刘凌涛

山东省潍坊市奎文区社保中心

巧用信息技术推动事业单位档案管理现代化

刘凌涛

山东省潍坊市奎文区社保中心

档案对事业单位来说具有非常重要的意义，对单位上下人员的调配起着参考作用，可是在信息技术飞速发展的如今，事业单位档案管理工作已经与时代的发展步伐脱轨，存在这样那样的问题，使得档案管理的作用无法得到发挥，迫切需要借助信息技术实现事业单位档案管理的现代化。本文主要就当前事业单位档案管理中存在的问题，探讨如何有效利用信息技术实现档案管理现代化发展。

信息技术；事业单位；档案管理；现代化管理

档案管理在我国有着悠久的发展历史，在过往的演变过程中积累了相当丰富的档案管理经验，但是随着时代不断变化发展，在档案管理中遇到的情况也来越复杂，而且事业单位人事档案管理关系到每一个事业单位人员的切实利益，是一项系统化的工作，呈现复杂多样性，依靠过去老祖宗留下了的传统经验进行管理已经行不通，需要紧跟时代的脚步，积极引进相关的档案管理设备和现代化的档案管理人才，开启现代化的档案管理模式。

一、事业单位实现档案管理现代化的重要性

在社会不断进步的过程中，事业单位档案管理的重要性越来越凸显，同时无论是事业单位自身还是社会对档案管理工作的相关要求越来越严格，提出了更多极具现代化特色的新要求，事业单位档案管理工作需要不断改进工作方式，跟上时代的发展。利用信息技术实现事业单位档案管理的现代化不仅能更大限度的确保档案资料的完整与真实可靠性，还能在做好资料保存的基础上更好地对档案资料进行开发使用，获得更大的经济社会效益。同时现代化的管理方式带来了很多便利，使得档案的整理分类工作更加容易实现，在提高档案管理工作效率、降低事业单位办公成本的同时还有效规范了工作流程，有利于更好的促进事业单位办公的现代化，最终有效推进了事业单位的信息化水平。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）管理制度不够完善

目前很多事业单位采用的依然是过去的老一套管理机制，在执行过程中存在各种困难，出现执行不到位的情况，加上部分事业单位并没有意识到做好档案管理的现实意义，并没有形成切实可行的档案管理制度，加上当前档案管理中不断涌现的新情况，档案管理相当混乱，管理制度上存在的问题充分暴露出来。

（二）对档案的现代化管理并没有充分重视

虽然人类已经进入信息社会，各种信息技术在工作中得到广泛的应用，但是依然有部分事业单位因循守旧，甚至对信息技术存在抵触情绪，信息技术在档案管理工作中的应用受到限制，加上管理监督上落实不到位，工作效率难以得到提升，档案管理现代化还有很长的路要走。

（三）相关档案管理人员专业素养不够

很多事业单位在进行人事招聘过程中对档案管理岗位的专业要求并没有做出严格限制，出现了很多并不是科班出身的人士从事档案管理工作的现象，并没有接收到系统学习的工作人员对无论是对档案管理的认识还是有效开展档案管理的业务水平都有限。加上部门之间的人员调动，档案管理工作难以维持在稳定的阶段，管理混乱。

三、如何有效利用信息技术推动事业单位档案管理现代化

（一）制定行之有效的管理制度并落到实处

档案管理是建立在一定的管理制度基础上的，事业单位有必要根据单位的具体情况制定切实有用的档案管理制度，能够在以制度的形式确保档案管理工作朝着标准化和规范化方向发展。需要注意的是，制度并不是一层不变的，还需要在实际运用中不断发现问题，有针对性的进行问题的探讨，发现制度存在的漏洞，进行完善。

对于制度的落实情况也需要一定的手段进行监控，确保制度能够得到高度贯彻和落实，对制度的执行应加强监督和管理，制定符合本单位实际情况的管理制度。

（二）做好档案管理工作人员的专业培训

档案管理现代化对岗位提出了更多新要求，不仅需要掌握现代化的档案管理知识，还需要在电子信息技术上不断提升。因此事业单位在进行人才引入的时候需要更加注重人才的专业要求，同时对在岗人员的专业技能培养也不能放松，有计划的组织工作人员参加技能培训，系统的培养工作人员的专业知识，使其能有效运用信息化技术开展档案管理工作。

（三）建设实用的档案管理信息化网站

网站形式的档案服务是档案管理现代化的一个重要标识。事业单位可以建立相关的信息化网站，为单位其他人员提供档案信息网络查询服务，让档案资料被灵活的使用起来。需要注意的是，建立档案管理信息网站需要有强大的技术手段作支撑，具有再开发的实力做后盾。

（四）有序推进档案管理数字化

档案管理现代化主要是采用电子档案管理的方式，针对当前事业单位档案大多数纸质档的现状，需要借助各种现代化的信息技术现有的数据进行电子归档，在做好对档案源文件的管理的基础上，建立相应的电子数据库，需要逐步实现档案数字化。在档案管理工作中正确处理纸质档案和电子档案的关系，将传统的档案管理经验与现代化的档案管理手段充分结合在一起。

事业单位档案现代化管理是一项覆盖很多方面的工作，本文只是个人就目前档案管理中存在的几个问题提出的建议，要想真正改善事业单位档案存在的问题，推动其现代化发展，还需要做出更多的努力，不仅需要事业单位与档案管理领域专业人才积极开展研究工作，还需要国家的支持，将信息化技术与档案管理工作有效结合，更好的落实事业单位档案管理工作，实现事业单位工作的有序开展。

［1］孙长美.浅谈事业单位档案管理的现状及对策［J］.中国市场，2015（04）.

［2］高培军.论事业单位档案管理的创新途径［J］.科技视界，2013