基于网络环境下图书馆档案管理工作创新途径研究

2015-11-27铁力市图书馆霍妍

办公室业务 2015年13期

文/铁力市图书馆霍妍

近些年来，图书馆的管理系统有了新的提升，使得图书馆档案管理工作更加科学化。为了更好地适应社会的发展需求，对图书馆的档案管理工作提出了更高的要求。

一、图书馆档案工作的重要意义

（一）人文价值。档案经过长时间的保存，就有非常高的历史价值。同时档案的有效利用，能够为后人提供借鉴，具有独特的人文价值。建立一整套档案管理系统，对于提升管理水平有着重要意义，又能够对档案的发展进行记录，充分的反映出一个图书馆成立以来的发展历程。

（二）科学价值。城市图书馆的档案为城市管理的决策者以及建设者提供了原始资料，对于加强图书馆的管理工作具有重要的作用。同时，由于档案馆的可靠性与科学性使得城市的管理者有机会为城市的历史进行研究工作，从而为城市的管理提供重要的参考依据。

（三）理论依据。由于图书馆多年来对于档案工作的重视，使得图书馆保留了大量的记录。其中包括工作人员多年以来的重要工作数据，对工作成果的情况进行了详实的记录，并被完整的保存了下来。如果进行追溯就可以为研究工作提供非常有效的资料与理论依据。

（四）评估依据。档案材料能够对现实进行实事求是的评估行为，它不仅作为档案工作的重要参考，而且为考察图书馆工作业绩提供了坚实的评估依据，也可以为国家对图书馆的评级起到重要的参考价值与依据。

二、网络环境中档案管理工作遇到的问题与现状

（一）时政档案。由于对档案时事记载的并不是非常好，使得对于时事与政治的资料非常少，一方面源于图书馆的国内外交流未能及时记录，另一方面，对于政治工作的敏感性应该加强，使得档案工作在市政档案中应该发挥更大的作用。

（二）人事方案。人事档案应该包括两个部分。其中第一个是关于本图书馆工作人员的人事记录，包括人事的变动或调入、机构的科员配置以及工作人员的相关培训记录等，还包括各种报表与文字记录、个人的而业务成绩与考核情况等等。第二个是关于用户的档案。其主要是包括读者的个人信息以及借阅卡。众多操作需要在计算机上进行操作，稍有不慎就会使用户的信息遭到泄露，造成相关人员的利益损失。另外由于用户量格外庞大，对于工作量的要求也极为重要，进行人工的录入非常繁琐，在采用网络技术时，工作人员的操作不当就会侵犯用户的隐私权。

（三）业务档案。业务档案形成是在工作进行中对各种工作资料进行有效的保存。其中主要包括对工作进度、工作要求、工作问题等的文字记录，还包括对工作的后期总结、论文报告、图片影像等等。但是由于很多档案进行上报之后并没有在档案室进行备案，为了完成工作常常进行回收工作，造成了极大的物质与人力资源的浪费。

（四）设备档案。设备档案包括对图书馆的各项设备进行记录。包括对设备的使用记录、维护记录以及后期的处理记录。但是，图书馆在这一方面有着不小的疏忽与漏洞。图书馆在进行设备的采购或是招标时，没有明确的指标，使得对于设备的初始记录就未能掌握好。

三、对于改善图书馆档案管理工作的几点思考

（一）加强权责意识，主动承担档案建档与管理工作。办公室应对档案管理工作承担主要责任，对工作要尽职尽责。档案馆的工作繁琐而需要工作人员极具耐心，需要工作人员一丝不苟的去执行相关管理规范。在图书馆的建档与归档工作中，图书馆的办公室负责人要首先重视起来，加强对薄弱环节的准备工作，建立一套完整的档案体系。同时，引进先进的管理技术，实行电子档案系统。

（二）建立完善的档案规范制度。健全的制度是良好工作的保证，加强制度建设是图书馆档案工作的基本前提。图书馆的相关人员应该努力寻求法律人士的帮助，积极务实合作，将档案馆的工作真正从实际出发，建立一整套合理的建档与归档制度。同时，加强对工作人员的制度管理，使档案管理人员充分建立起规范意识，并将这种意识贯彻到实际工作中去。

（三）设立专项资金，保障相关工作的落实到位。管理人员应积极与政府协商，申请专项资金，并设立专属建档与归档工作资金。同时，加强财政监管。对于有利于建档与归档工作的设备要及时申请采购，保证工作人员的工作质量。同时，积极落实相关资金。对于资金的争取要灵活化，可以争取社会捐款、上级补贴。对于设备的采购一定要严格按照招标程序进行，防止腐败的发生。