办公自动化分析及其计算机办公软件的应用

2016-01-28刘宜鑫

大科技 2016年24期

关键词：办公自动化计算机软件办公

刘宜鑫

（河池市特种设备检验所广西河池市 547000）

办公自动化分析及其计算机办公软件的应用

刘宜鑫

（河池市特种设备检验所广西河池市 547000）

随着科学技术的不断发展，自动化办公被广泛应用于社会工作中，自动化办公是一种综合性较强的办公模式，其重要性应引起社会各方的重视。自动化办公的快速发展是离不开计算机软件应用的，其是计算机软件被大规模应用的集中表现形式，计算机软件大大推动了企事业单位自动化办公的持续发展。本文主要对自动化办公及其计算机办公软件的应用进行分析，仅供参考。

计算机软件；企业管理；办公自动化

引言

进一步推动计算机软件在社会工作中的应用，有利于提高企事业单位的竞争力和自动化办公效率。计算机软件的应用是强化自动化办公的重要组成部分，因此，建立一个智能化、科学化的计算机软件应用机制则是十分必要的，实现计算机软件的合理有效应用，可从根本上提高办事效率，使企事业单位在激烈的市场竞争中赢得一席之地，以此为企业获利提供有力保障，从而促进企业经济的持续发展。

1 计算机自动化管理的优势

所谓的计算机自动化管理是指通过计算机技术、信息化管理、互联网管理等和计算机有关的知识，实现科学性、系统性管理的一种方式，有利于提高综合管理的效率和生产能力。这种管理方式是建立在计算机技术和现代互联网信息化基础上的，计算机自动化具有便捷性、准确性、科学性的特点，和传统管理方式相比而言，其具有的优势是显而易见的。

计算机自动化的特点有：①计算机自动化的核心是人，在操作根本上就是人和机器系统的有机结合；②电子计算机技术、互联网信息自动化技术是实施计算机自动化的前提，其运行方式主要是通过计算机信息和系统进行操作，有利于提高管理的质量和水平；③计算机自动化管理系统实施的基础条件是具备完善的规范和准则；④将信息资源整合和互联网技术结合起来是计算机自动化管理的前提。

2 办公自动化系统特点

办公自动化系统又称OAS，通过先进的技术手段来提高办公的效率，从而实现办公系统的自动化管理。通过计算技术，基于工作流的概念，实现信息共享，以便工作的高效完成；改变传统的手工办公方式，实现全方位的信息采集和处理，为企业相关的管理和决策工作提供可靠、科学的参考依据，其特点具体如下：

（1）交互性。一般情况下的数据处理是单一的控制流，对输入及输出及时确定下来，不需要人为干涉；办公自动化系统通常需要根据不同的输入调动不同的控制，由于要进行人机对话，因此，需要人为干涉。

（2）协同性。所谓的办公活动是指具有组织、有层次的群体活动，因此，办公自动化系统可保障组织机构内所有员工能够进行协同工作，从而实现完成同一个任务的目标。

（3）多学科交叉。现代科学技术的融合及统一大大推动了办公自化系统的发展和进步，其主要将计算机科学、行为科学、现代通信技术、管理科学作为支撑平台。

（4）网络化。一般现代化办公自动化系统是建立在计算机网络基础上的，主要包括包括局域网（LAN）、因特网（Internet）、内联网（Intranet）和外联网（Extranet）等。

（5）对象的多样性。对于事务处理型的办公自动化系统，应用对象的相关需求基本一致，主要表现在通用的商品化应用软件上；而对于信息管理型自动化办公系统和决策支持型办公自动化系统的层次，主要将应用对象的多样性充分体现出来，则表现在商品化OAS应用软件的专业性和系统性上。

3 计算机软件应用的积极作用

3.1 改善企业办公环境优化企业办公流程

传统的办公设施只是简单的文件桌椅，往往会因为业务规模的不断扩大而变得混乱不堪，但计算机软件被应用于办公自动化管理中，大大改善了办公环境，实现自动化办公的目标，将所有资料数据和文件信息输入电脑，并进行分类，有利于提高办公效率，保障工作开展的有序性[1]。也正是这方面的积极作用，使得办公自动化体系被广泛应用于社会工作中，自动化办公的优势主要体现在两个方面：①同步进行。对于同一个项目的资料数据，可通过网络将其发送至各个部门，不同部门处理不同的内容，实现工作的同步进行，有利于提高办公效率，节省时间。②可越过性。针对一些自由性较强的问题上，可选择性越过，并不是强制性参与，具有可越过性。

