阳 421002)

近些年来，随着信息技术的显著发展以及教育改革力度的不断加大，人们对学校档案管理工作也愈发重视。在此种形势下，高职院校为加强自身建设，促进管理水平及整体竞争力的提高，就需要转变以往的管理理念及模式，充分加强档案管理的网络化及信息化建设。本文从高职院校实现档案管理网络化信息化的优势及存在的问题出发，就如何提高档案管理水平展开探究，以期为今后的档案管理工作提供有效参考。

高职院校；档案管理；网络化；信息化

在计算机以及网络技术全面普及的大背景下，档案管理实现网络化信息化已成为时代的发展趋势。具体分析，高职院校通过采取网络化信息化的档案管理模式，可有效促进档案收集、整理及利用等工作效率的提高，大大减少管理成本的投入，在优化资源共享的基础上，实现档案服务水平的提升。而作为提供现代经济建设所需专业型人才的重要部门，高职院校就应对计算机网络技术进行充分利用，通过采取搭建网络信息平台等措施，全面促进档案管理工作的网络化信息化发展，在实现档案信息共享的同时，为教学及社会建设等提供更为优质的服务。

1 高职院校实现档案管理网络化信息化的意义

1.1 档案管理网络化信息化的必要性

(1)档案管理实现网络化信息化为时代的必然发展趋势：计算机网络技术的普及对社会各个领域均产生了非常大的影响，高职院校就应当顺应时代的发展，对这一现代化技术进行合理应用，通过开展规范化的档案管理工作，从而充分促进档案管理水平的提升。

(2)档案管理实现网络化信息为教育改革的要求所在：随着教育改革的落实，各大高职院校也纷纷加大了教学、人事、仪器设备等档案管理的改革力度。以人事档案管理工作为例，学校以往采取的是人工操作的方式，资料也以纸质保管为主，无法便捷且快速地归档及查找档案。而通过建立起包含所有教职工个人资料在内的信息数据可，便可有效解决这一问题。由此可知，高职院校应采取有效措施，全面促进档案管理工作的网络化信息化发展，从而为学校的良好建设及发展提供可靠支持。

1.2 档案管理网络化信息化的优势

(1)可促进档案管理水平的全面提升：当高职院校实现档案网络化信息化管理时，便可将管理效率低、工作量大等问题进行有效解决，而且还能节约资源，在异地便可检索或存取档案材料。此外，由于计算机有着非常大的存储量，可有效减少存储档案的空间以及相关管理仪器设备的数量，从而促进档案管理水平的全面提升。

(2)可实现学校的信息化管理：随着电子化信息时代的到来，高职院校为获得可持续发展，就需要融入该环境中，充分结合先进的信息技术，并建立起属于自己的一套OA系统及办公数据平台等，从而真正实现数字化、信息化管理。

2 高职院校档案管理工作的现状

2.1 未能对档案的网络化信息化管理工作做出整体的规划

现阶段，尽管有不少高职院校建立起了信息平台系统，但由于未能做出整体的规划，使得学校内部出现了有关招生就业、人事、教务等多套独立的管理信息系统。由于这些系统之间无法融通，也不能实现信息资源的共享，导致各部门难以进行沟通与协作，极大程度上降低了学校的管理与质量。

2.2 信息管理平台存在一系列不容忽视的问题

在开展档案网络化信息化管理的过程中，只有少数高职院校会与软件公司共同开发所需产品，大多数则是采取直接购买软件产品的方式。尽管软件公司在设计时会参考学校提出的要求，但这些软件产品在实际使用过程中，还是会难以满足某些特定的要求。比如在教学管理信息系统方面，其很难具备多学期制以及工学相结合等职业教育的特点；在人事管理信息系统方面，通常不具备企业经历以及双师素质等信息。正是由于存在这些不足之处，才导致高职院校不得不再次与软件公司进行合作开发，最终耗费大量时间，导致档案管理滞后的出现。

