APP下载

基于改进挣值法的项目成本进度监控研究

2016-01-06朱秀兰

经济师 2015年12期

摘 要:挣值法是工程项目绩效评价的重要工具,文章将网络进度计划与挣值法相结合,分析了传统挣值法在项目成本进度监控时存在的问题,提出了改进思路,针对项目关键路径,给出了两种情形下的成本进度监控步骤,为妥善进行项目资源分配和纠偏提供依据。

关键词:挣值法 网络计划 关键路径

中图分类号:F230

文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2015)12-138-03

一、前言

随着社会经济的迅速发展,生活节奏逐渐加快,各种不确定的因素也如雨后春笋般疯狂涌现,给项目管理工作带来越来越大的挑战。项目管理是管理学的一个分支。项目时间管理又叫做项目工期管理或项目进度管理,是指在项目实施过程中,对各阶段、各活动时间以及总工期进行的管理。其目的是给项目各项活动设定时间下标,以保证项目能够及时完成;项目成本管理是指确保项目在批准的预算内完成项目目标,故又称项目造价管理,其目的是给项目各项活动设定成本下标,确保不超预算完成项目目标。项目管理的三大目标是保证项目的质量、把握项目的进度以及控制项目的成本。而其中,最基本的目标在于保证项目的质量,因为质量是项目的生命,没有质量,有再快的进度、再少的成本也是不可接受的。在保证了项目质量之后,我们就可以着重研究项目进度和成本的控制,使其优化,以达到预期的结果。

控制进度和成本的方法有很多,如编制甘特图可以有效地把握项目进度,而偏差分析可以有效的控制项目成本。以往的项目管理中,管理人员是对成本、进度独立管理,相互之间缺乏紧密的联系。然而,进度与成本是分不开的,将其独立管理会产生一系列的问题。例如,以往某项目实施到某个时间点时,管理人员发现投资超支现象,但他却不能判断其原因是进度过快还是成本过多,因为两者皆有可能是超资现象的原因。另外,在某个时间点计划支出成本与实际支出成本相当,但实际进度落后,则必须增加额外成本才能将剩余工作完成。这表明无论是计划成本还是实际成本,都是片面的,都不是控制项目成本的真正因素。所以,在如今的项目管理中,我们必须引入一个新的指标,能够综合成本和进度,从而实现项目成本进度的监控。

挣值法本为项目绩效评价的方法。而在David Christensen的文献中证明了使用挣值法所获得的效益大于其成本。如今,挣值法也被管理者越来越多地应用于项目管理中。挣值法的优势在于,在同一时间,它不仅能够监控项目进度,而且可以监控项目成本,实现项目进度与成本的集成管理。Hans Thamhain针对挣值法在项目管理中的应用作了实际调查。他将1000家企业的400个项目经理作为调查对象,有41%的项目经理认为挣值法是项目管理中有效的管理工具。

尽管挣值法对于成本和进度的综合有效控制起到了很好的效果,但在项目成本、进度发生变化致使网络计划的关键线路、关键任务发生变化的情况下仍存在些许缺陷。这些缺陷可能会使绩效评价产生误差,导致项目管理者不知何时对进度实施纠偏措施。所以,倘若要将挣值法能够有效的应用于项目管理,管理人员还需对挣值法进行改进,是其能够融入进度计划之中。

二、挣值法基本原理及指标体系

挣值法(Earned Value,EV)是一种综合了范围、进度计划、资源和项目绩效测量的方法,利用三个基本值,即预算成本(计划值)、实际花费的成本(实际成本)、实际挣得的收益(挣值)进行比较,进而来表示项目的实施状态,以确定项目成本和进度完成量是否按计划进行,进而预测项目的完工时间和完工时所需的项目费用。