3.2 企业管理成本的降低

在企业办公过程中，在采购办公用品上的花销较大，将计算机软件应用在企业自动化办公的管理中，不仅有利于减少企业对办公用品的需求量，降低企业的管理成本，还有利于提高企业的办公效率，减少不必要流程，降低用纸量，为环境保护作出一定贡献。自动化办公降低企业成本的作用主要表现在以下两个方面：①办公成本。实现办公自动化，减少办公用品的使用量，降低办公成本，比如部门间的信息交流和传送文件等工作拒绝使用纸质，而是通过计算机来完成，不仅有利于节省时间，还有利于降低用纸的需求量；②交通成本。部门间在办理业务的过程中，由于受到区域的限制，可借助相关的交通工具来传递资料，车辆的使用费用和耗用成本较高，但在自动化办公实现后，就可通过网络沟通来办理业务，大大降低了交通成本。

3.3 激发企业创造力办公效率提升

计算机软件应用的目的主要是为了实现企业自动化办公管理，保障办公工作的高效运行，有利于保障办公程序的标准化和规范化，具有创新精神的员工可积极研发更为方便、有效的应用软件，提高计算机软件的开发能力，企业应加大对人才的培养力度，调动员工办公的积极性，增强员工的创新意识和创新能力。

4 自动化办公软件在企业管理中的应用

4.1 连接

计算机软件的应用，对于分散或集中的办公区域都能实现局域网的连接，通过网络技术将各个部门串联在一起，建立规范性较强的流程模式，方面资料的查找和传送。

4.2 沟通

各个自动化办公区域都具有一个共同的沟通平台，若遇到问题的话，可通过在线交流进行沟通，若计算机出现故障的话，可及时将信号发送出来，并通知工作人员，有利于节省时间，避免不必要的经济损失，从而为日常办公提供便捷。

4.3 通用

自动化办公的主要特点就是通用，适用于所有的中小型企业经营范围及规模的变化及人员流动的具体情况，可有利于产品的宣传及推广，使整个系统具有较强的配置性，对人员调配和管理提供较强的配置功能。

4.4 监控

自动化办公软件可对员工的工作流程进行实时监控，可帮助企业对员工的工作状态进行全面掌握，监控具有较强的控制作用，有利于避免员工工作出现差错，提高办公效率，对企业的管理机制进行强化。

5 办公自动化系统的发展趋势

（1）集成化。计算机软硬件及网络产品的集成，人和系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，形成了“无缝集成”的开放式系统。

（2）智能化。在处理日常事务的过程中，可帮助员工完成智能性工作。

（3）多媒体化。对数字、文字、图像、声音和动画进行综合性处理。

（4）运用电子数据进行交换。通过数据通讯网，可实现计算机内的自动交换和处理。

办公自动化呈现迅猛的发展趋势，综合数据库系统所提供的信息可供企业使用，在进行决策的过程中，可选用或建立决策数字的模式，将内部和外部的条件有机结合起来，由计算机执行，并作出相应的决策。

6 目前企业办公自动化的现状

现阶段，企业办公自动化可根据其发展的实际情况分为以下几种：

（1）起步较晚，仍在使用没有联网的计算机，利用MSoffice系列、wps系列的应用软件，可大大提高个人的办公效率。

（2）不具备较好的应用系统支持协同工作，仍处在个人办公的状态，而网络处于闲置状态，企业投资并未获得相应的效益。

（3）建立自己的intranet网络，企业员工可同电子邮件进行信息交流，实现了有限的协同工作，但所产生的效益并不明显。

（4）建立自己的intranet网络，使用二次开发的通用办公自动化系统；从而为信息共享和协同工作提供有力支撑，保证和外界联系的信息渠道是畅通的；通过intranet的发布，加强企业产品及技术服务的宣传力度；intranet网络已经对企业的经营产生一定的积极作用。现在正着手开发或在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，保证管理和决策的科学性，提高企业的竞争力，从而促进企业的持续发展。