魏敏（新疆维泰开发建设（集团）股份有限3司　乌鲁木齐　830026）

浅谈企业档案管理与创新

魏敏
（新疆维泰开发建设（集团）股份有限3司乌鲁木齐830026）

本文阐述了当代企业档案管理工作的基本内容，对企业档案在运用过程当中的问题和企业档案管理工作当中的发展与创新等方面进行了探讨。当代科学技术不断的创新与发展，信息作为当代社会的重要财富，成为了企业发展的重中之重，管理好信息就像管理好企业内部的资产一样的重要，所以，我们要做好企业档案的管理，在管理的同时，不断的摸索和创新，最后为企业档案管理，摸索出一条真正适用于自己企业的道路。

企业档案管理创新信息化

当今，企业所掌握的重要信息已经成为多数企业发展的命脉，信息关乎企业的正常发展与走向，如果一个企业没有合理的档案管理机制，则这个企业必定不能做到持续、持久的正常经营。所以，企业不仅要重视信息带来的思维，同时，更是要做好信息的管理工作。当代，很多的企业并不能足够的认知企业档案的管理工作的性质，不知道如何利用企业档案，把企业档案的资源白白的浪费掉，对企业造成没必要的资源流失和浪费。所以，本文具体的分析了当代企业档案的管理工作与创新方法的一些见解。希望可以为我国企业档案管理工作的实践者带来一些新的思路。

1　认知档案管理工作

1.1如何使用档案信息

档案信息的使用条件是档案信息的一个关键点，是档案可以被安全利用的一个重要保障。在档案管理的部门运作的伊始，就必须对档案管理的工作人员进行不断的培训与考核。一个合格的档案管理人员才能对企业档案信息做到专业的、用心的、合理的使用。同时，档案信息的管理者要不断的对档案的使用环境进行熟悉和认知。做到庖丁解牛的熟练度，哪部分档案何时、何人进行的信息储存。同时，还要与时俱进的利用现代的科学技术，进行信息化、专业化的档案管理。信息管理者要尽职尽责，合理的保存和谨慎的利用是档案管理者工作的主要部分。

1.2清晰、规范档案使用的权限

档案的权限、级别也要根据不同的设备，不同的档案室进行合理有效的分配。对于一些重要的信息，要更加的重视。根据档案的重要程度，划分档案的使用权限。不能因为工作的疏忽，或者电子信息的漏洞，对关键档案造成不必要的遗失和泄露。如果发生这种情况，要对档案管理的工作者进行问责，甚至是重新的培训。当然，对于一些档案，超过了保管日期，无需控制使用的档案，也可以向企业或者社会进行开放，要合理的依法对档案进行公开和利用活动。

1.3档案使用当中的问题以及注意事项

为了档案的使用者可以更加迅速、准确的使用档案当中的信息。要在档案储藏室设置方便阅读的阅览室。在档案的使用过程当中，对因大量阅读，容易造成档案损坏的文件，要及时的做好档案的备份。或者，复制档案当中的内容，对档案原件进行保护。至于一些重要文件，禁止带出档案储藏室，对储藏室的内部要安装一些监视设备以便管理，对那些私自把档案带出的人员进行制止，对于一些因私自把档案带出且对企业造成损失的人员进行企业内部的处理和问责，严重的还要有请当地的公安人员进行介入。使档案的使用规范化、合理化，做到对档案行之有效的管理。

2　企业档案在运用过程当中的问题

2.1档案管理工作人员工作态度问题

在企业档案的运用当中，档案管理当中有一些严重且突出的问题。比如，档案管理的工作人员不专业，不能对档案进行合理的管理，在工作当中会破坏或者遗失部分档案信息，人员素质相对较低，不能做到认真负责的管理。或者是一些有能力的人被分配到档案管理的部门，内心生气，觉得自己的才华没有用到所谓的“刀刃”上。觉得档案管理工作只是个闲差，对这份工作的热情不够，做事寥寥草草，认为档案管理工作可有可无，在这份工作上就是得不到企业重用的表现。所以，企业必须让档案管理的工作人员意识到，档案管理工作是企业发展的重中之重，自己管理着档案信息，就是管理着企业的现在和未来。档案管理工作绝对不是闲职，不是可有可无的。要把重视企业档案管理工作的传统延续下去，对于刚进入部门的新人，资历比较老的档案管理者要细心耐心的传授其丰富的工作经验，为企业培养一批尽职尽责的档案管理者，为企业档案管理的工作进行长期的负责。