2.3 学校档案管理人员的业务水平不高

在高职院校中，不少档案管理人员由于不是科班出身，缺乏专业的培训，因而不具备完善的专业知识，业务能力也不强，也无法熟练掌握计算机操作、信息技术知识以及管理信息平台各项功能，这极大程度上阻碍了学校档案管理的网络化信息化发展。除此之外，随着国家对教育投入力度的增大，不少高职院校购置了大量进口的仪器设备，充分提高了设备的种类、数量及质量，但这也对档案管理人员的工作能力及业务水平的要求也更高。

2.4 依然采取落后的档案管理方式，现代管理手段的利用率不高

高职院校虽然已逐渐加强现代化信息技术的应用，但由于受到传统观念的影响，导致无法有效提高档案的管理水平，依然停留在初级管理阶段。此外，不少但管理人员由于自身专业能力不强，因而无法对计算机网络技术等现代信息管理手段进行熟练应用。当网络方面的使用不够成熟时，档案管理工作只能局限于纸质材料的使用及手工操作，或是仅采用Excel等电子表格来管理相关档案资料，这些做法大大降低了高职院校档案现代管理手段的利用率。

3 提高高职院校档案管理网络化信息化水平的有效对策

3.1 摆脱传统理念的束缚，树立起现代化的档案信息管理观念

在信息时代的大背景下，各种技术均得到显著发展，尤其是网络信息技术，更是在社会的各个行业及领域得到了广泛应用。对于高职院校而言，为促进自身竞争力水平的提高，获得可持续发展，就需要紧跟时代的发展步伐，全面落实档案管理的网络化信息化建设。基于此，高职院校及其档案管理工作人员就需要摆脱传统理念的束缚，树立起现代化信息管理观念，加大新知识的探索力度，积极拓展新的业务，通过科学合理应用先进信息技术，最终促进学校管理水平的提高。

3.2 从高职院校的特色出发，加大档案管理信息平台的开发及建设力度

高职院校为实现档案管理网络化信息化发展，就需要加大资金及硬件设备的投入力度，并注意在与软件公司合作开发的过程中，加强软件开发人才的培养。此外，高职院校还应从自身特色出发，自主研发出有针对性的、属于自己的数字化信息平台。例如，学校可对高职教育的特点及要求进行深入分析，并以此为依据，将具备职业教育特点的内容，如校企合作、多学期制、理论实践一体化教学以及顶岗实习等加入教学管理系统中；对于后勤管理系统，则需从社会化管理层面出发，将学生住宿管理等信息处理内容加入其中；对于人事管理系统，则需将“加强校企合作人才”等信息资料纳入其中；而在设备信息管理系统这一方面，就需要提供各种仪器设备档案资料的准确查询平台。

3.3 注重档案管理人员业务知识的更新，充分促进其综合素质的提高

当前，社会不断朝着信息化及网络数字化的方向发展，新的信息技术也如雨后春笋般大量涌现出来。此时，高职院校的档案管理工作人员仅仅凭借之前的知识及经验，是无法适应时代的发展要求的。在此种形势下，档案管理人员就需要积极展开自主学习，不断促进自身知识结构及水平的优化，倡导奉献精神，在树立起管理育人理念的基础上，认真学习有关档案管理的专业知识，对高职教学理念及教学规律进行深入探究，对档案管理工作的重要性予以高度重视，加大信息化建设方法的创新力度，并实时将自身的专业知识进行更新，从而实现业务能力的全面提升。另外，高职院校还应派遣档案管理人员深入专业的院校进修，使其通过学习他人优秀的经验，从而对档案管理的专业知识有一个全面的把握，在与最新管理手段及理念对接的基础上，真正实现业务水平的提高；而对于档案管理人员而言，其应当与其他管理人员展开交流合作，将问题共同解决。只有这样，才能充分促进档案管理人员综合素质的提升，为网络化信息化管理工作的开展提供人力资源支持。

3.4 加强信息平台的整合，将信息共享落到实处

通过对现代信息技术展开合理应用，并在整体设计理念的引导下，打造一个数字化校园，可确保不同管理信息系统具备独立性，同时实现信息共享；不但可供本地应用，还能在异地进行操作，确保准确、深层次共享各类数据信息。由此可知，高职院校通过加强信息平台的整合，可有效提高学校各个业务部门间的交流与协作，最终实现工作效率及管理水平的整体提升。