创新基层档案管理工作

2015-11-27延长油田股份有限公司杏子川采油厂强晓华刘小梅

办公室业务 2015年13期

文/延长油田股份有限公司杏子川采油厂　强晓华　刘小梅

创新基层档案管理工作

文/延长油田股份有限公司杏子川采油厂强晓华刘小梅

【摘要】在科学技术日新月异快速发展的今天，越来越彰显出了基层档案管理对社会发展的重要性。当下计算机网络、多媒体在社会各个方面的广泛运用，使得基层档案管理与社会发展出现了脱节，不能适应社会发展的需要。本文就如何创新基层档案管理工作，进行了浅要的分析。

【关键词】基层；档案管理；创新

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，档案是再现历史真实面貌的原始文献。其历史再现性、原始性、真实性、长期性等特点，决定了基层档案管理工作的重要性。目前，我国社会主义市场经济的快速发展，为基层档案管理工作带来新机遇，同时也带来了新问题和新挑战，基层档案管理工作必须从思想意识和工作内容、方式、方法上寻求新工作模式,从而适应新形势下的社会发展，为社会主义现代化建设提供更好的服务。

一、当前基层档案管理工作存在的问题

（一）对基层档案管理意识不够，重视不够。部分单位、领导对基层档案管理重视不够，对档案相关法律和专业知识不够了解，对档案工作职责不够明确，没有责任到人。

（二）基层档案管理硬件设施不达标。有的没有专门的档案室，或者有档案室，但硬件设施不规范，不配套，达不到标准；未实施档案室信息化、电子化管理，或者档案室信息化建设、没能普及，建设不完整。

（三）基层档案管理体系滞后。档案管理网络不健全，录入电子信息不完整，有的档案甚至没有微机录入；档案信息收集方面不广泛，不全面，档案收集方式单一。

二、创新基层档案管理工作的几点建议

（一）转变观念，从思想上高度重视基层档案管理工作。加强对基层档案管理工作的领导，转变观念，认识到基层档案管理工作的重要性。必须改变过去对档案工作不重视、无所作为的思想，按照国家规定的档案具体管理标准要求，对基层档案进行管理。领导干部带头学习相关的档案管理法律法规和专业知识，明确档案管理工作的职责，从人、财、物方面为基层档案管理提供保障，由专人负责，实行责任人制，严格管理。

（二）加队基层档案管理队伍建设。加强基层档案管理工作人员的文化专业知识、专业技能的培训与教育；改变个别档案工作人员得过且过的思想，对工作人员公平竞岗，能者上，庸者下，让档案工作人员时刻有危机意识，实行考核机制，并鼓励其开拓思维，创新管理方式，一经采纳予以奖励。还可以招聘一些具有专业技术的人员，如计算机、英语专业等，充实档案管理队伍，提高档案管理人员的专业技术水平，从而提升基层档案管理工作的科技含量。

（三）加快基层档案管理体系完善创新。从硬件上，设立专门的档案室，添加改善档案室的基础设施设备，做好防火、防潮、防虫等防护工作，保证档案存放的安全；从档案管理措施上，学习现有的具体档案管理规范和行业标准，健全管理规章制度，明确工作责任制，做到有规可循。

（四）创新基层档案管理工作方式。1.利用计算机等现代化技术来完成管理档案，提高工作效率。建立电子目录数据库，实行电子档案和纸质档案一体化管理；利用高科技如声像技术、网络技术等对档案进行录入与管理；对档案做好检查工作，及时进行查漏补缺，确保档案的真实性、完整性。

基于计算机等现代信息技术的优点，在档案管理过程中，积极应用新的档案管理手段，既是提高档案管理质量的重要措施，同时也是满足档案管理需要的重要手段。因此，合理使用计算机技术进行档案管理，对促进基层档案管理具有重要的促进作用。

2.开拓网上档案管理系统，利用计算机提供远程服务。多数基层单位有了自己的局域网，可以在此基础上，将相关的档案知识、资料、数据等信息在网上共享，从而方便广大用户查阅使用。

结合当前网络的优势，积极开拓网络档案管理系统，实现对现有档案资源的有效利用，同时也加强与其他档案馆的互动，保证档案管理能够起到良好的资源共享，为基层档案管理提供有力的支持，保证基层档案管理取得实效，最终满足基层档案管理需要。

3.扩大基层档案管理信息的来源。加大对城市化建设、农业、科技及重点工程项目等档案和信息的收集力度，加大收集和整合各类有关民生的档案资源，方便老百姓查阅使用，为老百姓提供更为有效的服务，为社会和谐发挥作用。

4.创新基层档案的服务方式。当前，社会经济的高速发展，要求基层档案服务方式、范围和内容不断创新，从而更好的提供档案服务。要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要加强和重视档案的研究利用，提高档案的利用率，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，如通过计算机网络，开展在线服务，使档案利用更加方便、快捷；建立信息反馈机制，对档案使用者提出的反馈意见和建议，深入学习、研究、整理，为服务创新提供信息来源。