傅小雨

（南京市档案局，江苏南京，210019）

随着经济文化水平的进一步提升，我国举办的国际大型活动也日趋增多。本人有幸全程参加了南京青奥会的筹办、举办、总结收尾，以及南京亚青会的申办、筹办及举办工作，亲历了两个国际性大型活动的档案管理和指导，其间考察学习了北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会的档案管理工作，对于大型活动的档案管理工作的艰巨性和复杂性深有感触，在此撰文与大家探讨。

一、大型活动档案工作的特点

（一）周期长

大型活动尤其是国际性赛会一般分申办、筹办、举办、清算等阶段，时间跨度比较长。南京青奥会从2009年开始申办，2010年2月申办成功，2014年8月成功举办，2015年结束，时间跨度为7年；亚青会时间跨度为4年。

（二）种类多

大型活动档案涉及面广量多。在活动的筹备及举办过程中，除日常的公文往来、出访、重大国际性会议、重要来宾接待，以及场馆的改造、维修、新建，临时设施的搭建等形成大量的文书资料外，一般还涉及工程、照片、实物、音视频、会计、审计等各个类别的档案资料。随着组织机构不断扩大，人员逐步增加，对信息化程度要求越来越高，还会伴随产生大量的电子文件。

（三）收集难

活动筹备期间，组织机构及参与人数由少到多，办公地点也不再集中。以南京青奥会为例，2010年筹办初期仅有8个部门，到2011年扩展至17个部门，2014年进入场馆化阶段后，设有21个城市专项指挥保障机构、18个竞赛/训练场馆团队、6个非竞赛场馆团队、16个专项工作团队、7个组委会赛时运行部门和11个区指挥保障中心，分布于全市11个区。

另外，根据国际奥委会的要求，组委会筹备工作分为36个职能，每个职能负责一项具体的筹备工作，因此活动筹备期间的很多业务性工作都掌握在各个职能部门的负责人手中。赛事期间，每个职能在各场馆团队设相应的职能负责人，负责单个团队中该职能的业务工作。这种情况使得大量的业务资料分散在各个职能负责人手中，出于工作连贯性的需要，活动筹备结束之前，很多工作人员都不愿提交手中的文件资料，大大增加了文件资料收集工作的难度。

二、大型活动档案管理工作的实践与思考

（一）明确大型活动档案工作的职责划分

大型活动一般由政府机构主导，因此，根据相关档案工作法律法规要求，活动所形成的所有文件资料都应在活动结束后交由同级国家档案馆保管。为了避免大型活动结束后，关于档案整理工作的推诿扯皮现象，在活动伊始明确档案行政管理部门及大型活动组织机构的职责非常重要。

1.档案行政管理部门职责

一是帮助大型活动组织机构建立档案工作规章制度。新组建的组织机构往往对档案工作知之甚少，因此档案行政管理部门应在第一时间主动上门指导，帮助其建立完善的规章制度，明确档案工作各项要求，强调档案工作对于大型活动的重要性。二是根据大型活动组织机构职责，指导其做好各类文件资料归档范围和保管期限表的编制。很多大型活动的组织机构属于临时机构，缺乏档案工作经验和业务能力，这就需要档案行政管理部门及时跟进指导，根据大型活动组织活动规律指导其做好各类文件资料的归档范围和保管期限表的编制工作。三是建立大型活动档案整理工作队伍。大型活动组织部门一般属于临时性机构，活动一旦结束，人员会迅速撤离，如果没有善后部门，档案行政管理部门将承担大量的整理工作。因此档案行政管理部门在活动筹备期间应及早介入，帮助大型活动组织机构和部门建立档案工作团队，并对团队人员做好培训指导。

2.大型活动组织机构职责

明确档案工作任务，确定档案工作负责人。将档案工作作为大型活动组织机构的一项重要工作任务列入机构工作职责，并明确分管领导及相关负责人。在档案行政管理部门的指导下，结合本单位实际情况，建立档案工作系列规章制度，为今后档案工作规范化运转打下基础。二是在档案行政管理部门的指导下，做好档案工作预算，并确定档案整理工作经费来源。

（二）明确档案工作经费来源

档案行政管理部门应该积极协助指导大型活动组织机构做好档案工作经费预算。一是根据大型活动规模、筹备时间、参与人数及组织机构层级等预估活动产生文件资料的类型及数量；二是根据活动可能形成的文件资料数量预估收集和整理工作所需的人力资源；三是根据预估文件资料数量确定档案整理所需装具、人力成本及数字化的费用。

（三）搭建档案工作团队

南京青奥会火种采集仪式

根据大型活动性质及组织机构、人员构成的变动情况，档案工作团队应根据组织机构部门设置的情况进行构建，可一次性搭建，也可以分阶段搭建。一般由当地档案行政管理部门及活动组织机构共同组建。如果有明确的活动牵头部门，可由该部门档案人员牵头负责该活动档案管理工作；如果属于新成立组织，可由主办地档案行政管理部门专门派驻人员负责日常档案管理工作。

