大数据时代汽车企业档案编研工作的思考

2015-10-02广汽三菱汽车有限公司李纯凤

办公室业务 2015年3期

关键词：编研档案管理信息

文／广汽三菱汽车有限公司　李纯凤

大数据时代汽车企业档案编研工作的思考

文／广汽三菱汽车有限公司李纯凤

通过对大数据时代（Theageofbigdata）的概述，结合汽车企业实际，对档案编研工作进行深入分析，探讨制约发展的瓶颈问题，提出解决方案，显现档案编研工作的时代特点和经济价值，使其成为推动现代企业可持续发展的软实力。

大数据时代；企业档案；编研；思考

伴着计算机的不断普及和信息技术的迅猛发展，“大数据”（BIGDATE）一词日益成为“海量信息”的代名词，2013年被我国媒体称为“大数据元年”。无论是政治、经济、社会等宏观领域，还是企业、个人等微观实体，其决策与行为正越来越基于对数据或者“海量信息”汇总分析的结果。为此，专家、学者、媒体对于大数据时代到来的呼声日益强烈。有人预言，未来对人类影响最大的不是石油与水，而是信息，是大数据。莅临这样一个新时代，企业的档案编研工作如何适应与推进，值得深入研究与思考。

一、大数据背景下档案编研工作面临的严峻挑战

目前，一些企业面临档案馆（室）馆藏资源落后的现状，档案馆（室）收集的信息资料，开始从以往的纸质文档、光碟、录相带为主逐渐过渡为纸质文档、硬盘、视频、网络资料为主，这些资源具有数字化形式多、存储量大、数据来源庞杂等特点，给企业的档案编研带来了一些新的难度和挑战性。

（一）挑战一。如何查询所需的档案信息。大数据时代下，企业在各种业务活动中产生的数据和信息呈爆炸性增长，最终作为档案保存下来的文件也相应的增长。在互联网高度发达的今天，信息泛滥同样给编研利用带来了困难。以前，档案检索主要依靠手工著录、卡片检索，随着信息技术的进步、数据库技术的发展，计算机辅助档案管理使档案管理变得更为快捷。但是大数据时代，档案数量急剧增长，甚至出现了档案数据“胀库”的问题，也给档案查询及利用带来新的困难，需要利用云计算、移到互联网等新的技术手段。

（二）挑战二。如何挖掘数据背后的信息和知识。企业档案数据的量大、形式多等实情，带来不易查询、准确率不高、甚至不响应等问题，利用传统的查询服务模式难以适应，而且，传统的档案业务流程中的收集、管理、保存、利用四大环节明显不合时宜，直接利用原始数据也明显困难，这样，如果快速而准确查询信息，必须借助新的技术手段在浩瀚的数据中马上定位，才能高效发掘与加工出有价值的信息。

（三）挑战三。如何编研有用的信息知识。知识管理是档案管理发展的趋势，档案用户已不满足于仅限于数据或文件的利用，更重要的是能否开发或获取众多数据背后的潜藏的信息及知识。企业的档案编研工作要由提供数据、信息转变为提供知识。可是知识不是自然生成的，也不是简单地存在于信息集合中。蕴含在档案中的知识必须经过一定的编汇与加工，才能展现出其价值，但是，如何抽取和挖掘也是一个现实挑战。

二、企业生产经营与档案编研工作

企业发展的实践表明，规范化管理也愈来愈成为企业竞争的利器。企业的档案编研工作也成为档案管理的重要内容，成为企业管理规范化、科学化的一个重要体现。企业档案工作围绕保值增值、市场竞争服务。企业的各种情报、资料、文件、档案信息都具有档案属性，尤其无形资产、知识产权和法规证据等。不容置疑，档案管理服务于企业，档案的管理保存或再现企业的经营轨迹和历史资料。当前，经济全球化下的大数据时代的来临，企业的知识管理、档案编研等后勤辅助工作进入管理者思考的轴心，因为企业档案不仅具有信息资源、知识产权的价值，对有形资产的运营、维护、管理和保值、增值也具有不可或缺的独特作用。

三、汽车企业档案编研当前存在的问题

（一）编研人员配置弱。众所周知，汽车行业是一个充分竞争的行业，行情波动大，企业组织构架精简，由于管理人员精简和经营方面的原因，汽车企业档案人员普遍存在人少、兼职多、调动频繁等问题。在人员配置上问题如下：一是编研人员配备不科学。笔者所在的汽车企业，只有一名专职档案管理人员，还兼职负责办公室的其他工作。平时，档案管理人员疲于应付档案的收集、整理、著录、借阅等大量工作。二是编研人员能力不足。编研工作需要一定的档案管理业务基础，还需要扎实的文字功底和掌握编研的规律和方法。据笔者了解，一些汽车企业的编研人员多为后勤人员或文科毕业生，专业知识缺少，综合素质不高，难以适应专业性和研究性都很强的编研工作。三是编研人员责任心不强。在档案编研的过程中，由于此项工作属于服务性，且不产生直接的经济效益，编研人员缺乏一定的信心，有时还会产生编研数据与原始档案不符的现象。

（二）编研上存在误区。顾名思义，编研可理解为“编”和“研”两部分。“编”是一种汇集的过程，将原始档案按照一定的标准集合起来，是一种初级产品。“研”则是更加深层次的挖掘原始档案，对信息进行再次加工。现在大部分汽车企业的档案编研工作都仅仅停留在“编”的层面，只有档案的汇集，没有在“研”字上下功夫，成果多是档案专题、数字上的集中，其利用价值与原始档案相比，最多等同，有时甚至不如利用原始档案可靠。还有一些企业为了达到编研成果“量”的要求，抢时间搞突击式编研，简单地将原始档案的数据进行罗列，摆出几样编研成果，如大事纪、关键事件，形式热闹，但质量、效果却大打折扣，这是对编研工作的一种误解。

