文・杨敏

怎样做好贫困学生资助档案的归档管理

文・杨敏

学生资助是国家“改善民生”的重要政策之一。在国家政策的监督下，已经有大批的贫困学生得到了资助，得以让他们能顺利地完成学业。在开展学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，成为开展学生资助工作最直接的记录和凭证。因此建立和完善贫困生资助档案有利于我们全面掌握在校贫困生的学习、 生活状况和实际需要，客观分析贫困学生的个性特点及解决贫困学生学习和生活问题，做到了“因人施助”，让广大贫困学生上的起学，读得起书，所以管好和用好贫困学生资助档案作用十分重要。

一、贫困学生资助档案的特点

1.贫困学生资助档案的关联性强。由于贫困学生资助档案涉及到每个资助人的切身利益，关系到资助经费的公平、公正的发放，关乎到能否资助到每一位贫困学生，因此资助工作本身有一套严格的申请，审批和发放程序，形成了资助档案的环环相扣，关联性极强。

2.贫困学生资助档案的广泛性强。贫困学生资助工作涉及到班主任、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以贫困学生资助档案的来源广泛而分散。

3.贫困学生资助档案信息化程度高。自2007年起，国家教育部就投入了大量经费，建立了“全国学生资助管理中心网”和“全国中等职业学校学生信息管理系统”多个信息管理系统。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件。所以，贫困学生档案管理如何利用现代信息技术，建立网络登记、实时更改等功能于一体的信息网络系统，实现文本档案与电子档案的同步发展，这给贫困学生资助档案的归档和管理带来新的挑战。

二、目前贫困学生资助档案存在的问题

1.资助档案无章可循。国家尚未出台学生资助管理档案标准或规范，以至于各地在收集、整理档案时无章可循。

2.资助档案管理分散。贫困学生的资助工作由区资助管理中心组织实施，产生的资助档案分别保管在不同的单位，使得同一辖区内的贫困学生资助档案管理分散。

3.资助档案整理不规范。贫困学生资助工作政策性强，程序严格，档案既要反映资助政策，更要反映资助程序和资助结果，这就要求贫困学生资助档案要齐全完整，规范有序，保管安全。

三、如何加强贫困学生资助档案归档管理工作

1.加强制度管理。一是建立严格的学生资助档案集中统一管理制度，并通过整合资助工作做到集中管理。将贫困学生资助档案整合到区资助管理中心，所形成的资助档案统一由资助管理中心收集、整理、归档。二是尽快出台标准、规范资助档案，让各学校整理档案时有章可循。明确管理部门，部门职责落实到人，有专人管理加强监督。三是凡助学金、减免学费等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性，在资助过程中形成的电子文件材料应当还原成纸质文件进行归档，并加盖单位公章存档。

2.明确贫困学生资助档案材料的真实性，减少困难认定难度。在认定过程中需要民政部门积极配合，对家庭收入情况进行严格的核实。尽可能的保证学生困难证明材料的真实和有效，并严格通过电话、实地走访等方式进行核实，如果发现证明材料有伪造的成分应该驳回处理。因为这些失真的证明材料进入到资助档案中，将影响到资助金发放的公平性和公正性，使得很多真正贫困的学生无法获得应有的资金资助，也会给资助工作带来严重的负面影响。

3.及时整理和分析贫困学生资助档案信息资料。在贫困学生档案管理过程中，要及时对档案信息进行分类管理，比如家庭经济困难学生档案系统保存了大量的学生家庭信息证明材料，在管理过程中要对这些证明材料进行认真分类，区别管理。

4.制定归档范围和明确归档时间。学生资助档案的归档范围，应包括行政档案、资助业务档案等。行政档案材料包括上级资助机构成立文件材料，本单位资助工作需要贯彻执行的上级机关文件材料和重要问题批示及学校资助管理制度、资助工作计划、总结等。资助业务材料应包括学生资助申请表、证明材料、学生减免学费资助名单、专项资金拨付文件、专项资金发放凭证、资金测算和落实情况等都在归档范围之内。各校和资助管理中心每学年末收集、整理学生资助档案以备长期存查。严格认真地做好各类救助对象资料的收集、整理和归档，做到资料齐备、标准一致，

5.规范整理方法，加强资助工作针对性和实效性。每学年的受助学生成千上万，且资助标准一致。为方便档案管理和减少整理工作量，应将贫困学生资助管理档案，以每学年一个班为单位装订成1册或几册分别按“件”整理。材料整理处理上，通过多方位学习和实践，我们对学生的材料及时按类别、时间、工作流程等进行分册装订、打包存放，确保材料能保存完整查阅方便快捷。

6.规范档案盒的标准、改善保管条件。资助档案最好去当地档案行政管理部门购买盖有档案局监制章的正规档案盒，或者经档案管理部门授权后再自行订做专用档案盒。配备足够的档案库房和必需的设施设备加强对资助档案的保管保护，最大限度地延长档案的寿命。

7.利用现代化档案管理手段对其管理，并加大电子文件的归档管理力度。使用资助专用软件录入档案条目，有条件的可进行档案数字化扫描，提高资助档案的现代化管理水平。

8.应遵循保障性原则，提高资助管理人员素质。贫困学生资助工作者要加强理论学习，刻苦钻研业务；要经常参加业务培训，不断扩展自己的知识，努力提高自身的专业水平，更好的胜任资助档案管理工作。使贫困学生档案做到系统规范，为开展学生资助工作提供保证，便于管理者根据贫困学生档案，对学生家庭情况做全面的了解和掌握，有针对性地管理好用好学生资助资金，使有限资金真正用到需要获助的学生身上。学校要建立严格的资助档案管理制度，明确管理人员，加强监督。

贫困学生资助工作成为社会的焦点，贫困学生档案管理也同样受到学校重视。为提高贫困学生档案工作效率，合理地分配资源，解决贫困学生档案归档的难点。应该把收集贫困学生原始档案，建立贫困学生数据库，运用信息管理的方法，采用分门别类的方式，配置先进办公用品，配备档案专业人员，保护贫困学生隐私等方面有机地结合起来，才能做好贫困学生档案归档工作，适应高速发展的时代需要，满足广大师生的需要使其得到社会的尊重和认可，这也关系到国家，社会和谐与安定的大事。

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张咏梅：家庭经济困难学生档案工作现状分析与对策2012.07

曾建荣：论学生资助项目档案管理的现状与策略2011.23

李建平: 浅谈高校贫困生档案的建立和管理2015.6

（作者单位：济南第八职业中等专业学校）