文／广东省东莞市第七人民医院　叶晓韵

实现医院文书档案信息化管理和利用分析

文／广东省东莞市第七人民医院叶晓韵

伴随着我国科技水平的不断发展，计算机技术的不断进步以及互联网技术的发展普及，信息技术在我国的发展应用也越来越广泛和重要。信息化管理的不断发展普及为医院档案工作带来了诸多的机遇与挑战，由传统的档案管理转变为档案信息化管理，为医院档案工作带来了质的飞跃。本文以医院文书档案管理工作为研究对象，通过明晰医院档案信息化管理和利用的各种有利之处，发现医院文书档案信息化管理和利用工作中存在的各种问题，探索医院文书档案信息化管理和利用建设实践的有效途径，以期更好地实现医院文书档案信息化管理和利用工作的有效开展。

医院；文书档案；信息化管理；利用

伴随着我国科技水平的不断发展，计算机技术的不断进步以及互联网技术的发展普及，信息技术在我国的发展应用也越来越广泛和重要。根据百度百科的定义：信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。本文以医院文书档案管理工作为研究对象，通过明晰医院文书档案信息化管理的各种有利之处，发现医院文书档案信息化管理和利用工作中存在的各种问题，探索医院文书档案信息化建设实践的有效途径，以期更好地实现医院档案信息化管理和利用工作的有效开展。

一、医院文书档案信息化管理和利用的意义

（一）保障信息保存传递安全及时。在传统纸质文书档案管理模式下，医院文书档案的保存和传递都要极大程度地依靠人力、物力，并受时间、距离、气候、温度等的限制较大，一旦出现意外，譬如说人为丢失、火灾、化学污染等意外情况，都会导致许多宝贵的医学文书档案的丢失和损毁。而在医院文书档案信息化管理模式下，医院文书档案的保存和传递都演变成为电子文书档案，其保存更方便、快捷和恒久，也可以很容易地实现备份、复制和传递、共享，不再受人力和距离制约，相比较而言，信息的传递是更安全和及时的。

（二）提升办公效率和质量。在传统纸质文书档案管理模式下，医院文书档案管理较多地依靠人力管理和手工操作，耗时较久，占用空间较多，手工操作出错率也较大，文书档案管理工作的效率和质量都不是很理想。在文书档案管理信息化模式下，医院文书档案管理全部依靠计算机操作，文书档案的制作、保存、传递、共享都由一台小小的计算机来实现，办公效率得到显著提高，出错率小，即使出错也能及时修改，工作质量也得到提高。

（三）实现资源共享和互补。实现医院文书档案信息化管理，医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变，不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补，依托互联网信息技术条件，还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补，提高文书档案资源的质量、准确度和宽泛度，提高资源的利用率。

二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题

（一）管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足，执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理，但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上，管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚，当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念，没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义，进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足，执行力不够，白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。

（二）缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢，当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板，一是文书档案信息化管理基础设施欠缺，二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下，我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢，想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。

（三）文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准，仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等，与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距，文书档案管理质量相对较一般，没有实现文书档案的精细化信息化管理，在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约，另一方面也与管理者重视程度不足，档案管理信息化工作落实不到位有关。

三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议

（一）升华管理者文书档案信息化管理理念，建立健全文书档案信息化管理制度。伴随着我国各项管理工作的信息化程度的不断提升，医院文书档案信息化管理工作的发展和推进也具有其历史必然性。医院工作者应当认识和理解医院文书档案管理工作的重要性及其重要意义，医院文书档案管理工作信息化的历史必然性和重要时代意义，以及其带来的各种好处，在重视和严格执行落实医院文书档案信息化管理的各项工作的同时，也要学会充分享受和利用文书档案信息化管理为工作带来的方便和快捷，充分利用和共享这些宝贵的医学资源，提升资源利用率，发挥资源信息化的最大作用，更好地为医疗事业服务。

（二）强化信息化管理基础设施建设，培养文书档案信息化管理专业化人才。当今时代，信息化技术迅猛发展，日新月异，医院文书档案信息化管理工作也应当与时俱进，不断发展创新。当前我国在档案信息化建设过程中虽然取得一定的成效，但还有较大的进步发展空间。弥补医院文书档案信息化建设短板，要从两方面入手，一是要不断强化信息化管理基础设施建设，加大在信息化建设基础设施设备方面的投入，完善信息化管理基础设施配置。二是要努力培养文书档案信息化管理专业化人才。当前我国在文书档案信息化管理方面的专才还比较欠缺，要找到既懂医学，又懂信息技术，还懂档案管理的专业化人才有一定的难度，医院及有关部门应加大培养文书档案信息化管理专业化人才的力度，以不断提高医院文书档案信息化管理的水平。

（三）多项档案管理措施齐头并进，确保文书档案信息化管理工作安全可靠。医院文书电子档案作为医院重要的医学信息资源，其真实性、准确性、安全性、有效性，和实际的医疗作业息息相关，因此，保障医院文书档案信息化管理工作的正常有序、安全可靠运转就显得尤为重要。医院及文书档案信息化工作管理者应当通过采取多项档案管理措施，例如：文书档案管理电脑专机专用、专人专房保管；严格设定好档案管理防御系统，建立安全保障体系，及时做好文书档案备份工作等，确保文书档案信息化管理工作的安全可靠。

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