（三）编研工作缺乏创新。一般的汽车企业档案的编研，多体现在史志、大事记、组织沿革、文件汇编等方面，这种模式属于传统意义的编研工作，是在原有模板上的粗加工，形式呆板，挖掘度低，其价值性、专业性没有突显，其涉及的内容既没扣紧汽车企业的中心工作，也没有突出本行业本企业的特色，更难做到为领导决策和生产经营提供服务。实际上，这种缺乏创新的编研成果，只是为了完成某项任务，基本上是临时“露一下脸”，就被搁置一边。

四、新时期，探索企业档案编研工作的有效途径

（一）创新观念，由档案管理向数据管理转变。大数据时代下，企业档案编研工作呈现出现代化、信息化、服务化的趋势，高度的信息化对企业档案资源提出了广泛的需求，要求企业档案管理必须开拓创新，从封闭走向开放。从时代背景来看，我国档案部门加大改革创新力度，如国家档案主管部门开始部署电子文件的归档与管理，但企业的电子档案仍然稀缺。笔者供职所在的汽车企业，工作范围归档、接收的电子文件，大都是文档、图形、图片、视频等结构型数据，这是与时代要求有些脱节，要适应时代的发展，必须进一步推动企业档案的管理创新，走适合企业需要的档案编研之路。在管理体制上，企业档案工作要寻求企业领导的支持重视，也要努力学习、借鉴国内外先进企业档案管理的先进经验，大胆创新改革现有的档案管理模式，改变“重保管，轻利用”的做法，重点突出档案资源的开发利用上，制定相应的标准，确保编研工作的有序开展与实施，突破档案编研陈旧老套的习俗，创新企业的编研方式、方法，不断对传统的档案编研体裁，如大事记、组织沿革、汇编等适当取舍，利用现代技术，逐步实现编研成果的电子化、信息化，用更直观、生动的方式展示编研成果。

（二）整合资源，打造一支高素质的档案编研队伍。一支高素质的档案编研队伍是做好档案编研工作的重要前提，需要企业领导大力支持。在充实档案人员的同时，加强编研人员培训，提高编研人员的专业水平和业务能力，除了学习编研专业知识外，还要与同行业的编研先进汽车企业进行横向交流、观摩学习。档案编研工作者，除要求具备传统档案编研的基本技能外，还必须具备档案文献编研能力、掌握与馆藏档案、科研课题相关的历史背景知识、具备一定的档案研究能力和学术写作能力、熟悉掌握生产经营管理流程、具有一定的外语基础和计算机知识储备、还要具备一定的社会交际能力、信息获取能力和经营管理能力等。企业档案部门要不断优化档案编研队伍，配备各类知识层次(如计算机、文、理工科类)的档案专业团队，如以档案工作人员为主，辅助利用项目形式吸纳一些研发人员、生产人员、营销人员等参与，从企业价值链的角度整合编研队伍，以此才能促使企业档案编研成果能够更贴近实际，接“地气”，通“市场”，联“客户”，进一步使编研成果深层次、专业化、价值化，不断在编研成果上出作品、呈精品。

（三）依次推进，突出大数据时代特征。新时代下，一种新的思维指导我们的档案编研工作。目前，国内已出现借鉴政府国家档案管理的一些成功案例，如湖南省湘潭市档案局创新档案管理，率先在全国对数据资源管理进行了探索，建立档案数据管理系统，在所属各县市区、园区、有关行业设立二级数据中心，各级机关团体企事业单位将依托档案室建设数据库，建设数据开放平台，以数据共享、服务社会为目标，打造资讯档案管理平台。企业档案编研要加大人力、物力的投入，建立以“开放性、保密性与专业性”为特点的档案管理体系和数据库。在具体的编研上，应有计划、有步骤、严控“确定题目、定编研方案、材料选择、编辑加工、审查批准、信息反馈”六环节，其中重点是编研方案和材料的选择，必须谨慎。在编研过程中，自审要严格，如内容、体例、文字、标点符号等，多方复审才能定稿。有时，需要对于编辑研究作品的发行情况保持跟踪，从市场、信息覆盖面、用度认知方便度等方面不断完善，稳妥推进，使编研工作不断系统化与专业化。

（四）创新形式，形成自身的编研特色。从某种意义上说，档案编研工作不是企业档案工作人员的特有工作，企业对内，对外的宣传资料都是一种编研，所以企业档案编研工作不能限定在一次文献、二次文献、三次文献这样的分类层面上，应该进一步增强特色编研意识。编研创新包含两个方面，一是观念上的创新，二是编研方法上的创新。汽车企业编研作品要创新观念，结合企业实际，走“小而精”“小而专”的路子，如对具体事件、具体问题进行横向研究，或对某个局部、侧面进行纵向剖析等。在主题的选择上要敢于突破，如对企业档案的内容、特点进行分析，充分行业市场的特点，加强与专业技术人员的交流，做一些符合本本企业实情的编研工作，使其更有市场价值。比如，前些年比亚迪汽车集团的档案编研成绩显著，《比亚迪汽车产业群五周年画册》等成果一度得到了主管部门的赞誉。