顾全胜

内蒙古科技大学包头师范学院，内蒙古包头 014030

传统高校档案信息共享的优化方式

顾全胜

内蒙古科技大学包头师范学院，内蒙古包头 014030

如何在新时期中更好的依托信息技术实现档案信息的共享，是每一名高校档案工作者应重点研究与思考的课题。本文结合实际工作经验，从传统高校档案信息共享中所存在的问题出发，并着重就高校档案信息共享的优化方式与措施进行了研究与探讨。

高校档案；信息共享；优化

高校档案是高校在招生、科研、教学、党政、管理等各项活动中，所直接形成的原始记录。它作为一种重要的信息资源，在我国高校的人才培养、教育评估、科研管理等诸多领域中都发挥着不可替代的重要作用。加强高校档案信息间的共享，不仅有助于提升档案信息资源的开发与利用效果，而且能提高档案工作效率，减少经费开支，对高校档案工作的管理水平与服务水平的提升都能起到积极的促进作用。

1 传统高校档案信息共享的问题与不足

1.1 缺乏统一的标准

受多方面原因的影响，我国各高校档案馆（档案室）的信息化建设，都是走的各自为政、自给自足的道路。这也导致了各档案馆所采用的档案管理软件，普遍存在着功能不一致、录入文件格式不一致、著录标引不标准、数据不标准等多种问题，从而为高校档案信息间的共享带来了极大的障碍。尽管近年来国家相继颁布并实施了相关的国家档案标准及行业档案标准，但是仍无法满足高校档案信息资源全面共享的需要。

1.2 缺乏统一的网络协调机构

受运行机制和管理体制的影响，我国各高校分属于不同的行政部门进行管理。而这种较为分散的管理体制，在无形中也导致了各高校档案馆（档案室）之间自成系统且条块分割，极不利于档案信息间的共享。尽管近年来多数高校已逐步仍然到档案信息资源共享的必须性与重要性，但由于缺乏统一的网络协调机构，导致馆际之间的交流与合作很少，并严重影响到高校档案工作的信息化与网络化进程。

1.3 数据库的建设较为滞后

当前，各高校在档案数据库的建设中普遍缺乏整体性与规范性，档案数据库多是本学校自建自用，导致数据库不仅标准化程度低、功能单一，而且严重影响到数据库的利用效率，无法进行档案资源信息间的交流与共享。同时，由于目前多数高校所建设的数据库采用的是条目数据库，这种数据库缺乏全文阅览、多格式传递的应用，导致无法满足当前用户对档案信息资源共享性的需要。

1.4 档案工作人员的综合素质偏低

目前各高校档案工作人员的综合素质整体偏低，且普遍存在着人员流动性频繁、新手多等问题，档案管理工作中严重缺乏既懂各种高新技术，又精通档案管理业务的复合型人才。

2 高校档案信息共享的优化方式与措施

2.1 建立标准化的高校档案管理制度

在信息化时代，高校档案信息的共享与交流更依赖于统一、规范的标准，例如档案信息的交换、档案信息的传递、档案信息的共享、网络平台的链接等，都需要通过一系列系统标准得以贯彻与落实，并将档案管理的各项工作得以有机的协调与联系起来。为此，建议各高校应积极组织相关的专家、学者，共同酝酿和制定统一的档案操作规范、技术规范、设备应用规范等等，并根据国内外档案标准的要求以及行业的发展趋势，制定出档案信息共享过程中各高校应共同遵循的各项标准体系，例如网络传输标准、软硬件应用标准、网络通信标准、录入文件格式标准、著录和标引标准等等，从而保证各高校档案信息得以更好的共享与交流，避免无谓的人力、财力与物力的浪费。

2.2 建立统一的档案网络协调机构

建立统一的高校档案网络协调机构，不仅有助于改变当前各高校各自为政、自成系统的档案管理工作局面，而且有助于加强馆际间的合作以及档案资源的共享。为此，建议由教育部门牵头组织各高校，建立起统一的档案网络协调机构，并在行政上和技术上这两方面对高校档案管理工作进行指导与规范。同时，还应当针对协调机构的建立，制定相应的规范与标准，从而真正使各高校的档案管理工作得以统一思想、协调行动，通过大量开发与应用高质量的档案管理软件、文献数据库、多媒体数据库等，以改变传统高校档案管理中各自为政、自成系统的工作局面，真正的实现高校档案信息资源间的有效交流与共享。

2.3 加强高校档案管理的数字化建设

数字化建设的重点是，一方面应当加强高校档案信息的数字化处理，另一方面，还应当积极加强高校档案信息数字化的软、硬件建设，例如建立数字化档案数据库、建立数字档案网站、采用标准化档案管理软件等等。

1）档案信息的数字化处理。

高校档案信息的数字化处理，既是对档案信息的妥善、有效保护，又保证了档案信息间的共享性。通过将所有文字、图片等档案信息以数字记录的方式，存储到计算机及网络当中，从而方便档案信息的搜索、阅览、交流与共享。而且还可以将数字化档案信息，与高校的校园建设相密切结合，在保证数字档案信息的完整性与原始性的同时，也方便了学生、教师进行阅览与下载，减少了高校档案馆的日常工作量与信息化建设的费用。

2）档案信息的软、硬件建设。

高校档案信息资源的软硬件建设，重点是建立数字化档案数据库。数字化档案数据库既是高校档案信息化、网络化管理的基础，也是档案信息资源得以有效交流与共享的重要保证。因此，各高校一方面必须加强档案数据库的数字化建设，依据国家相关规范与标准的要求，重点建立若干个标准性强、通用性好的多媒体数据库、视频数据库、全文数据库等，并积极采用扫描仪、数码相机等设备进行档案文件的录入，以全面实现原档案资源信息录入与传递的数字化；另一方面，还应加强对原有文件条目数据库或不能联网的小型数据库的标准化改造，以提升原有数据库的工作容量与上网率，确保数据库档案信息资源间的共享。

2.4 加强高校档案人员的培养

要跟上信息化时代的发展，实现高校档案信息间的有效交流与共享，就必须加强人才的培训与引进，从而真正锻炼出一支既懂高新技术，又精通档案管理业务的复合型人才队伍。为此，一方面各高校要积极引进更高素质、更年轻的人才充实到档案管理工作当中；另一方面，还应制定合理的人才培训计划，通过开展信息技术知识、网络技术知识、档案信息知识等专业培训工作，以综合员工的专业素质与能力水平。同时，还可不定期的开展专题讲座、学术报告会、参观考察等活动，以进一步开拓员工的视野，活跃思维。

3 结论

高校档案管理工作经过多年来的发展，正逐步朝着信息化、数字化的方向迈进，但由于起步较晚、标准性不高、人员素质偏低等问题，都给高校档案信息的共享与交流带来了较大的影响。为此，我们应通过建立统一的标准、建立统一的档案网络协调机构、加强高校档案管理的数字化建设、加强高校档案人员的培养等方式，以保证高校档案信息的有效共享，进而实现高校档案工作的管理水平与服务水平的提升。

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1674-6708（2015）144-0043-02