由于大型活动筹备工作周期长、跨度大、组织机构由少变多，档案工作团队可随时间及工作量的变化进行调整。根据实际情况可尝试以下两种做法：

一是由大型活动组织机构主导，在现有人员基础上建立工作团队，档案行政管理部门配合跟进指导。以南京青奥会为例，在青奥会筹备工作初期，南京市档案局即派出一名工作人员入驻组委会，负责组委会档案工作，并建立工作网络，在组委会各部门明确一名工作人员负责本部门文件资料的收集管理。进入场馆化阶段后，活动的筹备工作由组委会管理体制转化为赛时运行指挥体系，各部门500名工作人员下沉至79个场馆和团队，并新增了3600余名临时借调人员。根据新的组织架构，组委会及时建立了赛时指挥体系公文、档案工作网络，在各个团队分设档案人员，组建新的档案工作团队，市区档案部门及时跟进，对各团队档案员进行培训指导，确保新的档案工作团队在第一时间明确工作目标、任务。

二是由档案行政管理部门主导，建立档案收集整理工作团队，再派驻活动组织机构各部门从事档案工作。北京奥运会及广州亚运会均采取这种方法，不同的是北京市档案局直接从市区档案系统中抽调人员组成班子进驻场馆，广州市档案局则是提前招募人员，集中培训后组成临时团队派驻至场馆。两种方法各有利弊，可根据实际情况选择。

（四）建立大型活动档案工作制度

在大型活动筹备伊始就需要建立相应的各项管理制度，档案管理工作制度尤其要先行。

1.公文处理办法。从活动组织机构组建开始，就会产生文件资料，也就是今后的档案。为从源头抓好归档文件资料的规范，必须从规范公文处理开始。对于大型活动组织机构来说，不仅要规范整个活动组织机构的公文处理工作，更要规范机构内各个部门的文件运转机制，做好制度建设和培训尤为重要。

2.文件资料归档范围和保管期限。明确需要收集的文件资料的详细范围，包括照片、实物、会计、音视频资料等各门类文件资料的归档范围和保管期限。

3.电子文件管理办法。如前所述，随着信息化程度的提高，大型活动必然产生大量的电子文件，做好这些电子文件的收集归档工作尤为重要。除归档范围和保管期限外，需明确规定各类电子文件收集格式及相应软件规格等。

（五）大型活动文件资料收集

1.注重文件资料收集的完整性及相互联系。对于大型活动档案管理工作来说，文件资料的收集工作绝对是重中之重。对于整个大型活动来说，档案工作人员必须认识到申办、筹办、举办以及清算阶段形成的文件资料都是同样重要，各类重要的规划、活动方案的修订版和最终定稿同样重要。档案工作者必须要有开阔的思路，着眼于每份档案之间的联系，而不是一味追求最终稿或者定稿。应该说，筹备工作中每一环节所产生的文件资料对于今后的研究利用工作都是有价值的。

2.南京青奥会文件资料收集工作方法

第一，规范机要文件运转，确保主要文件资料的收集。大型活动一般设有文电运转部门，负责整个活动组织机构的文件运转工作，一般称为机要处（或综合办）。这也是档案管理工作制度建设最根本的方面，规范好文件运转工作，是档案收集工作的基础。南京青奥会从组委会组建开始就制定了严格的文件管理制度和公文处理办法，所有需组委会领导审批的文件都须经办公厅机要处编号后统一送签。组委会各部门请示件、传阅件，以组委会及组委会办公厅名义的发文、简报、会议纪要均在机要处留存。

机构扩大后，其内设各部门的公文运转工作也应作相应规范，建立完善的工作制度，各部门及下属单位所产生文件资料也应收集归档。

第二，利用信息化平台做好过程性文件收集。大型活动筹备期间，除正式公文运转外，还有大量的过程性文件，比如一份规划的起草过程必定经过数轮的讨论和修订，一场大型会议的组织必定经过若干次筹备工作会议的讨论。这些过程性文件可以直接反映各项活动组织程序和步骤，也是重要的档案资料。但这类材料往往散落在各业务工作人员手里，加上临时机构的人员调整会比较大，档案人员不易掌握，这就需要有一个公共的信息化平台，来进行知识共享。南京青奥会是国际奥委会主办的国际性大型体育赛会，国际奥委会对于赛会的知识管理工作非常重视，组委会也很重视办赛知识的传承和共享，在内部办公系统PMOA中设立了知识管理模块，主要分为“文件库”“图片库”“视频库”，并要求各职能部门将形成的文件上传至指定地点，这样就简化了过程性文件的收集步骤。

第三，重大活动材料跟踪收集。根据大型活动筹备工作规律，在活动筹备期间会有众多重要会议及活动，这些会议及活动材料都应该进行跟踪收集，一般应要求牵头或主办部门在会议及活动结束一周内提交。主要包括会议（活动）的方案、会议通知、通行证、参会证件、席卡、活动海报、主持词、开幕词、发言稿、会议总结稿、闭幕词、会议材料等。另外，会议（活动）照片、参会双方赠送礼品、会议录音（录像）、PPT等，均应按规定收集。

