文/徐　幸

档案管理在宣传活动中的作用探析

文/徐幸

档案管理看似是宣传活动中一项常规性的工作，但却对于宣传工作的顺利开展具有多方面的价值，深入了解这一点是相关人员提高档案管理质量的关键所在

基层宣教单位既要拟定卫生计生宣传、公众健康教育、健康促进的规划和政策，而且还需要开展内容丰富、形式多样、规模不一的卫生计生宣传活动，档案管理作为其中的一项重要内容，具有多方面的价值。

一、为宣传工作年终总结提供清晰的素材

开展各种形式的卫生计生宣传活动是计生委宣教中心的一项基本任务，在年终总结期间需要详细阐述本年度宣传工作开展情况，包括宣传主题、宣传方式、开展时间与开展效果等等。这需要该单位提供详实的宣传资料作为支撑。而在日常工作中，积极做好档案管理工作，详细记载各项宣传工作的开展原因、开展目标、开展时间、开展方式、开展过程以及最终的开展效果情况，能够为本单位年终总结提供清晰而丰富的资料，由此充实总结内容，提高总结质量，充分彰显本单位的年度宣传工作成果。

二、保证年度宣传工作常态化和规范化进行

从整体上来说，我们所开展的诸多宣传工作具有鲜明的规律性特征，很多宣传工作每年都需要进行。而做好档案管理工作，一方面可以为该单位在什么样的时间、什么样的地点开展什么样内容的宣传活动提供有效的依据，使其能够常态化地开展各项宣传工作，避免出现宣传活动不持续、随意性大所带来的宣传质量差与效率低之类的问题；另一方面也可以为各项宣传工作的开展时间、开展方式、开展过程提供有效的指导，提高宣传计划的质量和效率，保证宣传工作能够规范而高效的进行，避免出现每次宣传工作都是从头开始，经验不足，问题重重等等。

三、激发宣传人员的工作积极性与主动性

结合自己的工作经验，实施严格的档案管理活动无疑还在一定程度上发挥着工作监督与激励的作用。首先，实施严格的档案管理活动需要宣传人员提供详细的工作资料，包括宣传计划、宣传过程影像资料、宣传工作总结等等，从而督促相关人员认真履行自己的工作职责，细致地相关的工作任务，提供规范的工作材料等等。这能够在潜移默化之中提高宣传工作质量和效率。其次，实施严格的档案管理活动则可以详细记载各个宣传人员在具体工作中的职责、任务及其最终的工作质量情况，为其将来工作审查、工作考评和岗位升迁情况提供有效的依据。这由此也在潜移默化之中使相关人员产生了一定的工作压力，激发其责任意识，促使其积极主动地履行自己的工作职责，努力提高工作质量和效率。

四、为制定和实施宣传政策提供有效依据

我们还承担着拟定卫生计生宣传、公众健康教育、健康促进的规划和政策方面的工作任务，然而各项政策的制定和实施并非是“闭门造车”、“拍脑门”决定的，而是建立在深入调查和研究实际环境、实际问题的基础之上所完成的，需要大量的第一手资料作为支撑。而做好档案管理工作则可以为制定和实施各项宣传政策提供有效的依据，使相关人员能够更准确地把握政策制定环境及其所面临的实际问题，从而设定合理的政策目标、选择合理的政策执行方式、建构科学的政策实施计划、实施准确的政策效果评估活动等等。

五、塑造良好的单位形象

做好档案管理工作的直接意义是为年度工作总结提供清晰的素材，保证年度宣传工作常态化和规范化进行，激发宣传人员的工作积极性与主动性以及为制定和实施宣传政策提供有效依据等等，然而从更深层次的角度来说，也能够通过此项工作一方面准确地反映单位宣传工作发展历程，展现单位在宣传方面的工作经历、工作特征与工作成果等等；另一方面也充分展现了该单位严格、规范、有序的工作方式。这在潜移默化之中能够塑造高质、高效的单位形象，提高相关人员对于该单位的重视与尊敬程度，对于该单位更好地开展各项工作提供了有效保障。

档案管理对于宣传活动的开展甚至对于单位的发展具有多方面的意义，我们不能仅仅将其视为是一项常规性的工作，而应该秉持认真、严格、规范的态度来对待此项工作，提高档案管理质量，由此发挥其应有的价值。

（作者单位：四川省卫生和计划生育宣教中心）