文／丽水职业技术学院 章小燕

档案材料，它是知识和信息储存的一种形式，是一种重要的信息资源，真实地记录了院校的历史面貌。对示范高职院校评估的各项指标项目是否达到内涵标准，主要是通过教学管理、教学实践过程有关书面、电子档案材料来衡量的。要想评估工作顺利开展，没有真实、有效的档案材料作凭证很难有说服力。可见，健全详实的院校档案材料是体现了高校的办学水平，是进行各项客观、公正、全面的评估工作的基础和依据。

兼职档案员是高职院校档案管理队伍的核心，是做好档案管理工作的有力保障。兼职档案员一般由系部、处室的工作人员、办公室人员担任，他们对本部门的工作事务、文件资料管理非常熟悉，由他们负责本部门文件材料的归档，不仅有利于提高档案管理工作的质量，也有利于工作效率。本文以丽水职业技术学院创建省级示范性高职院校为例。

一、示范高职院校建设中兼职档案员工作的现状

在看到档案材料在我院的省级示范评估工作中起到非常重要作用的同时，也看到了档案工作在示范建设过程中暴露出来的一系列问题：真正有历史价值的材料甚少，无价值的材料一大堆；档案管理缺乏信息化、网络化，利用率低；档案管理建设投入甚少。

二、示范高职院校建设中兼职档案员工作存在的问题

（一）档案意识薄弱。在示范院校的评估工作，教职工对档案已经有了一定的认识，档案不单单只有人事档案，在教学管理实践过程、学生活动过程形成的图表、表格、照片、音像、实物等有关资料都是档案。但在实际的操作中还是没有习惯日常积累和收集。有些兼职档案员对在活动中直接形成的具有保存价值的资料不注意收集，只停留于事情的处理，等事情处理完毕后，材料随意丢放，不及时整理，需要时却找不到，该归档的未归档，没有留下有历史价值资料和记录，这主要是档案意识薄弱造成的原因。

（二）兼职档案员队伍不稳定。兼职档案员多数由部门工作人员担任，而部门工作员往往是一人多用，工作量多、杂，而档案资料的收集与整理需要花较长精力与时间，很难顾及。长期以来，兼职档案员队伍不稳定，人员调动频繁，有的刚熟悉档案管理工作，却又被换掉，而新的工作人员要经过相当长时间才能真正有效的开展档案管理工作。

（三）档案管理工作不重视，各部门联接少。一些档案材料涉及到领导的，向他们要材料是很难收集的，领导认为那是自己的辛劳所得，不应该移交给档案管理部门，领导不交或直接不管事，而档案管理部门只向兼职档案员要，兼职档案员根本就无法完成任务。学院各科室分院之间工作协调较少，一些材料重复上交，造成信息资源的浪费而有些材料已移交上级部门，但档案管理部门只向基层部门要，导致两边落空。

（四）奖惩制度不完善。长期以来，学院对兼职档案员无系统性的奖惩制度，部分兼职档案人员缺乏积极性，工作上相互推诿，工作效率不高，导致文件收集不全，整理不合规范，只满足于领导布置什么就做什么，缺乏处理复杂多变情况的能力和创新意识。

（五）设备、信息化滞后。作为省级示范院校档案工作还仅仅停留在纸面上，还没有真正实施档案信息化、网络化，应有的设备没有得到的配备，致使技术得不到很好的提高，没法进行计算机检索、查阅档案资料、网络传输信息等，严重影响了档案管理工作的创新、工作效率和档案工作信息化的进程。

三、示范高职院校建设中兼职档案员的对策及方法

虽然在省级示范性院校建设过程中推动了我院的档案管理工作建设，但仍是学院创建示范性院校的薄弱环节。学院要把档案管理建设工作视为“迎评促建”的重头戏，为高职院校档案管理工作提供更好的发展机会。对现状存在的问题，本人认为档案管理工作应该以此为契机，从发展、创新、服务为出发点，提出有效、合理、科学的对策与方法。现主要从组织岗位培训，增强交流总结，建立长效档案管理工作机制，实行考核和工作补贴的奖励制度，动员全民参与，建设高效队伍，构建信息化、网络化档案管理体系等五个方面进行阐述。

