李延梓

摘 要：随着我国社会经济的稳健快速发展，社会保险档案管理体制已经引起了社会各界的广泛关注。如何能立足根本加强创新，搞好社会保险档案管理工作一直是保险各项工作开展的有力保障。本文通过对社会保险档案管理的现状进行分析，提出了条形码技术在社会保险档案管理中的优势所在，强调了条形码在保险档案管理应用中的必要性。

关键词：社会保险；条形码技术；档案管理

我国社会保险的参保人群正在逐年上升，传统的社会保险档案管理模式已经不能完全满足我国社保事业发展的需要。有效加快社会保险档案电子化建设，落实建立起无错化、效率高、易查询，保存久、成本低的新型管理手段已刻不容缓。社会保险作为与社会劳动者息息相关的重要社会福利，妥善建立档案管理，对维护劳动者的合法权益、控制劳动者工伤事故后的及时服务提供了保障。

1 我国社会保险档案管理现状

我国社会保险管理中，社会保险档案管理是一项要求相当复杂繁琐的基础性社会工作。社会保险档案内容包括企事业单位的业务开展，记录企业和职工的基本资料和参保信息，相关的社会保险管理统计和分析等资料。社会保险需要工作人员正确的区分清楚档案的内容，根据标准的分类原则在安全的保管期限内进行档案保管。

一般情况下，为了能够更好的保管好已有档案的完整和安全，从而规范整个档案系统，方便查处对应的参保人员。工作人员严格按照档案部门的要求整理装订档案，使用档案局设计的卷内目录，案卷封皮要求统一印刷。在编写档案的页眉页脚、填写案卷目录时要求将包括附件在内的所有资料全部装入一个卷内，并按年度分类。

在我国近几年的社会保险工作中，涉及保险基金的有关管理存在很多一时难以消除的问题，这些问题已经成为影响代表国家形象、承办社会福利的民生事业的巨大隐患。例如：某些企业存在非常严重的社会保险费用拖欠情况，发生社会事故的劳动者苦于无处评定责任和争取保护。还有些地方管理部门通过巧立名目，塞耳障眼任意减免当地社会保险基金、出现挤占挪用的情况等等，这些现象都严重损害了劳动者的根本。而这些现象要消除，除建立健全监督管理机制外，强化档案管理，让保险各项工作规范透明，显得必不可少。

2 建立社会保险电子档案系统的可行性

2.1 社会保险电子档案系统的必要性

档案管理工作的步骤包括：收集资料、整理补充、保管、鉴定重复性和次序、统计、使用等基础工作。如果按照传统的人工操作，需要工作人员逐卷上账、逐个录入、逐张阅读等等。花费时间太久，还不见得能有多大的收效。社会保险档案管理实现数学化办公，推行电子化程序是管理工作发展的必然。社会保险管理单位要依法为参保的企业和个人提供信息查询服务，而且应该能将这些信息进行永久的保存，避免因天气原因、水火灾害、虫噬、人为破坏等造成信息丢失，大大提高工作效率，缓解了工作强度。

2.2 信息技术为社会保险的数字化提供技术基础

随着现代社会的计算机技术、数据库技术、存储技术的发展，加之扫描、打印、复印等多种多媒体设备和技术的成功革新，社会保险的档案管理数字化将成为一种便捷服务社会的新型信息化形态。要实现档案信息库的有序建立，我们需要利用计算机系统，以数字化的形式录入档案信息，通过网络化的形式扩大互联，增加社会保险不同区域不同时间段的档案记录。在完善数字化社会保险档案信息库结构的同时，实现了资源的整合共享。

3 条形码技术在档案管理工作中的应用

3.1 条形码技术

条形码是一组黑白相间的宽度不一的线条组成。一组条形码之间彼此规则、平行的排列在一起。这样的图案对很多人都不陌生。条形码包括了“条”和“空”两种组成元素。使用条形码，就是通过读懂“条”和“空”之间包含数字信息。这样使用光电扫描装置后就能读取数据并且形成下一条指令。而条形码技术，就是把计算机等设备所需要使用的数据代码用一列条形码表示，然后翻译成电脑设备可以自动阅读的机器语言，可以说他是一种自动识别技术。

3.2 条形码与档案管理

使用计算机对社会保险的业务进行管理后，每次业务的结果经过计算机系统会自动生成一个记录用的代码。每一次记录代码就对应一个条形码，他们是一一对应关系。通过技术手段的操作，社会保险档案的收集、整理、立卷、归档等工作都得以快速实现。因为条形码与已经成为电子档的档案建立了唯一的对应关系，利用计算机，我们能很好地对原始档案进行查询。我们日常对接社会保险档案，进行准确快捷的信息服务时，计算机提供了可靠的平台。

条形码技术的具体流程为：以查询某参保人为例，利用扫描装置将某参保人的信息档案通过数据建立条形码，条形码就与信息档案建立的对应关系。将包含有参保人代码、参保信息的条形码数据传到计算机上，由计算机的应用程序对数据库进行识别处理，通过读数据装置将查询人的信息传到计算上，吻合后可以出现具体参保信息。

3.3 条形码技术的可行性

条形码技术已经成为现在各类档案管理的首选技术。日趋完善的条形码技术与计算机网络系统、数据库结合，实现了对档案工作的有序动态管理。

1.信息量强大

使用数字化模式，可建立索引的全部信息量就可庞大，保证涵盖了更多参保人员和企业所需要的信息明细。

2.超高准确性

由于使用条形码存储数据，大大减少了因人为情绪、观念引发的不良错误，免除了人工的干预程度，提高了档案的生产和读取、转换环节的准确性。

3.缩短了档案录入时间

利用条形码，可以消除建立索引时间、大大减少了档案入库的时间。原本需要人员紧张专注花几分钟录入的信息，现在只要扫描一次就能完成。

4.技术可靠性高，成本较低

条形码技术仅仅需要在每一份档案资料存放单位设置一张小纸，外加一台小小的扫描仪，成本自然就降低了

4 结语

社保档案管理是社保事业发展的重要工作。社保档案关系到参保者的切身利益，更关系到整个社会的稳定发展。合理的将条形码技术应用于社保数字档案管理系统，能真正解决社保档案的实际难题。条形码技术的发展及应用， 进一步加快了我国档案管理现代化的步伐， 为档案管理工作的计算机应用开辟了一个新的领域。

参考文献

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