第四，照片及音视频档案的收集。根据大型活动的举办规模，应有1—2人专门负责活动期间照片及音视频资料的收集工作，必要时可组织临时摄影队进行拍摄。考虑到今后的利用，尤其是重要活动的摄像，应配置高清录像设备，并及时整理、筛选后，根据照片档案及音视频资料的归档要求进行初步整理，并形成文件包，随时备查。

（六）大型活动文件资料归档范围

1.大型活动组织部门机构沿革、大事记、工作计划、规划、总结等；

2.大型活动组织机构及内设部门各项工作制度、规范，反映主要职能的简报等；

3.大型活动开闭幕式、大型活动组织机构主办的各类大型会议及活动的请示、批复、方案、出席人员名单、坐席安排、通知、参会证件、领导发言、纪要、备忘录、新闻发布资料、照片、录音录像资料等；

4.大型活动组织机构各类领导办公会议、日常性工作例会、电话视频会议的方案、通知、纪要、备忘录、照片、录音等；

5.上级主管部门关于大型活动相关工作的批复、批示、函件、重要讲话、会议纪要等；

6.大型活动组织机构及内设部门对外、对内的发文，有关职能工作的请示、批复、函件、回函等；

青奥会倒计时110000天徽章发布

7.大型活动组织机构及其内设部门与其他单位所签订的合同、协议、意向书、合作备忘录等；

8.大型活动组织机构工作人员代表大型活动组织机构在国内外大型会议、活动中的陈述报告、交流材料等；

9.大型活动组织机构的机构设置及人员编制方案，领导及工作人员任免、培训、招聘、补贴、表彰、奖励等相关文件资料；

10.大型活动会徽、吉祥物、主题歌、口号、特许产品等征集、评选以及最终确定、发布仪式活动的相关文件资料和相应实物资料；

11.大型活动筹备和举办期间所形成的各类出席人员名单、接待手册、交通、住宿、餐饮、语言服务、医疗、安保等相关接待保障工作材料及注册证件、车辆通行证、门票等；

12.大型活动各类新闻宣传资料，各类活动指南、手册等；

13.大型活动组织机构各项工作预算决算、物资采购、固定资产管理、审计等相关文件资料；

14.大型活动志愿者招募、培训及相关活动资料、照片、视频等；

15.大型活动筹备过程中接受的国内外单位和个人赠送的礼品、艺术品等实物，获得表彰的各类奖牌、奖杯等。

（七）大型活动档案的整理

档案整理必须尊重档案的本质特征、尊重历史的本来面目、尊重档案形成过程中的固有联系。

1.提前做好规划及预算。档案整理工作尤其是大型活动的整理工作非常繁杂，一切以顺利完成整理任务为重。第一，经费预算。在大型活动组织机构成立起，即由活动组织部门或档案行政管理部门牵头，提出档案整理工作预算经费申请。第二，组建整理工作团队。由档案工作团队负责，即大型活动组织机构档案人员及各内设部门档案人员；或者根据实际情况，由档案工作团队将收集文件资料进行初步整理后，提交专门档案整理团队整理。

2.轻排列重著录。所有整理工作都要以提供利用为最终目标。首先，档案的著录工作一定要细化，确保各种关键词的完整性，有两个以上编号的文件，应在备注栏中明确标注。其次，文件资料排列时尽量尊重文件原有的排列顺序，将相互联系的各类文件资料均纳入整理范围。由于大型活动产生的文件资料种类繁多、数量庞大，整理过程中不必过于强调按事由结合时间的整理顺序，一切应以便于检索为重点。第三，允许重复件的存在。大型活动组织机构庞大，分工细化，组织机构与其所属部门之间，组织机构内设各部门之间会有多项文件往来。另外，组织机构与外单位所签订的各项活动合同、协议等文本需经财务、法务等多个部门审批，各环节均有文本留存。在这些情况下，很容易产生重复件，但是，各文本在部门内部又存在不同的办理流程，因此，在一定范围内，原则上允许重复件的存在。这也是借鉴了北京奥运会、广州亚运会等大型活动档案整理工作的经验。

3.即时整理原则。特别是照片、音视频及部分实物资料必须及时整理。如条件允许，建议按年度进行数字化工作，以便于档案最大限度地利用。

在整个大型活动结束后，将进行活动总结、表彰、人员解散、物资处理、审计、清算、注销等多项工作，其间所产生的文件材料依然要按照大型活动文件资料收集范围进行收集并整理归档，在通过档案行政管理部门验收合格后，移交国家档案馆永久保管。

大型活动的档案管理工作，贯穿活动申办、筹办、举办、清算等各个阶段，是整个活动的一项重要工作内容，是大型活动留下的珍贵遗产的主要载体。因此，举办城市档案管理部门应高度重视、密切关注，及时做好跟进服务，这也是提升档案馆馆藏水平、丰富馆藏内容的重要契机。