（一）组织岗位培训，增强交流总结。从学院的实际情况出发，适当安排兼职档案员参加专题档案培训班学习，让其系统了解档案管理工作的专业知识，尤其是在省级示范性建设工作中对档案资料的特殊要求，使兼职档案员认识分门分类的材料的作用。开展业务交流会，与专职档案员就档案管理工作交换心得；适当考察优秀档案管理工作的高校，扬长避短、吸取经验。

（二）建立长效档案管理工作机制。档案管理工作是为评估服务，但这种服务不单只是迎接上级评估服务，还要贯穿在整个教育教学管理工作；不单为某个部门或某个人服务，还要为全体教职工、学生服务。因此，以省级办学示范评估为契机，建立高职院校长效档案管理工作机制，对各项管理指标有明确的标准，不能因评估而编造一套所谓的“评估材料”，等评估完成后就撒手不管，这违背了评估的意义，颠倒了评估工作和档案管理工作的关系，对学院的发展百害而无一利。

（三）实行考核和工作补贴的奖励制度。兼职档案员由于是兼任的，学院没有额外计算工作量，又不与补贴挂钩，档案工作成了份外事。他们在档案管理工作得不到的理解和支持，劳动成果得不到重视，在经济上也得不到回报，一定程度上影响了他们工作的主动性和积极性。学院档案管理工作领导小组应根据兼职档案员对档案收集、整理、移交、保管等情况，进行检查、考核、评比等形式进行业绩的考核。考核内容和方法容可以根据每个时期的情况进行制订和调整，与年度的工作人员的考核、职称评定工作挂钩。此外，有关领导、人事部门应协商，应给予兼职档案员相应的工作补贴、奖励与处罚，激励兼职档案员，以提高他们工作的效率和职业满意度。

（四）动员全民参与，建设高效队伍。档案管理工作是一种社会性、协作性很强的工作，也是一项长期任务，需要各级领导对此常抓不懈。要做好档案管理工作，绝不是靠某些个体就能完成的，这需要领导的牵头组织、动员全民参与，领导要起到带头示范的作用。给兼职档案员培训的同时，应当先给各科室部门负责人进行动员培训，很多决策性的材料都在负责人手中，要清楚该移交的要移交，该共享的要共享，部门领导是否重视，决定着能否做好的问题。此外，要建立一支高素质、高效率的档案管理队伍，高职院校兼职档案员队伍里面要有一些特殊人才，进行资料保存高端技术的处理，并要做到优势互补，形成合力，更好地完成档案管理工作。

（五）构建信息化、网络化档案管理体系。在当前我院省级示范院校建设的档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案是并存的，但电子档案的建设还只停留在建设初期，要建立网络化档案管理体系需要学校领导和相关部门要积极参与与配合。首先要注重加强相关硬件设施建设，如配置录音笔、照相机、扫描仪等。其次在软件设施上，高职院校从实际情况出发，要开发、购置适合高校档案管理工作特点的软件或系统等，只有在相应的硬软件配置跟上去，才能为学校档案管理工作信息化、网络化的的工作顺利开展提供保障。最后可以基于当前学院O A系统、教学管理信息系统、综合实训管理平台、状态数据采集平台、网络课程平台等网络，从电子档案的登录、填写、借阅、整理维护、批复管理、保存等操作，建设档案信息化管理体系。建立信息化、网络化的档案管理体系这是高职院校档案管理工作以后发展的必然趋势。

四、总述

在省级示范院校的建设中，对档案管理工作提出新要求和挑战,根据学院的发展，结合具体情况做好档案管理工作。档案管理工作它是“没有加水的史料”，兼职档案员是史料的操作者，应予以重视和鼓励，以我院省级示范院校建设为契机，加强和改进兼职档案员队伍建设，使其能够在高职院校的管理工作中，充分发挥它的重要作用，从而推动高校和全社会的发展。这不仅是提高高职院校档案管理工作水平的一个有效举措，更是对兼职档案员工作的一种肯定。