浅谈监理资料在工程中的作用

2015-11-08方中强

建材与装饰 2015年35期

关键词：监理资料工程

方中强

（重庆恒佳工程技术咨询有限公司重庆 400015）

浅谈监理资料在工程中的作用

方中强

（重庆恒佳工程技术咨询有限公司重庆 400015）

对于工程而言，其施工需要耗费很长的时间，工程建设的质量直接关系到业主的人身财产安全，重点工程的质量甚至对社会政治经济活动会产生巨大的影响。监理的工作是集委托性、咨询性、服务性为一体的，是代表业主对建筑工程施工过程进行监督管理的一项工作。而工程监理资料是监理工作的原始记录，是工程监理过程中逐渐形成的，贯穿于监理工作全过程的一项重要工作内容。监理人员的规划、控制、协调等工作，都会通过监理资料得以体现。因此，监理资料在监理工作中起着很重要的作用。

监理资料；工程；作用

引言

在工程建设中，其监理资料有着重要的作用，工程中监理资料是项目监理部对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程真实、全面的反映。监理资料管理是监理的基础工作，工程监理资料的管理水平反映了工程项目监理部的管理水平、人员素质和监理工作的质量。随着科学技术的不断发展，信息资料管理的作用越来越重要。本文主要是根据在参与某工程项目监理资料管理的实践经验，谈谈一些认识。

1 监理资料在工程中的作用

1.1 监理资料的含义

所谓工程监理资料，指的是监理单位，在工程施工的过程中为方便工程施工而拟定的相关资料。监理人员在施工现场依据国家有关工程的法律法规、标准规范及施工图纸等要求，检查发现和处理解决质量、进度、安全等问题，这些工作情况的真实反映就形成了监理资料，也是监理工作成果的体现。

1.2 监理资料在工程中的作用

在工程中，监理企业是工程的服务企业，其主要借助监理资料发挥其工作的质量及成果。工程监理资料的管理水平反映了工程项目监理部的管理水平、人员素质和监理工作的质量。同时，监理资料也是监理企业、监理人员加强自我保护的有效手段。经过科学管理的监理资料作为监理信息资源，为监理工作提供有力的保证和支撑，更是监理人员进行工程目标控制的依据。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，当监理人员需要时，能及时提供有针对性的完整资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。监理资料既是全面了解工程情况不可或缺的部分，也是工程一旦发生质量缺陷或安全事故等问题后，作为原因调查和事故分析乃至确定责任的重要依据。

2 监理资料的主要内容和资料管理的基本要求

2.1 监理资料的主要内容

监理资料的内容包括监理委托合同、监理规划及监理实施细则、监理月报、监理周报、会议纪要、质量问题和质量事故的处理报告、造价和进度控制资料、监理工程师通知单、监理工程师联系单、监理备忘录、业主提供的前期资料（规划许可证、施工许可证、施工图及审批意见书、地质勘查报告、消防审核意见书、中标通知书、施工合同、定位放线规划图及确定水准点、坐标控制点的书面通知等等）、施工单位报审资料（施工单位资质证书、营业执照、质量保证体系、安全保证体系、施工组织设计、施工方案、人员资格证书及上岗证、进度计划报审、各类材料进场报验、各类机械设备进场报验、分包单位合同及分包单位资质报审、工序报验资料、计量设备仪器报审等等）。

2.2 监理资料管理的基本要求

①工程的监理资料需要满足以下要求：“整理及时、真实齐全、分类有序”。②总监理工程师应派专人随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受涂改过的报审资料，并及时将资料交资料管理存放保管。③利用计算机建立图、表等系统文件建立监理管理台账，辅助监理工作控制和管理，如工程材料、构配件、设备进场报验台账；施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖通等）报审台账；分部分项验收台账；旁站台账；平行检查台账等等。④监理资料员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷进行检查，并分类、分专业监理案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，将同类资料放在同一盒内，应在脊背处标明。⑤对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。⑥在工程竣工验收后约定时间内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。