(一)挣值法基本原理

挣值法对项目进度和成本的控制原理为,在提前设定项目经费预算和进度计划的基础上,对项目实施过程中进行定期检查和分析,出现较大偏差时,要分析项目实施拖延或成本花费过高的原因,同时分析项目成本预算和计划中与实际情况有悖的部分,及时做出修正和调整,后续的监督则以修改后的标准进行。挣值法对项目的监控贯穿于项目的整个过程,项目经理必须及时、定期地与控制标准对比,并结合实际情况采取纠偏措施,更新项目中不合理的部分,保证项目按质按量按时完成。

(二)挣值法的指标体系

挣值法通过引入挣值变量,建立了一个三维指标体系,从范围、进度、成本三个层面对项目实施情况展开评估。评估过程涉及三个基本参数:两项差异分析指标、两项指数分析指标、两项预测变量。

1.三个基本参数。计划值(Planned Value,PV),即项目的预算成本,是项目实施前制定的预算标准,用来在一定时间段内完成项目的一定工作量。数值上等于计划单位成本与计划工作量的乘积。挣值(Earned Value,EV),即项目的实际收益或按照完成工作量折算的成本,是项目实施过程中实际完成的工作量按计划值算出来的费用。数值上等于计划单位成本与实际完成工作量的乘积。实际成本(Actual Cost,AC),即实际的项目成本,完成一定项目工作量实际消耗的成本,数值上等于实际单位成本与实际完成工作量的乘积。

2.两项差异分析指标。进度偏差(Schedule Variance,SV):进度偏差用于衡量到某时刻为止进度的快慢。进度偏差SV是挣值EV与计划值PV之间的绝对偏差。当SV为正时表示项目进度提前;SV为负时表示项目进度滞后;SV为零时表示项目进度按计划进行。成本偏差(Cost Variance,CV):成本偏差用于衡量到某时刻为止实际成本与预算的偏差大小及方向。数值上等于挣值与实际成本之差。当CV为正时表示项目成本结余;SV为负时表示项目成本超支;SV为零时表示项目成本计划要求相符。

3.两项指数分析指标。进度绩效指数(Schedule Completion Index,SPI),用于衡量一定时间段内项目的进度情况,作用类似于进度偏差。数值上等于挣值与计划值的比值。当SPI>1时表示项目进度提前;SPI<1时表示项目进度滞后;SPI=1时表示项目进度按计划进行。成本绩效指数(Cost Performance Index,CPI):成本绩效指数的作用等同于成本偏差,用于衡量到某时刻为止成本是否超出预算。成本绩效指数CPI是挣值EV与实际成本AC之间的相对偏差。当CPI>1时表示项目成本结余;CPI<1时表示项目成本超支;CPI=1时表示项目成本计划要求相符。

4.两项预测指标。估计完工成本(Estimate at Completion,EAC),反映在当前执行情况的基础上,预测完成整个项目需要花费的总成本,数值上等于已花费的实际成本与估算的剩余成本的和。

挣值法对ETC进行预测是目前常用的方法,它避免了传统手工汇总计算方法的低效率,通过一系列预测公式,在结合项目实际进展情况,很容易获得,估算公式如下:

目前理论界对绩效因数pf的讨论和分类大致分为1.0、CPI、CPI×SPI三种,分别代表三种不同的项目情况:

假设项目的剩余任务能够在项目原计划的要求范围内完成,即未来的项目绩效不受当前项目绩效的影响,则pf=1.0,此时预测公式为:

EAC=AC+BAC-EV

假设项目的剩余任务能够按照当前的成本继续进行,即未来的项目绩效将按照当前项目绩效进行时,则pf=CPI,此时预测公式为:

假设项目的剩余任务完成受当前进度和已花费成本的共同影响时,则需要成本绩效指数与进度绩效指数共同决定(可根据实际情况赋予不同的比重)预测项目未来的完成趋势,则此时预测公式为:

估计完工时间(Estimate Time to Complete,ETC),即在当前项目进度的基础上,完成整个项目需要花费的总时间。目前理论界对于项目完工时间的预测存在争议,主要的预测方法有两种:

