孙凤丽

（鹤岗日报社 黑龙江 鹤岗 154199）

浅谈纸质档案管理的保护工作

孙凤丽

（鹤岗日报社 黑龙江 鹤岗 154199）

在电子信息技术快速发展的今天，电子档案因其具备的界面简洁、操作方便、便于更新的特点受到大家的喜爱，但是它并不能代替纸质档案的地位，大多数的单位目前仍采用纸质档案。本文对当前纸质档案管理的保护工作存在的问题进行了相关介绍，同时又对如何做好纸质档案管理的保护工作做出了相应回答。

纸质档案；管理；保护工作

纸质档案是以纸张为载体的一种档案，如需要保存备案的公文、图纸、信札、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。对于我们报社来说，记者的手稿、笔记、每期的报纸等都是需要进行保存的纸质档案。

一、纸质档案管理的重要性

“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。

二、纸质档案管理工作存在的问题

所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。

首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料——档案除尘、除虫——档案归档、入库——档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。

其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。

再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。

三、解决对策

首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。

其次，要提高对于突发事件的重视程度。首先，对于各地各单位的纸质档案管理机构而言，纸质档案不像电子档案一样，它具有独一无二的特征，特别是对于一些珍贵的原始资料来件，更是不可替代。所以针对突发事件，各单位一定要提前制定好不同事件的应急预案，从上之下贯彻落实，一定要提起相关工作人员的重视。一切以保护资料为原则。此外，相关的应急预案，也要不定期的进行演习，同时，还要对员工开展灾害预防及应急措施培训，提高其突发事件的处理能力及应变能力。为了能够及时发现档案管理室周围环境的变化，各单位最好可以指定出相关的规定，对于可以及时发出预警信号的同志进行一定的激励或者奖励；对于故意制造时间的人员进行严惩。使得同志们在日常的资料管理工作中能够做到发现安全隐患及时上报，降低突发事件对纸质档案管理室的破坏。

四、小结

“档案”是以一定的形式存在、并且要保存下来、方便后人查阅甚至是发挥一定法律效力的材料。由于人为管理意识薄弱、自然环境中气温、湿度甚至一些突发性自然灾害的影响，纸质档案会受到不同程度的破坏。从长远的角度看，为了更好地利用纸质档案，不仅需要档案工作管理人员提高管理意识，不断学习并总结适合本地本单位使用的档案管理方法与技术，尽可能的避免人为因素对纸质档案的损坏，尽可能的降低自然因素对档案的损坏。

[1]丁勇，陶革;浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J];天然气勘探与开发;2010年02期

[2]程巧玲;浅谈纸质档案管理的保护工作[J];科技资讯;2011年15期

[3]陆贤良，冯玮;信息环境下纸质档案管理的创新探索[J];兰台世界;2010年14期