2.2企业档案的利用率问题

如果企业档案的利用率低下，就说明档案编制、档案研究的成果没有得到合理的利用，这是对企业内部资源的一种浪费，当然，企业档案是企业信息比较重要的一个环节，不可能过多的进行公开，档案的保密性决定了一部分档案的利用率低下，而更多的可以开放的档案也会不被利用，导致了企业档案利用率低下的问题。部分档案也可能在管理的过程中，保存不善，被管理者遗失或者是损坏，都是造成利用率较低的原因。

2.3企业档案管理工作在企业内部的地位不高

很多企业对自己内部的档案管理工作的重视程度不够高，把绝大多数的资源投入到生产当中，对档案部门的投入极少，缺少资金的投入，无法让企业档案的管理者利用先进的档案管理设备对档案进行合理的、科学的保存。很多企业内部的档案管理工作十分的落后。就是因为长期没有对档案管理部门进行资金的投入，使得自己的企业档案部门比其他企业的档案管理部门落后，档案遗失、不合理等状况频发。这些情况的发生，就是企业档案管理工作得不到重视的结果。

3　企业档案管理工作当中的发展与创新

3.1引进科技化

企业档案科技化是企业信息管理的必经之路。档案信息是非常重要的信息资源，当今互联网发展迅速，企业档案也要跟上时代的步伐，把企业档案科技化，传统的企业档案一般都是用纸张，书装成册，然后再把档案分类的储藏在档案柜里。这样的储存方法会出现很多的问题，比如耗费纸张比较多，占地空间大，往往为了档案就要准备几个屋子的地方存放，寻找起来更是麻烦，要翻阅大量的无效档案，才可以寻找到自己所需要的档案，如果把企业档案信息化，这样一来，几台电脑就可以解决企业档案的储藏问题，企业可以把信息放到安全的网络云上去，再利用局域网管理企业信息档案，这样，不仅占地小，更是方便查找，需要用档案的使用者，在电脑上输入所需档案的时间就可以轻而易举的寻找到自己所需的档案，不仅方便，而且对档案管理人员更是方便了管理。

3.2加强企业档案管理内部人员的创新

企业要逐步加快档案管理工作人员队伍的建设。通过一些宣传教育，让企业内部的员工对自己的工作，自己的团队感到满意，对工作充满着热情。同时，企业要与时俱进，对档案管理者要不断的用先进的知识武装头脑，更是要让企业档案的管理者对工作得心应手，会用比较先进的方法处理问题。与此同时，要不断的对企业档案服务方式进行创新，对于企业员工有用的档案，要印刷，宣传，让企业内部的员工了解自己所需要的东西，把员工对档案的需求由被动转为主动，由被迫转为自愿学习。加强实践，不能纸上谈兵，实践是发展的基础，实践是检验真理的唯一标准，要想做到企业真正的发展，就要通过实践，不断的创新，创新的过程可以不是企业档案管理人员，可以通过其他部门的同事，相互学习，相互交流，从而推动企业档案管理的发展。

3.3提高企业档案的利用率

企业档案信息要在新时代的背景下适度的开放，这里所说的适度并不是大幅度的开放，更不是闭塞自封。要把档案信息合理的、合法的让企业内部的员工学习了解。应该坚持企业至上的原则，坚持以人为本的方针。加大企业内部的利用效率。坚持维护档案的完整性与真实性。努力的实现档案的利用价值，为企业发展谋福利。

4　结语

企业档案管理部门是企业重要的部门，是企业通向未来的重要支撑。管理好企业档案是档案管理者不可推卸的责任与义务。没有好的企业档案的管理，就像河水会断流，就像树木没有了根基。文章里所讲述的是当今企业档案管理当中的部分问题，以及个人对如何管理好企业档案的见解。希望对广大的档案管理者提供新思路、新见解。为企业档案管理献计献策，从而推动企业档案管理的发展。

［1］陈晓莉.如何做好企业档案管理工作［J］.办公室业务，2013，01：68-69.

［2］何燕宁.浅谈企业档案信息化管理［J］.经济与社会发展，2010，11：131-133+138.

［3］刘红远.如何在创新中完善企业档案管理工作［J］.价值工程，2011，11：125-126.

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.035