徐　澍

宝清县机关事业保险管理局，黑龙江　宝清　155600

关于档案工作的规范化管理

徐澍

宝清县机关事业保险管理局，黑龙江宝清155600

摘要：档案管理工作在现在的各个机关单位都有着不可忽视的作用，规范的、现代化的档案管理有利于工作的顺利推进，尤其是在社会保险单位，由于负责的事务繁多，包括养老、失业、医疗、生育等保险管理信息，如果不能及时有序地处理这些信息，就会造成信息混乱、查找不便的问题，因此加强事业保险的档案管理是一项重大任务。

关键词：保险；档案；管理

社会保险档案的管理是一项复杂的工作，它关系到每一个与保险有关的人，千千万万的个人保险构成了整个社会庞大的保险信息库，只有保险档案管理工作做到规范有序，分类整齐，才能在个体信息查找时快速准确的提取出来，有条不紊地解决问题，由此可见，建立健全一个规范化、系统化的保险档案管理系统是非常有必要的。

一、现在保险档案管理中的不足之处

(一)档案意识淡薄

很多单位都不重视档案管理，只把重心放在业务工作上，认为档案管理不能带来收益，因此不愿意在这方面投入过多的人力物力，招聘一些没有专业知识的员工来管理档案，在基础设施的配备上更是不会投资更多的资金，这就使得档案管理杂乱无章，没有明确系统的保存目录，随意保存，容易丢失，虽然整理保存时很容易，但是对这些档案进行管理就非常困难，查找时更是麻烦，降低了保险单位的工作效率。

(二)档案管理制度不完善

很多社会保险档案管理部门都不能完全贯彻落实国家档案管理规定，因为没有人意识到档案管理工作的重要性，也没有人强制其执行，再加上社会保险档案管理制度不健全，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，[1]各个单位之间没有统一的标准，执行困难，这也是现在保险档案管理的又一大问题。

二、加强档案工作的管理措施

(一)提高档案管理的意识

深刻认识到档案管理的重要性，树立保险档案意识，保险档案从形成到使用再到归档，在其“一生”中发挥着不同的作用，档案管理就是充分发挥档案在归档后的作用，是对以往工作的记录，是对日后工作的指导，这样才能够积累经验，寻找不足，及时调整，对档案工作的提升有很大意义。

(二)引进专业人才和基础设施

顺应现代社会的要求，档案管理应该进行信息化处理，这就需要保险事业管理单位加大投入，招聘有专业知识的人才，精通档案管理知识，熟悉《档案法》，懂得计算机技术；另外引进先进的基础设施，这样专业人员才能发挥最大的价值，建立健全该事业单位的保险管理体系，目录详细，条理清晰，便于保存和查找，节省时间，提高工作效率。

(三)加强对档案工作者的管理

档案工作者要有不断学习、不断进步的意识，更新自己的知识存储，向最先进、最有创意的档案管理单位学习，激发潜能，发掘价值，努力使自己成为单位需要的复合型人才。保险事业管理单位也应该定期组织培训，请有成绩、有权威的人来单位做讲座，向档案工作者传授知识，树立榜样，使他们意识到自己身上的责任，意识到广阔的上升空间，增加工作人员前进的动力。此外，还可以建立奖惩制度，激励档案工作者向更加优秀的方向发展，多劳多得，创造更大的价值。

(四)完善档案管理制度

社会保险档案管理要向着规范化、数字化、信息化的方向发展，充分利用现在的计算机网络带来的便利，建立保险档案数据库，对保险的各种数据进行整合，系统地传到该数据库中，实现资源共享、自助查询，方便人民的使用，也减轻了档案工作者的工作量。与此同时，还要规范对纸质档案的管理，避免纸质档案的损坏、丢失，按照时间和类别分类存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善处理。当然，保险档案纸质资料也不能一直存放，需要定期对这些档案进行查看，除保单送达回执档案保存期限为2年外，其他业务档案白保险合同终止之日起，原则上至少要保存10年才可销毁。[2]在这一过程中要严格遵守销毁流程，对保险档案进行逐一核查，确定其已经没有效力，再由专门人员签字，统一进行销毁，以此减少档案管理工作者的工作量。

(五)组织力量，不断创新

现代化的档案管理方式是适应时代发展潮流的趋势，保险档案的管理也要与时俱进、不断创新，根据自身单位的规模与需求，利用计算机网络体系对保险档案进行搜集、整理、存档，创建保存和查找的桥梁，创新理念，保证工作质量。

三、对保险档案管理工作未来的展望

(一)执行依法治档

《档案法》是具有权威性的档案立法，档案工作人员应该以此为出发点，监督、指导、检查档案的前期控制。[3]在未来的工作中，严格执行《档案法》，对保险档案管理工作给予合理的法律权限，增强档案管理的法律意识，提高工作人员的政治、文化及业务修养，对有违法、失职等问题的工作人员追究法律责任或行政处分，从而实现档案管理工作的高效、公正。

(二)开发运用档案

对保险档案进行搜集整理是最基本的一步，之后要对分类后的档案做分析和预测，成为有参考价值的信息资源，为日后的工作积累经验。此外，创建更加便捷的查找咨询方式，比如通过电脑版、手机版的保险档案管理体系向广大人民群众开放，人们可以随时随地查询自己的保险信息，服务人民，提高社会效益。

四、结论

随着社会的快速发展，系统的、数字化的保险档案管理才能满足信息化时代的要求，要促进社会保险档案管理体系的完善，要从以下几个方面进行优化：领导者应重视档案管理，投入资金，引进专业人才和基础设施，加强对档案工作者的管理，定期组织讲座，不断完善保险档案管理制度。此外，要推进依法治档的执行，开发运用档案，发掘其内在价值。

[参考文献]

[1]邓青松，王洛平，武鸣城，孙志浩，李东平，周海嚒，刘世豪，黄宗正.完善社会保险档案管理促进保险事业发展.建筑工程技术设计，2015(26).

[2]马为民，李文泉，黄宗正，郑冬英，黎文卓，董存红，刘世豪.浅谈新时期保险业务档案管理——河南省今州县张北村社会保险管理思路与情况案例分析.山东档案，2014(4)：51-53.

[3]张洋，李文泉，黄宗正，王志华，周志扬，李闫东，寒露雪，杨文嘉，李东平，周志斌，刘文卓.刍议如何加强档案工作的规范化管理——河北何瑞股份有限公司财务管理情况案例分析.科技创新与应用，2015(35).

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)11-0242-01