一是假设pf=1.0,即项目的剩余任务可以在规定时间内完成,此时在目前时间的基础上加上项目剩余的任务按原计划所需时间即可估计出项目的完工时间。

二是假设pf=CPI,即项目的剩余任务受当前的进度绩效指标的影响,也就是未来的项目实施将按照当前项目进度绩效进行,则此时的预测公式为:

综上,挣值法对项目的监督和控制兼顾了进度和成本两个方面,它通过利用三个基本参数、两项差异分析指标、两项指数分析指标以及两项预测变量,清晰明了地反应项目实施的实际情况与项目原计划的成本和进度上的差异。

三、挣值法存在的问题及改进思路

任何项目对于进度都有很高的要求,因此,寻求有效且准确的进度监控方法是每个项目管理的重中之重。虽然挣值法对于成本进度的监控起到了很好的作用,但其本身也存在着些许缺陷,其中之一即是该方法没有考虑项目关键路径问题。我们知道,在项目实施的过程中,进度、成本等因素会随着关键路径的变化而变化。挣值法的应用没有将关键路径的变化予以考虑,也无法监测随之带来的变动。倘若项目经理没有注意到关键路径的变化,而将监控重点仍放于原来的关键路径上,则所得的进度绩效势必会产生误差,而且不易察觉。这不仅会在产生偏差之初给项目的进度管理带来不小的影响,还会导致因错过纠偏时机使影响越来越大。

网络进度计划可以有效的避免上述现象的发生。所以,在研究挣值法的同时应引入网络进度计划,将两者结合起来,防止因关键路径的变化而带来的影响。然而,网络进度计划与挣值法的结合可能会出现预测指标的问题。在实际应用中,应将合理修正过的预测指标应用于关键路径的进度监控中,使整个系统在关键路径一旦发生变动时及时获取变动情况,并提醒项目经理实施相应的纠偏措施,从而实现挣值法在任何情况下都能对成本进度进行有效的监控。

四、项目关键路径的进度监控

一个项目上关键路径的活动持续时间决定了该项目的工期,可以说,关键路径是所有关键活动的集合,其中任何一个活动的延迟都会使得项目总工期延长。就因为项目关键路径在整个项目中有着举足轻重的地位,项目管理者才应把对项目关键路径的进度监控放在项目管理活动中的重要位置上。一个项目在其推进的过程中,总会受到种种不确定因素的影响,部分因素可能会使关键路径发生变动。因此,在用挣值法测量关键路径的进度绩效之前,还应该着重识别关键路径的变化状况,这样才能使项目管理者在了解到有效的绩效信息之后对资源进行合理的分配,并对进度进行及时的纠偏,以保证项目能够顺利的进行。

接下来,本文就具体阐述对关键路径进行进度监控的步骤与方法:

假设一个项目有n项任务,分别记为w1,w2,…,wn,而项目的进度监控点为AT。已知该项目的最迟结束时间为Tt;对于每个任务而言,其结束结点的最迟时间表示为TL(i),i=1,2,…,n,其进度绩效指数表示为SPT(i)t,i=1,2,…,n。

情形一:如果此时该任务正在进行,且已经持续的时间为Tc(i),i=1,2,…,n,。根据改进的预测公式得到的该任务的预测持续时间为ECA(I)t,i=1,2,…,n。

情形二:如果此时该任务在其紧前任务已经完成的情况下,即将按照项目进度计划开始,则该任务的完工计划工期表示为TP(i),i=1,2,…,n。

则项目关键路径进度监控方法的具体步骤如下:

第一步:找到上文提及的两类任务:情形一中的当前进行中的任务以及情形二中的在按照项目进度计划完成紧前任务的情况下即将开始的任务。

第二步:分别针对情形一以及情形二,计算得到以正在进行的任务为始点的项目完工剩余工期和以紧前任务已完成的情况下即将按照项目进度计划开始的任务为始点的项目完工剩余工期。

