傅小雨

（南京市档案局，江苏南京，210019）

随着经济文化水平的进一步提升，我国举办的国际大型活动也日趋增多。本人有幸全程参加了南京青奥会的筹办、举办、总结收尾，以及南京亚青会的申办、筹办及举办工作，亲历了两个国际性大型活动的档案管理和指导，其间考察学习了北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会的档案管理工作，对于大型活动的档案管理工作的艰巨性和复杂性深有感触，在此撰文与大家探讨。

一、大型活动档案工作的特点

（一）周期长

大型活动尤其是国际性赛会一般分申办、筹办、举办、清算等阶段，时间跨度比较长。南京青奥会从2009年开始申办，2010年2月申办成功，2014年8月成功举办，2015年结束，时间跨度为7年；亚青会时间跨度为4年。

（二）种类多

大型活动档案涉及面广量多。在活动的筹备及举办过程中，除日常的公文往来、出访、重大国际性会议、重要来宾接待，以及场馆的改造、维修、新建，临时设施的搭建等形成大量的文书资料外，一般还涉及工程、照片、实物、音视频、会计、审计等各个类别的档案资料。随着组织机构不断扩大，人员逐步增加，对信息化程度要求越来越高，还会伴随产生大量的电子文件。

（三）收集难

活动筹备期间，组织机构及参与人数由少到多，办公地点也不再集中。以南京青奥会为例，2010年筹办初期仅有8个部门，到2011年扩展至17个部门，2014年进入场馆化阶段后，设有21个城市专项指挥保障机构、18个竞赛/训练场馆团队、6个非竞赛场馆团队、16个专项工作团队、7个组委会赛时运行部门和11个区指挥保障中心，分布于全市11个区。……