夏来领

河南省鹿邑县国土资源局

国土资源档案管理存在的问题与对策

夏来领

河南省鹿邑县国土资源局

国土资源档案是国土资源管理活动真实的历史记录。做好县级国土资源档案管理有重要作用。但是县级国土资源档案管理还存在档案资料收集欠缺系统性、完整性，硬件设施陈旧，设备更新少，档案管理人员的综合素质偏低，服务意识不强等问题。为解决这些问题，要提高档案管理意识，完善内部档案管理机制，积极探索档案管理的新方法。

国土资源；档案管理；建议

一、国土资源档案及其意义

国土资源档案是各级国土资源行政主管部门在各项工作中形成的，具有保存价值的文字资料、图表、声像等文件资料，是国土资源管理活动真实的历史记录。从现实角度看，它为国土资源管理、社会发展、经济建设和社会安定提供服务；从历史的角度看，它可以为后人提供法律依据，可使很多纷繁复杂的土地、矿产权属纠纷迎刃而解。而县级国土资源档案管理则是县级的相关管理部门在工作中形成其文件资料，并且以其为对象进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等各项工作的总称。做好县级国土资源档案管理，可为县志、县扶贫开发研究、县土地利用总体规划和县土地开发、整理及复垦规划的编写提供了具有历史性、直观性和原始性的资料依据，为排解土地权属纠纷，查处违法占地行为提供史实依据。

近几年,随着鹿邑县经济的快速发展,土地利用越来越多,形成的土地信息资源数量较大,目前,多数档案信息资源还未得到充分利用,因此,本文就鹿邑县国土资源局档案管理问题谈谈自己的认识，并提出一些改进建议。

二、县级国土资源档案管理存在的问题

1.国土资源档案资料收集欠缺系统性、完整性，降低了案卷质量。

国土资源管理工作本身具有政策性法律性强、业务要求高的特点，形成的档案资料也具有自身特点。比如一套完整的建房档案，必须包括查勘记录、审核报批表、定桩放线单、竣工验收单、违章查处意见等材料。而目前，国土局档案员大部分都没有经过专业的档案知识培训，对档案工作的意识淡薄，不太了解档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，对工作中形成的资料不注意收集、整理和保管，而且大多数从事档案工作的人员身兼数职，对档案工作的精力投入不足，仅仅认为只是把材料放入档案盒当成档案工作，没有及时整理归档，造成档案资料不齐全，严重影响了档案的管理水平，缺乏完整性、规范性和系统性。

2.档案管理硬件设施陈旧，设备更新少。

国土资源局档案室设施简陋，狭窄、潮湿，档案室达不到规范的“七防”要求，并且在档案防潮、防高温方面所需的除湿机、空调等价格较高的设备设施就更加缺乏以至于容易造成档案材料褪色、霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。同时，现阶段开展的档案管理现代化工作的重要手段就是加快信息化进程，使用档案管理专业软件，但国土局缺乏必要的现代化网络管理设备，给档案管理工作带来很多不便。

3.档案管理制度都不够完善，人员的综合素质偏低，服务意识不强。

在国土资源档案管理过程中，很多制度都不够完善，包括档案的收集制度、保管制度、档案的管理与保密制度等等。一些档案管理部门虽然制定了管理制度，但是只限于形式，没有对其进行严格执行。档案工作是一项专业性很强的技术性工作，档案人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。但个别档案人员对档案工作重要性和责任性的认识不够，存在应付了事的想法。同时，不仅档案工作人员工作不热情、上心，相关管理人员缺乏责任心。一些文件资料无法得到及时的整理而堆积如山，在收集档案资料时，没有保证其齐全性，出现了比较严重的资料丢失情况。另外，一些档案被借出之后，没有履行借阅手续，会出现有借无还的现象，导致档案资料在长时间的借阅之后无法得知其去向。一些人趁机在档案资料上私自涂改文字或数据，从而将其化为与己有利的证据，使国土资源档案真实性以及利用价值遭到严重损害。

三、解决国土资源档案管理问题的建议

1.提高档案管理意识。

国土资源管理的领导应该充分认识到档案工作的重要性，并且构建有效的工作机制，主要责任由领导负责，而分管领导直接抓、工作人员具体办，进一步提高档案管理意识。要认真学习贯彻《档案法》，提高国土资源档案的法律意识。而且应该重视档案工作，并且将其作为国土资源管理工作的重点，对组织、人员与经费等方面进行落实，从而推动档案工作趋向规范化、法制化与科学化。在这个方面，可以通过相关典型事例来对其影响进行广泛宣传。

2.完善内部档案管理机制。

要提高档案工作的服务水平和效能,必须完善内部工作机制,从档案工作的基础工作做起。档案收集要从源头抓起,接收时间提前,对重要材料可提前收集和归档并实行统一管理,同时扩大接收的范围,加强专门档案的收集。在管理机制上加强重点工程项目用地的建档工作和跟踪服务；做好重要会议、重大活动的建档和协调服务；重视土地补偿标准和城建规划等相关资料的收集建档和服务。

3.积极探索档案管理的新方法。

在国土资源档案管理工作中，逐步实现档案管理“四化”目标：一是要实现档案形成规范化，二是要实现档案整理系统化，三是要实现档案保护科学化，四是要实现档案管理现代化。实现这四个目标，一方面要积极探索新形势下电子档案管理新办法，将电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节贯穿起来，统一纳入到档案管理全过程，进而实现档案系统的有效管理；同时还要充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。另一方面，国土资源档案管理工作者要主动学会开发一些好的管理软件，同时要引进先进管理软件，及时配置最新档案现代化管理所必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，充分利用现代化技术，大力开创档案管理工作新局面。

[1]齐林.浅谈新时期国土资源档案管理存在的问题[J].海峡科学,2009,（7）.

[2]唐立.浅谈如何提高国土资源档案[J].管理经济论坛, 2011,（12）.