杨庆莲

摘 要：随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何做档案管理工作是档案工作者面临的新课题。

关键词：信息化；档案管理

1 档案信息化的发展趋势

无纸化、办公自动化等事物的出现，让档案的生成方式出现巨大变化，例如文件的归档、催办、签发、起草等运作过程在计算机中进行，这样档案的主要形态一定是机读文件，因而档案必然以机读形式存在，纸质载体档案的利用方式与此类档案的利用方式有较大差异。此变化使档案工作者必将面对很多的机读形式以磁盘为载体的档案。信息的内容是信息检索者关心的，信息可能来自不同的机读形式的档案中，档案工作者的职责是把这些档案信息综合系统地提供出来且是有价值的档案信息，必须让机读形式的档案信息具有价值性、真实性、系统性，使用者方可得到最适用的服务。因此，档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。

2 档案信息化的益处

档案信息电子化，就是以室藏档案资料机读形式或纸质的为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工、收集和筛选，让其转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们使用的过程。其益处有：

2.1 档案信息电子化，可多次产出，一次投入，能改善信息加工工作受经费限制的局面。

2.2 提高档案信息的时效性，缩短二次信息的加工时间。……