文书档案管理信息网络平台建设的探究

2015-12-07赵丽萍

黑龙江史志 2015年13期

关键词：文书网络平台档案管理

赵丽萍

（绥化市救助管理站黑龙江绥化 152000）

文书档案管理信息网络平台建设的探究

赵丽萍

（绥化市救助管理站黑龙江绥化 152000）

随着信息化的发展，要求文书档案也必须实现数字化。文书档案管理工作也面临着新的机遇和挑战，出现了新的问题。从现实出发，针对文书档案管理信息网络平台建设的可行性和必要性，做出阐述，指明建设的前进方向，以及网络平台在文书的档案管理现代化建设工作中的重要地位和意义。

文书档案；管理；信息；网络环境；现代化；人才；平台

文书档案资源在信息时代的重要性，越来越为社会所公认。作为文书工作的非常重要的一个组成部分，档案资料的管理是一个举足轻重的环节，关联到单位内部每个机构，甚至每个人。只有通过先进的通讯设施和技术手段，才能促进档案信息资源共享的实现，，也才能人们对新时代对信息的更高要求。

一、信息网络平台建设是现代社会发展的必然要求

文书档案信息有非常重要的作用，主要体现在两方面：首先可以记录、见证文书发展的历史历程，其次是提供给档案使用者一定的信息服务。档案管理的工作步入了数字化时代，所以日益显现出档案服务的重要性来，我们要逐渐实现工作重心的转移：由保存转化到利用。随着管理理念、服务手段与档案信息化之间显现的价值矛盾日益突出，建设已成了当务之急。

（一）经济社会发展和科技进步的需要加强文书档案管理信息网络的建设

以书写材料为主要平台、以手工管理为方式、以手工服务为手段的传统档案管理模式，难以适应现代经济社会发展以及文书建设的需求。在当今信息化高度发展的社会，只有重视信息的开发工作，强化信息的发布和传播途径的重视，才能发挥信息对社会的助推作用。文书档案网络平台的作用就是采集、整理、发布教育和科研信息等，其发展发挥文书科研先导作用和科技助推器的社会职能而产生发展起来的。

（二）文书档案管理自身发展需要加强文书档案管理信息网络的建设

首先，建立文书档案管理信息网络平台，可以促进档案管理工作的质量和水平的整体提高。引入网络平台之后，可以按照规范的计算机程序来对档案资料实施管理，大大减少档案管理质量上的问题。第二，可以促进作效率的提高，减轻工作量，各部门产生的各种电子档案材料，然后生成部门档案，汇成总和之后进入单位的档案管理信息网络系统，转成文书的档案集库和管理系统。第三，档案工作现代化需要网络平台。凭借网络的非常齐全的功能进行检索、使用以及管理，指引着档案管理的发展方向。

（三）档案管理工作服务水平和利用效率的提高需要建设信息网络平台

文书档案管理信息网络台具有非常强大的功能，，其中不仅包含了传统的查阅使用资料的功能，更因为有以其功能强大、效率高的优点而使范围越来越大，网络环境下所涵盖的咨询服务，这些都是文书必须首先面对的一个现实。

二、强化文书档案管理信息网络平台的建设

全球性计算机信息网络，使信息传递得速度大大加快，信息的传递方式也得到很大的改变，给单位各个部门的所有人员提供一种崭新的信息利用模式，促进了信息交流的改进以及资源的共享，同时也促进了社会团体和个人的发展。建立文书档案管理信息网络平台方面需要注意以下几个问题。

（一）档案信息的保密性

档案信息具有一定的保密性，促进档案资源的利用和共享，必须文书档案管理信息网络平台，必须在符合国家法律法规的前提下。总而言之，只有同时维护国家、集体和他人的合法权益，做好充档案资料的社会价值充分发挥，才能做好档案信息的开发利用与保密之间的协调发展。所以，完善好档案信息网络使用制度成了非常重要的问题。

（二）档案软件的适用性和扩展性

文书档案管理信息网络平台的档案管理软件，具有适用性强、扩展空间大等优点，有利于对各种档案信息的交流和使用。基于此，一个合格的档案管理信息网络软件应该具备以下几个特点：适应性强，受业务影响，对软件的通用性要求很高，从而才能适应不同类型的档案的管理；多样性强，受用户的多变性以及不确定性要求，需要考虑使用人的多样性特点；包容兼容性强，受软件功能使用的易操作性和扩展空间方面的要求，这一点不容忽视。

（三）网络运行安全

网络运行的安全性必须引起我们的高度关注。具体措施：制定并完善好相关制度体系，加强各项操作规程的规范工作，严格保密措施的执行；强化技术方面的保障措施，降低系统故障的发生概率；及时备份信息，以促进系统的正常运转和信息的完善。