前者用该任务的预测剩余工期(预测持续时间ECA(i)减去已持续的时间Tc(i))加上该任务结束节点TL(i)到项目结束节点Tt的时间间隔,公式表示如下:

ECA(i)t-Tc(i)+Tt-TL(i),i=1,2,…,n。

后者用该任务的完工计划工期TP(i),加上该任务结束节点TL(i)到项目结束节点Tt的时间间隔,公式表示如下:

TP(i)+Tt-TL(i),i=1,2,…,n

第三步:将两种情形所计算得到的工期进行比较,根据关键任务的定义,最大的完工剩余工期所对应的任务就是当前项目的关键任务,最大的完工剩余工期即为:

CP=max[ECA(i)t-Tc(i)+Tt-TL(i)+Tt-TL(i)],i=1,2,…,n

第四步:通过比较项目原计划的关键路径与上一步所得的关键任务,来监控该项目关键路径的变化状况。

此时,应高度重视当前关键任务的进度绩效,并针对其进度绩效的异常情况及时采取措施进行进度纠偏,从而保证才项目整体的进展顺利。

除此之外,本方法也可以用于计算出项目非关键任务的浮动时间,具体计算方法如下:

针对情形一与情形二,该任务浮动时间的计算公式可分别表达为:

Tf=CP-[ECA(i)t-Tc(i)+Tt-TL(i)],i=1,2,…,n;及Tf=CP-[TP(i)+Tt-TL(i)],i=1,2,…,n

依据计算出的非关键任务的浮动时间,项目管理者可以采取措施来更为合理地分配项目资源:在平衡好各任务所需资源的同时,重点满足关键路径上的关键任务的资源需求量,通过这一手段来进一步保障项目的顺利完成。

五、结语

项目的成本管理和进度管理是项目管理的九大领域的重中之重,能否管理好项目成本以及项目进度通常决定了整个项目的成败,所以研究如何对项目成本和项目进度进行有效的监控显得十分必要。本文在引入成本与进度综合度量指标的基础上,采用挣值法来兼顾成本监控和进度监控。除此之外,本文还创新性地将挣值法与网络计划技术相结合,解决了传统上用挣值法来监控进度时所产生的指标问题,并找出了对项目关键路径进行进度监控的方法,通过监控关键路径的变化状况,来为项目管理者实施管理计划、分配项目资源、做出正确决策提供依据。

虽然本文将网络计划与挣值法结合,在很大程度上满足了进度监控的要求,从而使项目可以在保证质量的前提下,在预算范围内按时完成。但在现实生活中,决策中往往希望在保证质量的前提下,以尽可能低的成本按时完成项目,或在一定的预算范围内尽量的提前完工,而不仅仅是按原计划完工。但针对具体情况采取何种措施更有效以及如何具体操作,本文并没有给出相应的介绍或有效建议,还有待进一步研究。

参考文献:

[1] Ricardo Viana Vargas. Using Earned Value Management Indexes as Team Development Factor and a Compensation Tool [J]. Cost Engineering, 2005 (47)

[2] David S Christensen. The Costs and Benefits of the Earned Value Management Process [J].Acquisition Review Quarterly, 1998 (5)

[3] Hans J Thamhain. Team Leadership Effectiveness in Technology-based Project Environments [J].Project Management Journal, 2004 (4)

[4] 查尔斯·I·巴德,查伦·S·巴德.挣值项目管理实践指南[M].北京:电子工业出版社, 2008

[5] Abas Naderpour, M Mofid.Improving Construction Management of an Educational Center by Applying Earned Value Technique [J]. Procedia Engineering, 2011(14)

[6] 常澜潇.基于改进挣值法的软件项目进度监控研究[D].南京理工大学硕士学位论文,2013

(作者单位:内蒙古乌海市就业服务局 内蒙古乌海 016000)

(作者简介:朱秀兰,内蒙古乌海市就业服务局副局长、经济师,研究方向:财务会计、人力资源管理。)

(责编:贾伟)