档案管理对中职整体工作的有效性

2015-11-27包头机械工业职业学校宋月红

办公室业务 2015年13期

关键词：档案管理有效性中职

文/包头机械工业职业学校　宋月红

档案管理对中职整体工作的有效性

文/包头机械工业职业学校宋月红

【摘要】本文针对中职学校档案管理工作的重要性进行了分析，并就提高中职学校档案管理工作有效性提出了建议。

【关键词】档案管理;中职;有效性

在中职学校发展中，档案资料是学校进行教研和管理工作的重要信息来源，能够有效提高教师的工作效率以及学校的竞争力。由于档案管理在中职学校的教育教学、发展改革、教师队伍建设中起着越来越多的作用，因此，中职学校必须加强对档案管理工作的重视，让档案管理工作在学校改革中发挥更多的推动优势。

一、档案管理在中职整体工作中的作用

（一）档案管理促进了教学工作的发展。学校的档案管理工作主要是收集教学工作中的教学课件或录像、课堂实践总结、教学研究成果等材料。这些材料是学校在教研和管理等活动中形成的文字、图表等，对学校和社会有一定的保存价值和参考价值。档案管理人员通过收集整理、鉴定保管，为学校提供反馈信息；而教师通过资料，掌握和借鉴好的教育方法和教育经验，学校领导则可以参考资料设计校本培训活动，进而促进学校教育教学活动的发展。

（二）档案管理保证了教育评估的进行。开展教育评估是学校改进工作、开展教育改革、提高教学质量的一项重要工作。而档案能为评估学校教育、评估学校工作提供可靠的依据，增加评估过程的准确性和真实性。档案管理记录的档案信息全面而准确，学校根据档案材料对教育内容、教学程序等进行评价判断，进而对学校做出全面客观的评估，因此，实行档案管理有力地保证学校教育评估的进行。

（三）档案管理全面记录了学校的发展历程。学校的档案管理通过两个方面记录学校的发展历史：一方面对学校的每一次发展都做了记录：包括学校的教学改革及教育演变，通过对教育教学经验的总结，推动教学工作的不断发展；另一方面记录了学校自身的演变情况：通过总结学校建设中的经验教训，为新时期的学校建设提供了合理有效的依据。因此，中职学校的档案管理是对学校发展情况的总结和反思，能够帮助学校树立良好的校风，档案管理也成为了推动中职学校发展的重要工作，在维护历史的真实面貌方面起到了重要作用。

（四）档案管理促进了学校教师的队伍建设。教育主管部门经常下发大量的教育文件和政策法规，学校的档案管理工作负责收集这些文件，作为学校组织教师学习的材料，让教师通过学习领会文件精神，了解教育政策及教育法规，从而提高思想政治觉悟和职业道德，使教师更加爱岗敬业。此外，档案管理中全面记录了教师的发展历程，对全面考察教师资质起着重要的参考作用，不但能帮助教师制定合理的职业规划，在进行教师聘任或职称评定时，还能发挥档案管理的资源优势，为学校提供充分的参考依据。因此，档案管理工作促进了中职学校教师的队伍建设。

二、加强中职学校档案管理有效性的建议

（一）加强对档案管理工作的重视，完善档案管理制度。中职学校应提高对档案管理工作重要性的认识，在档案管理工作中加入创新理念，开发档案管理的新途径，建立并完善档案管理制度，保障档案管理工作的开展。同时，加强对档案管理法律法规的宣传力度，强化教师的档案意识，让档案工作人员转变工作理念，完成教学任务的同时还要加强教学档案的管理，并及时解决档案管理工作中遇到的问题，确保档案管理工作的顺利进行，使档案管理工作能逐步适应中职学校的教学体制改革。

（二）提高档案管理人员综合素质，加强档案室硬件建设。中职学校的档案管理普遍存在管理人员不足，人员专业技术不强、专业素质低的问题。因此，必须加强档案管理的队伍建设，扩充档案管理人员数量，并对管理人员进行专业技能的培训，使其快速掌握办公应用软件和档案管理软件等现代管理技术。

同时，还要加强对档案管理人员法律法规和管理制度方面的培训，提高其责任意识和政治素养，使其能够严格遵守各项管理制度、查阅制度和保密制度，保证档案管理工作的有效开展。另外，中职学校应设立专门的档案室，并配备完整的档案管理设施，对不同的档案进行编档并分类存放，落实防火、防潮、防盗、防虫等各项工作措施，使档案材料的管理符合安全规范且便于查询。

（三）加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。中职学校的档案管理工作必须要树立现代化观念，制订科学的现代化管理体系和管理制度，并在档案管理工作中推广计算机、扫描仪和信息检索终端等现代化设备的使用，从而加快信息的收集、处理和传递，提高档案管理工作的效率，使中职院校的档案管理工作更加适应现代化发展。

（四）强化档案的收集和整理，提高学校竞争力。当前，中职学校正处于高职、高校双面夹击的环境当中，各学校间的竞争非常激烈。中职学校想要在教育市场上立足，必须重视宣传本校在教育教学方面的优势，档案管理工作能为学校宣传提供真实的资料。

中职学校应重视并加强档案的收集和整理，重点收集在学校直接形成的文件材料，包括：上级部门针对学校下发的文件材料和学校公务活动中的协议书、重要会议材料和校园建设材料等，收集完成后根据类别和日期进行归档整理，保证学校历史档案的完整和便于查阅，提高中职学校在教育市场中的竞争力。