3 如何在工程中发挥监理资料的作用

3.1 监理资料的分类管理

监理资料的收集与管理是监理资料中最重要的工作，整个过程包含了工程信息的收集与整理，在收集与整理各种信息的过程中，对各类文件的进行整理与分类是整个工作中非常重要的一部分。通常情况下，工程中的重要信息文件可以通过以下几种方法来进行分类。①可以按照文件的来源分类，比如施工资料、业主资料以及设计资料等来源不同的文件资料，这样就能够将来源不同的文件资料分类管理，例如，某公路工程在其监理的过程中，对其整理资料进行了分类管理，针对施工准备阶段监理、施工阶段监理整理了相关资料，特别是施工阶段的监理，监理资料针对其基本要求、道路工程、软基处理施工、桥梁工程、涵洞工程施工、雨/污水工程施工等方面的监理资料均进行了整理，工程得以顺利的进行，质量得到了可靠的保障。②还可以按照文件的属性来进行分类管理，比如有些文件主要是工程变更与索赔方面的投资控制资料，有些资料属于施工设计、审批与进度计划方面的进度控制资料。③还可以根据文件的目录组成来分类，在监理文件的分类过程中，文件的目录组成有施工过程中的指令文件、合同的支付认证文件，还有工程的报表、记录文件及一些监理管理方面的文件等，通过目录的组成来对这些文件进行分类，也是对文件进行分类管理的一种有效方法。④还可以根据文件的保存要求来进行分类，每一个工程在施工过程以及施工结束之后，因为文件的重要性不同，因此对各种类型的文件保存要求也不一样，有些文件属于施工期间的保存资料，而有些文件则需要进行长期保存，还有些资料属于业主的归档资料，因此在对各类资料进行分类管理的过程中，也可以根据资料保存的要求来进行分类管理。

3.2 监理资料的归档

3.2.1 监理资料的归档有待统一

虽然近几年，我国的科技进步带动了工程建造业的快速发展，且取得了一定的成绩，但是相应的监理体制所推行的时间却比较短，因此在对监理资料的归档管理上还没有统一的要求。虽然我国的技术监督与建设部门已经出台了《建设工程监理规范》（GB50319-2013）这一项管理规定，对监理资料的归档管理做出了相关的要求。在这项管理规定中指出，在监理部门对工程进行监理的过程中，部分监理资料以及与工程质量有关的相关资料，监理机构已提交给建设单位，并且在整个监理工作完成之后，监理部门需要向建设单位做出相应的监理总结。但是在实际的监理过程中，建设单位经常会向监理部门提出不同的监理资料整编与归档的要求，因此在监理资料的整编与归档要求上有待统一（具体如表1）。

表1 监理资料整理归档要求

3.2.2 监理资料的整编与移交

一旦工程建设完成，作为监理单位的资料管理员，需要在工程验收前将所有的资料进行整理归档，各种不同类型的资料需要按照相应的要求来进行归档管理，比如资料的纸张规格、装订要求以及封面格式等都需要按照要求的不同来进行归档管理。通常情况下，监理资料的管理人员应该按照国家的相关规定要求，将整理归档好的监理资料移交给业主，整个监理资料中包含了工程质量有关的文件、合同内容文件以及各种设计方面的文件。还有一些文件是在工程验收的过程中逐渐转交给相关部门，最后在工程全部完成与监理服务期满之后，监理部门向建设单位总结整个监理工作。同时，监理部门还应该准备一些备查资料进行归档整理，并将资料的清单目录提交给建设单位，最后将这些资料归档。

3.2.3 监理资料在归档管理中的注意事项

在工程建设的过程中，作为监理部门如果想要保证监理资料的完整性与准确性，除了以上的相关要求之外，还有一些其他的因素也应该要慎重对待。之前已经提到监理资料的完整性与准确性能够体现出监理部门中工作人员的工作水平，因此相应的监理部门中工作人员的工作水平和责任心对监理资料的影响也非常大，监理资料的管理人员并不是普通的打字员可以胜任的，监理资料的管理工作人员必须要具备专业的工程技术以及档案管理能力，同时最好具备现代化办公技术。